Trello vs Microsoft Planner: qual quadro de tarefas combina com a sua equipe?

Qual a diferença entre Trello e Microsoft Planner?

A diferença está em onde cada um mora. O Trello é um app próprio de quadros, listas e cartões, que se liga a outras ferramentas por Power-Ups. O Planner faz parte do Microsoft 365 e junta tarefas, listas de afazeres, planos e projetos dos apps da Microsoft num lugar só, perto do Teams e do Loop.

Na prática, a pergunta “Microsoft Planner ou Trello?” costuma ser decidida pelo resto da empresa. Se o time já faz reunião no Teams e guarda arquivo no ambiente da Microsoft, o Planner entra sem conta nova. Se cada pessoa usa ferramentas diferentes, o Trello fica no meio delas. Quem já pensa em trocar pode ver a alternativa ao Microsoft Planner e a alternativa ao Trello.

Trello vs Planner: como se comparam lado a lado?

Lado a lado, o Trello se destaca por funcionar sozinho, com automação embutida, e o Planner por morar no Microsoft 365, perto do Teams. A tabela usa só o que as páginas oficiais mostravam em 07/11/2026; preço fica de fora porque muda por plano, região e contrato.

Para quem o Trello é uma ótima escolha?

O Trello é ótimo para equipes que querem um quadro visual pronto em minutos e não querem depender de um pacote de escritório. O plano Free já traz cartões e Power-Ups ilimitados por quadro, até 10 quadros por Workspace, responsável e prazo no cartão e os modelos do Trello.

• Automação sem código: o Butler roda em todos os quadros, para mover cartões e repetir rotinas.
• Captura rápida: o Inbox junta afazeres que chegam de outras ferramentas, como Slack e Teams.
• Planejar no calendário: o Planner do Trello encaixa cartões na agenda.
• Mais visões no Premium: Calendar, Timeline, Table, Dashboard e Map, além de visões de Workspace.

Para quem o Microsoft Planner é uma ótima escolha?

O Planner é ótimo para empresas que já trabalham no Microsoft 365 e querem tarefas no mesmo ambiente das reuniões e dos arquivos. A Microsoft destaca que ele não é só para gerente de projeto e traz modelos para marketing, vendas, desenvolvimento, TI, RH e operações.

• Dia a dia de cada pessoa: Meu Dia, Minhas Tarefas e Meus Planos mostram o que cada um tem para fazer.
• Teams por perto: planos nascem de reuniões e conversas no Teams.
• Projeto com mais estrutura: o Planner Plano 1 acrescenta linha do tempo, dependências, backlog e sprints e metas de projeto.
• Copilot: com a licença do Microsoft 365 Copilot, cria buckets e tarefas a partir das metas do plano e aponta riscos e a disponibilidade do time.

O que pesa na escolha numa empresa de serviço?

Numa empresa de serviço, a tarefa raramente é o problema: o problema é ligar a tarefa ao cliente, ao tempo gasto e ao que foi combinado na reunião. Antes de comparar telas, responda o checklist abaixo com a rotina de uma semana real.

CHECKLIST DE DECISÃO: QUADRO DE TAREFAS
Empresa: ________  Quem respondeu: ________  Data: __/__/____

Marque S (sim) ou N (não) pensando na última semana.

AMBIENTE
[ ] A equipe faz reunião e guarda arquivos no Microsoft 365
[ ] Cada pessoa usa ferramentas diferentes e o quadro precisa ficar no meio delas

CLIENTE
[ ] Trabalhamos para vários clientes ao mesmo tempo
[ ] O cliente pergunta o andamento toda semana
[ ] Cobramos por hora ou precisamos saber a margem de cada cliente

REUNIÃO
[ ] O que foi combinado na call precisa virar tarefa no mesmo dia
[ ] Hoje alguém digita as tarefas depois da reunião

PROJETO
[ ] Há tarefas que só começam depois de outra terminar
[ ] Precisamos ver o projeto numa linha do tempo

LEITURA
- Muitos S em AMBIENTE (1ª linha): o Planner entra sem conta nova.
- Muitos S em AMBIENTE (2ª linha): o Trello fica no meio das ferramentas.
- 3 ou mais S em CLIENTE e REUNIÃO: avalie um sistema feito para empresa de serviço.

Se a última linha pesou, o quadro sozinho vai pedir planilha de horas, gravador de reunião e relatório para o cliente por fora. É nesse ponto que entra uma terceira opção. Para entender a lógica do quadro antes de decidir, vale ler o método kanban.

E quando o quadro precisa mostrar horas e cliente?

O Mentrun é um sistema de gestão com IA para empresas de serviço, como escritórios de advocacia e contabilidade, agências, consultorias e empresas de energia solar. Ele mantém o quadro que a equipe já conhece e liga cada tarefa ao cliente, às horas e à reunião, por R$ 220 por mês por empresa.

• O quadro continua. Em Tarefas, as abas Minhas, Quadro, Equipe e Calendário; no projeto, Quadro, Lista e Cronograma. As colunas do quadro são definidas pela empresa. Veja em quadro kanban com automação.
• A reunião vira tarefa. A call chega pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI, ou pelo botão Enviar transcrição (.txt, .vtt, .srt, .docx ou .pdf), o que serve também para a transcrição do Teams. Em cerca de 1 a 2 minutos saem o resumo e os próximos passos.
• Horas com margem. Com o Controle de horas, o cronômetro fica na tarefa, a semana vai para aprovação e o Faturamento das horas mostra a margem estimada pelo custo-hora do time.
• O cliente acompanha sozinho. No Portal do cliente, o contato vê os projetos que você compartilhou, conversa com a equipe e abre chamados, sem ver horas, valores nem notas internas.
• Relatório pronto na segunda. O relatório semanal mostra, para cada projeto ativo, o que foi feito, o que atrasou e com quem, e os próximos prazos.

Como testar Trello, Planner e Mentrun com o mesmo cliente?

Use o mesmo cliente nas três ferramentas e anote quanto tempo cada passo levou. Um teste com dado de verdade mostra mais que qualquer tabela, porque revela o que cada uma pede por fora: planilha, gravador ou relatório montado à mão.

1. 1

   Dias 1 e 2: o quadro

   Recrie o quadro de um cliente ativo, com colunas, responsáveis e prazos. Marque as tarefas que dependem de outra.

2. 2

   Dia 3: a reunião

   Leve o que foi combinado na call da semana até tarefas com dono e prazo, e cronometre.

3. 3

   Dia 4: as horas

   Lance as horas do dia nesse cliente e veja se dá para responder quanto ele custou.

4. 4

   Dia 5: o cliente

   Mostre o andamento ao cliente do jeito que cada ferramenta permite, sem print.

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   Dias 6 e 7: a decisão

   Some o que cada opção pediu por fora e passe o checklist de decisão de novo.