Sistema para empresa de auditoria: trabalhos, papéis de trabalho, revisão e horas no mesmo lugar

Numa empresa de auditoria, o honorário é fechado antes de o trabalho começar, e a margem se decide em campo. Documento que o cliente demora a mandar, papel de trabalho refeito na revisão e equipe sobrecarregada no primeiro trimestre consomem horas que ninguém vai pagar.

Esta página mostra como a firma de auditoria independente ou de auditoria interna terceirizada organiza trabalhos, pedidos ao cliente, revisão e horas no Mentrun. Os procedimentos técnicos e o julgamento profissional continuam com a equipe; o sistema guarda o histórico, os prazos e as horas. Para o lado contábil da carteira, veja o sistema para escritório de contabilidade.

Por que empresas de auditoria perdem margem no trabalho de campo?

Porque as horas estouram em lugares que o orçamento não previu: espera por documento, retrabalho depois da revisão do gerente e reuniões com o cliente sem registro do que foi combinado. Quando o desvio aparece, o trabalho já terminou e o honorário do próximo ano foi renovado no mesmo valor.

• Lista de documentos por e-mail: o cliente responde aos poucos, e ninguém sabe o que ainda falta.
• Revisão sem rastro: o papel de trabalho foi revisado, mas não fica claro por quem, quando e em qual versão.
• Horas lançadas no fim do mês: a equipe reconstrói a semana de memória, e o desvio some no arredondamento.
• Temporada concentrada: os fechamentos anuais caem nos mesmos meses, e a carga de cada pessoa só aparece quando alguém adoece.
• Combinados de reunião perdidos: o ajuste proposto ao cliente na reunião de encerramento não vira tarefa de ninguém.

Como montar cada trabalho de auditoria como projeto?

Cada trabalho, por cliente e por exercício, vira um projeto com fases. O modo Consultoria do Mentrun já traz um projeto em fases (Abertura, Diagnóstico, Plano de ação, Implantação, Acompanhamento e Encerramento); renomeie para o ciclo da auditoria e salve como modelo da firma.

Mudou a data de entrega combinada? Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto. Em Prazos e previsão, a gestão vê a data provável de entrega de cada trabalho pelo ritmo das últimas 4 semanas.

Como pedir e receber os documentos do cliente?

Mande uma lista única, com prazo por item, e receba tudo num lugar só. Em Tarefas › Formulários, monte o pedido com perguntas de arquivo (até 5 arquivos por pergunta, até 20 MB cada); quem responde não precisa de conta, e cada resposta vira tarefa no projeto do trabalho.

LISTA DE SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS
Cliente: ____  Exercício: ____  Data-base: ____/____/____
Responsável no cliente: ____  Responsável na firma: ____

ITEM | DOCUMENTO | ÁREA | PRAZO | SITUAÇÃO
01 | Balancete de verificação da data-base | Geral | __/__ | [ ] Recebido
02 | Razão contábil do exercício | Geral | __/__ | [ ] Recebido
03 | Extratos e conciliações bancárias da data-base | Caixa | __/__ | [ ] Recebido
04 | Relação de contas a receber por cliente e vencimento | Receber | __/__ | [ ] Recebido
05 | Inventário físico e relação de estoques | Estoques | __/__ | [ ] Recebido
06 | Relação do imobilizado com adições e baixas | Imobilizado | __/__ | [ ] Recebido
07 | Contratos de empréstimo e financiamento | Dívida | __/__ | [ ] Recebido
08 | Relação de fornecedores em aberto | Pagar | __/__ | [ ] Recebido
09 | Folha de pagamento e encargos (resumo anual) | Pessoal | __/__ | [ ] Recebido
10 | Apurações de tributos e guias pagas | Tributos | __/__ | [ ] Recebido
11 | Relação de processos judiciais com a avaliação dos advogados | Contingências | __/__ | [ ] Recebido
12 | Atas de reuniões de sócios ou do conselho | Governança | __/__ | [ ] Recebido

Observações: documentos que dependem de terceiros (bancos, advogados) com data de envio prevista.

Para clientes de vários exercícios, o portal do cliente é o canal fixo: a equipe pede na conversa, o cliente envia os arquivos e a mensagem que pede trabalho vira chamado com um toque. A firma escolhe o que o cliente vê; notas internas nunca aparecem. Veja o portal do cliente.

Onde ficam os papéis de trabalho e a revisão?

Na aba Documentos do projeto, numa pasta por área. Cada salvamento guarda uma versão, e Versões mostra e restaura a anterior. Em Situação e revisão, o revisor marca Aprovado, a data da próxima revisão e o responsável, sem mudar o texto do papel de trabalho.

• Pastas restritas: em Quem acessa…, a pasta de honorários e a de independência ficam só com sócios e gerentes. O que está dentro herda a restrição.
• Pastas sensíveis: dados de folha e documentos pessoais do cliente ficam fora do Assistente, da busca com IA e da exportação. O modelo de projeto pode criar a pasta já sensível em todo trabalho novo.
• Histórico de atividades: cada mudança fica registrada com o nome de quem fez.
• Planilhas de teste: a amostragem e os cálculos entram como arquivos na pasta da área, ao lado do memorando que os explica.
• Relatório-padrão: a carta de recomendações vira Usar como modelo da empresa e aparece em Novo documento.

Como controlar horas orçadas e realizadas em cada trabalho?

Estime as horas de cada tarefa no planejamento: a soma vira o previsto do projeto. A equipe lança pelo cronômetro da tarefa ou em Minhas horas e envia a semana; o gestor aprova em Aprovações, e a semana aprovada fica travada.

1. 1

   Orce por área

   Uma tarefa por área de teste, com estimativa de esforço. O guia como estimar horas de um projeto ajuda a calibrar.

2. 2

   Lance no dia

   O cronômetro (▶) na tarefa ou Lançar horas em Minhas horas; no fim da semana, Enviar semana.

3. 3

   Ligue o aviso de estouro

   Em Automações, o modelo pronto “Horas do projeto passaram do previsto” avisa a equipe e pede para rever o escopo. Outro gatilho avisa antes, quando as horas chegam perto do previsto.

4. 4

   Feche com a margem

   Em Faturamento das horas, veja por cliente e projeto o valor das horas e a margem estimada pelo custo-hora de cada pessoa.

Para montar o honorário do próximo exercício com as horas reais, veja como fazer orçamento de prestação de serviço.

Como planejar a equipe na temporada de fechamento?

Em Capacidade, a gestão compara a carga planejada das próximas semanas, pelas estimativas das tarefas abertas, com as horas que cada pessoa tem. Quem está acima da capacidade aparece antes de o prazo apertar, e dá para redistribuir trabalhos entre gerentes.

Toda segunda de manhã, o relatório semanal mostra, para cada trabalho ativo, o que foi feito, o que atrasou e com quem, e os próximos prazos. Os números da firma ficam em controle de horas e margem.

O que muda nas reuniões de abertura e de encerramento?

Elas passam a ter registro. A reunião gravada pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI, ou com a transcrição enviada, sai com resumo e próximos passos, e as Sugestões da IA propõem tarefas que você confirma ou descarta.

Na reunião de encerramento, cada ajuste proposto e cada recomendação aceita pelo cliente vira tarefa com responsável. No próximo exercício, o Assistente, no modo Minha empresa, responde “o que ficou combinado com a diretoria no encerramento do ano passado?” com o link da reunião de origem.

Quanto custa o Mentrun para uma empresa de auditoria?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Sócios, gerentes, seniores, trainees e especialistas entram sem mudar o valor, o que pesa na temporada. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, com 7 dias grátis, sem cartão.

Para auditorias de sistemas de gestão, como ISO 9001, a página certa é a de sistema para consultoria ISO e qualidade.