Sistema para empresa de facilities: contratos, rotinas preventivas, chamados com prazo e supervisão registrada

Uma empresa de facilities vende continuidade: o prédio limpo às 7h, o ar-condicionado com manutenção em dia, a portaria coberta, a lâmpada trocada antes da reclamação. O contrato é mensal, os locais são muitos e a equipe está espalhada. Sem registro, a empresa só descobre que falhou quando o síndico ou o gerente predial liga.

Esta página mostra como uma empresa de limpeza, manutenção predial, portaria ou serviços integrados organiza contratos, preventivas, chamados e supervisão no Mentrun. A visão geral para carteiras que pagam todo mês está em sistema para empresa de serviço recorrente.

Onde uma empresa de facilities perde o controle da operação?

Perde na distância entre o escritório e o local. A preventiva foi feita, mas não há foto; o pedido do cliente chegou por telefone e ninguém marcou o prazo; o supervisor visitou o posto, mas o relatório ficou para depois. Cada falha sem registro vira discussão na renovação.

• Preventiva sem comprovação: o cliente pergunta quando o filtro foi trocado, e a resposta depende de quem lembra.
• Pedido sem prazo: a infiltração no 3º andar espera dias porque ninguém sabia que era urgente.
• Escopo discutido toda semana: o que está ou não incluído no contrato fica no PDF que só o comercial leu.
• Supervisão no papel: o checklist da visita volta preenchido à mão e não vira tarefa de correção.
• Reajuste esquecido: a data e o critério de reajuste passam, e o contrato segue no valor antigo.

Como cadastrar cada contrato com escopo, local e prazos?

Cada cliente entra com o que foi contratado à vista. O modelo Serviço recorrente do Mentrun traz campos prontos como Visitas ou atendimentos programados por mês, Prazo de resposta (normal e urgente), Horário de atendimento, O que não está incluído e Vigência, data e critério de reajuste.

• Observações de acesso ao local: portaria, chave, horário permitido e contato da zeladoria, num campo da ficha do cliente.
• Técnico de referência: campo do projeto do tipo Pessoa do time; ao preenchê-lo, as tarefas abertas com a etiqueta do técnico passam para a pessoa escolhida.
• Projeto de entrada na carteira: fases Cadastro e contrato, Levantamento inicial, Primeiro ciclo, Acompanhamento e Renovação, já com tarefas como a visita de levantamento e a revisão do primeiro mês.
• Pastas por cliente: Contrato e aditivos e Acessos e senhas restritas, Relatórios do mês e Ocorrências e chamados importantes.

Como organizar rotinas preventivas com checklist e foto?

Cada rotina vira uma tarefa no projeto do cliente com Repetir: todo dia, dias úteis, toda semana, todo mês ou a cada N dias, até 365. Dentro dela fica o checklist do que conferir. Concluída a rotina, a próxima já aparece com a nova data.

PLANO DE ROTINAS PREVENTIVAS
Cliente: ____  Local: ____  Técnico de referência: ____
Horário permitido: ____  Contato no local: ____

ROTINA | FREQUÊNCIA | CHECKLIST | EVIDÊNCIA
Limpeza de áreas comuns | Dias úteis | pisos, banheiros, lixeiras, vidros do térreo | foto ao fim
Limpeza de filtros do ar-condicionado | Todo mês | filtros, bandejas, dreno | foto antes e depois
Manutenção preventiva de climatização (conforme o plano do sistema) | A cada 90 dias | itens do plano de manutenção | relatório anexado
Inspeção de iluminação | Toda semana | lâmpadas queimadas, reatores, sensores | lista de trocas
Inspeção de bombas e reservatórios | Todo mês | ruído, vazamento, boia, nível | foto do painel
Inspeção de extintores e sinalização | Todo mês | lacre, validade, acesso livre | foto da etiqueta
Jardinagem | Toda semana | poda, irrigação, recolhimento | foto ao fim
Visita do supervisor | A cada 15 dias | postos cobertos, uniforme, produtos, satisfação | checklist e fotos

PENDÊNCIAS: cada item fora do padrão vira tarefa com prazo e responsável.

No celular, Tirar foto abre a câmera dentro da tarefa, e cada foto vai também para a pasta do projeto em Documentos. O Calendário de Tarefas mostra as rotinas de todos os clientes, e o que passou do prazo entra em Atrasadas. Mais em tarefas recorrentes.

Como receber e atender chamados com prazo?

Cada pedido do cliente vira chamado com categoria, prioridade e prazo. Em Prazo de atendimento, a gestão define o tempo da 1ª resposta e da resolução por prioridade, em horário comercial (padrão seg–sex, 8h–18h) ou em prazo corrido, que serve ao plantão.

O cliente abre o chamado pelo portal, escolhendo pedido, problema, alteração ou dúvida, e dá uma nota de 1 a 5 depois de resolvido. Quem está no local sem login usa um formulário com QR code impresso no andar: cada resposta vira tarefa no projeto, com responsável e prazo. Veja chamados e o modelo de matriz de prioridade de chamados.

Como medir o cumprimento das rotinas preventivas?

Conte, por cliente e por mês, quantas preventivas foram concluídas dentro do prazo em relação às programadas. É o número que o cliente mais pergunta na renovação, e as tarefas concluídas e atrasadas de cada projeto já mostram a conta.

Como a supervisão registra as visitas aos postos?

A visita do supervisor é uma tarefa que se repete, com checklist de postos, uniforme, produtos e conversa com o cliente. As fotos ficam na tarefa, e cada não conformidade vira tarefa de correção com prazo. O resumo do mês vai para a pasta Relatórios do mês. O roteiro do documento está em como fazer relatório de visita técnica.

A reunião mensal com o gestor predial, gravada pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI, ou com a transcrição enviada, sai com resumo e próximos passos. O modelo de relatório mensal para cliente organiza o que mostrar.

Como cuidar de contrato, reajuste e cobrança mensal?

Em Contratos, o cartão Vigência guarda início, fim, renovação e aviso prévio, e o responsável recebe avisos antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes. A mensalidade entra em Financeiro › A receber com Repetição Mensal e aparece na Agenda antes de vencer.

O campo Vigência, data e critério de reajuste deixa a regra à vista na ficha do cliente; uma tarefa com o prazo da data-base lembra de aplicar, e a conta está em como calcular reajuste de contrato pelo IPCA. Para escrever o prazo de atendimento no contrato, veja o guia SLA no contrato de serviço.

Quanto custa o Mentrun para uma empresa de facilities?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Supervisores, técnicos, encarregados e o contato do cliente no portal entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, com 7 dias grátis, sem cartão.