Sistema para escritório de marcas e patentes: processos do INPI, leitura da RPI e prorrogações sem prazo perdido

Um escritório de propriedade industrial vive de prazos que não pertencem a ele. O INPI publica a cada terça-feira, o cliente esquece que a marca vence em dez anos e uma exigência sem resposta arquiva um pedido que levou meses. Com 300 ou 3 mil processos na carteira, o risco mora no prazo que ficou numa planilha ou na memória de uma pessoa.

Esta página mostra como organizar a carteira de marcas e patentes no Mentrun: o processo como projeto, a RPI como rotina, os prazos como tarefas com responsável e os documentos com versão. Para a parte contenciosa e consultiva do escritório, veja também o sistema para escritório de advocacia e como organizar escritório de advocacia.

Onde um escritório de marcas e patentes perde prazo e tempo?

Perde no intervalo entre a publicação e a ação. A revista sai, alguém lê, anota numa planilha e avisa o responsável por e-mail. Cada passagem de mão é um ponto em que o prazo pode escapar, e o cliente só descobre quando o pedido é arquivado.

• Leitura da RPI sem dono fixo: quando a pessoa que lê sai de férias, ninguém confere os despachos da semana.
• Prazos longos esquecidos: a prorrogação do registro só chega uma década depois, e ninguém deixou lembrete.
• Documentos espalhados: procuração, logotipo em alta, contrato social e parecer de busca em pastas de e-mail.
• Cliente perguntando “em que pé está?” por telefone, porque não enxerga a fase do pedido.
• Honorários de manutenção sem controle: vigilância e acompanhamento anual cobrados quando alguém lembra.

Como organizar cada processo do INPI como projeto?

Cada pedido de marca, patente ou desenho industrial vira um projeto ligado ao cliente, com fases que seguem o andamento no INPI: busca, depósito, exame, publicação, decisão e vigência. Monte o modelo uma vez, use Salvar como modelo, e cada pedido novo nasce com as mesmas tarefas e pastas.

PROJETO: PEDIDO DE REGISTRO DE MARCA
Cliente (titular): ____  CPF/CNPJ: ____
Marca: ____  Apresentação: [ ] Nominativa [ ] Mista [ ] Figurativa [ ] Tridimensional
Classe(s) de produto ou serviço: ____  Número do processo: ____
Responsável no escritório: ____

FASE 1: BUSCA E VIABILIDADE
[ ] Reunião com o cliente: uso atual da marca, produtos e serviços
[ ] Busca de anterioridade nas classes pretendidas
[ ] Parecer de viabilidade enviado ao cliente
[ ] Proposta de honorários aceita

FASE 2: DEPÓSITO
[ ] Procuração assinada e guardada
[ ] Logotipo em alta resolução (se mista ou figurativa)
[ ] Especificação de produtos e serviços revisada
[ ] Guia paga e pedido depositado
[ ] Número do processo e data do depósito registrados no projeto

FASE 3: PUBLICAÇÃO E OPOSIÇÃO
[ ] Publicação do pedido conferida na RPI
[ ] Prazo de oposição acompanhado
[ ] Manifestação à oposição de terceiro (se houver)

FASE 4: EXAME E DECISÃO
[ ] Exigência respondida no prazo
[ ] Decisão conferida na RPI (deferimento ou indeferimento)
[ ] Recurso avaliado com o cliente (se indeferido)

FASE 5: CONCESSÃO E VIGÊNCIA
[ ] Taxa de concessão paga no prazo
[ ] Certificado guardado na pasta do cliente
[ ] Data de concessão e vigência registradas no projeto
[ ] Tarefa de prorrogação criada para o início do último ano de vigência

Em Empresa › Campos personalizados, crie no projeto os campos Número do processo, Classe, Data do depósito e Vigência até (tipo data). Eles aparecem nos dados do projeto, e um campo marcado como Completar depois vira pendência se ficar vazio. Assim a equipe vê a situação do pedido sem abrir o PDF do INPI.

Quais prazos do INPI o escritório precisa controlar?

Os prazos que mais derrubam pedido são a oposição, as exigências, o pagamento da concessão e a prorrogação. Pelo Manual de Marcas do INPI, o registro vale 10 anos a partir da publicação da concessão, e a prorrogação se pede no último ano de vigência, ou nos 6 meses seguintes com retribuição adicional.

Como acompanhar a RPI toda semana sem planilha?

A leitura da revista vira uma tarefa com Repetir em Toda semana, marcada para terça, com responsável titular e um substituto como participante. Concluída a leitura, a da semana seguinte aparece sozinha. Cada despacho relevante vira tarefa no projeto do pedido, com o prazo do despacho.

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   Abra a tarefa da RPI na terça

   Ela aparece em Minhas e no Calendário de Tarefas, com o checklist: marcas, patentes, desenhos industriais e contratos de tecnologia.

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   Confira os processos da carteira

   Use o número do processo guardado em cada projeto para cruzar com os despachos da edição.

3. 3

   Crie a tarefa no projeto certo

   Exigência, oposição publicada ou decisão viram tarefa com responsável e prazo, no projeto daquele pedido.

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   Atualize a fase

   Mova o projeto para a fase nova. O relatório semanal de toda segunda mostra o que atrasou e com quem.

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   Avise o cliente

   Publique a novidade no portal do cliente, com o despacho anexado, para ele saber da decisão sem ligar.

Prazo vencido sem conclusão entra em Atrasadas para o time todo ver. O passo a passo de tarefas que se repetem está em como organizar tarefas recorrentes.

Onde guardar procurações, logotipos e pareceres?

Na aba Documentos do projeto, dentro da pasta do cliente. Cada salvamento do parecer guarda uma versão, e Versões mostra e restaura a anterior. Em Situação e revisão, marque Rascunho, Aprovado ou Arquivado e o responsável pela revisão.

• Pastas que todo pedido já traz: o modelo de projeto cria Procuração e contrato, Logotipos, Buscas e pareceres, Despachos do INPI e Certificados.
• Acesso restrito: em Quem acessa…, a pasta de contratos e honorários fica só com sócios e cargos escolhidos.
• Pasta sensível: documentos pessoais do titular ficam fora da IA e da exportação dos dados.
• Pedido que chega completo: em Formulários, um formulário de novo registro pede titular, marca, classes e o logotipo anexado; cada resposta vira projeto novo a partir do modelo. Veja os formulários de entrada.
• Parecer padrão: um parecer de viabilidade bem escrito vira Usar como modelo da empresa e aparece em Novo documento.

Como o cliente acompanha os pedidos de registro?

Pelo portal do cliente, o titular vê as fases dos pedidos que você compartilhar, as atualizações publicadas e os arquivos liberados, como o certificado e o despacho da semana. Horas, valores e notas internas nunca aparecem, e o contato do cliente entra sem custo a mais.

Para quem prefere um link avulso, Resumo para o cliente gera uma página só de leitura, válida por 30, 90 ou 180 dias, com fases e próximos passos. A vigilância de marca vendida como serviço mensal ou anual entra em Financeiro › A receber com Repetição, e o contrato tem avisos de vigência antes do fim. Detalhes em portal do cliente.

Como fica a semana de um escritório de marcas com o Mentrun?

O exemplo é a Selo Forte Propriedade Industrial (fictícia), com 2 sócios, 3 assistentes e cerca de 900 processos ativos de marcas e 40 de patentes.

As reuniões com o cliente, como a de viabilidade ou a de estratégia de portfólio, chegam pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou por Reuniões › Enviar transcrição. A análise traz resumo e próximos passos, e cada pedido do cliente vira tarefa no projeto certo. Mais em reuniões com IA.

Quanto custa o Mentrun para um escritório de marcas e patentes?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Sócios, assistentes e correspondentes entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês,, com 7 dias grátis, sem cartão.

Os modos de trabalho prontos para cada ramo estão em sistema de gestão por ramo de atividade.