Como organizar um escritório de advocacia: atendimento, casos, documentos e honorários

Num escritório pequeno ou médio, a desorganização raramente vem da falta de conhecimento jurídico. Vem de informação espalhada: o combinado da consulta no caderno, o documento no e-mail, o prazo na cabeça de um advogado. Organizar é dar a cada coisa um lugar, um responsável e uma rotina.

Quais são as seis áreas de um escritório organizado?

São seis: atendimento e consulta inicial, contrato de honorários, casos, documentos e sigilo, prazos e financeiro dos honorários. A tabela mostra o que organizar em cada uma e onde isso fica no Mentrun, para a equipe parar de procurar em vários lugares.

Para ver como o ramo inteiro funciona no Mentrun, a página de gestão de escritório de advocacia reúne os recursos. O contrato de honorários segue o raciocínio de gestão de contratos: vigência, renovação e reajuste. Escritórios de propriedade intelectual têm uma página própria: sistema para escritório de marcas e patentes.

Como padronizar a abertura de um caso?

Use o mesmo checklist para todo caso novo: contrato de honorários e procuração assinados, checagem de conflito registrada, caso cadastrado no controle de prazos, cliente informado de quem cuida do caso e lista de documentos enviada. Padrão evita o esquecimento que custa caro.

ABERTURA DE CASO
Cliente: ____   Caso: ____   Advogado responsável: ____
Área: ____   Data de abertura: ____/____/____

FORMALIZAÇÃO
[ ] Contrato de honorários assinado (forma: pontual / êxito / partido mensal)
[ ] Procuração assinada
[ ] Checagem de conflito de interesses registrada (nome da parte contrária conferido)
[ ] O que está incluído e o que não está nos honorários explicado por escrito

CONTROLE
[ ] Caso cadastrado no controle de prazos do escritório
[ ] Pasta do caso criada com acesso restrito aos envolvidos
[ ] Cliente informado de quem cuida do caso e do canal de contato

DOCUMENTAÇÃO
[ ] Lista de documentos enviada ao cliente em: ____/____/____
[ ] Documentos recebidos e conferidos
[ ] Documentos pessoais e provas na pasta sensível

ESTRATÉGIA
[ ] Reunião interna do caso: ____/____/____
[ ] Próximo passo e responsável: ____

COMUNICAÇÃO COM O CLIENTE
[ ] Frequência combinada de atualização: ____
[ ] Primeira atualização marcada: ____/____/____

O projeto Caso contencioso do modelo Advocacia já vem em sete fases, da abertura do caso ao arquivo, com tarefas e prazos internos, e dá nome ao projeto no formato Caso seguido do cliente. O escritório ajusta as fases ao seu tipo de atuação, como consultivo ou família.

Como proteger o sigilo no dia a dia?

Trate o sigilo como configuração, e não como lembrete. Limite cada pasta a quem atua no caso, marque como sensível o que não pode passar por IA, como provas e documentos pessoais, e peça o consentimento do cliente antes de gravar qualquer conversa.

• Pasta restrita: só quem foi incluído enxerga a pasta, que some da lista e da busca para os demais.
• Pasta sensível: fica fora do Assistente, da busca com IA e da cópia dos dados da empresa.
• Gravação com aviso: sem consentimento do cliente, valem só as anotações do advogado.
• Sem exemplo de outro cliente: estratégia, peça e documento de um caso não servem de exemplo para outro.

Como acompanhar prazos sem confundir tarefa interna com prazo processual?

Mantenha o prazo processual oficial no controle de prazos do escritório, alimentado pelas publicações e intimações. No Mentrun, as tarefas do caso têm prazos internos e estimados, que ajudam a equipe a chegar preparada antes do prazo oficial, e nunca o substituem.

A tarefa Conferir publicações e intimações do processo entra no projeto do caso como lembrete de rotina. O guia de controle de documentos ajuda a definir versão e revisão das peças, e a política de retenção de documentos define por quanto tempo guardar cada tipo.

Como manter o cliente informado sem tomar o dia do advogado?

Combine na abertura a frequência das atualizações e use um canal fixo, em vez de responder a cada pergunta avulsa. O cliente acompanha o andamento e as entregas pelo portal, e o advogado atualiza em horário reservado, uma vez por período combinado.

No Portal do cliente, o contato vê só o projeto que o escritório compartilhar e só as partes liberadas, e abre chamados em vez de ligar. A tarefa Atualizar o cliente sobre o andamento do modelo lembra a equipe de cumprir o combinado. Não prometa resultado nem prazo de decisão, apenas as fases e o que depende do escritório.

Qual rotina semanal mantém o escritório em ordem?

Uma rotina de pouco tempo e dia fixo: segunda para alinhar a semana, quarta para revisar casos parados e sexta para fechar a semana. Meia hora por encontro basta quando os casos estão registrados num lugar só e cada tarefa tem dono.

O Mentrun é um sistema de gestão com IA para empresas de serviço e custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. O teste dura 7 dias, sem cartão, e o modelo Advocacia já traz o projeto de caso, as pastas com sigilo e o atendimento organizado.