Feedback para candidato reprovado: 3 mensagens prontas e como enviar

Como escrever um feedback para candidato reprovado?

Escreva curto, em primeira pessoa e no tempo certo. A mensagem tem quatro partes: agradecer, dizer a decisão logo no começo, explicar em uma frase que a escolha foi sobre o que a vaga pede agora e deixar a porta aberta. Quanto mais fundo a pessoa foi no processo, mais específico deve ser o retorno.

MENSAGEM 1: QUEM NÃO SEGUIU DEPOIS DA TRIAGEM (currículo e candidatura)

Assunto: Retorno sobre a vaga {vaga}

Olá, {nome}!

Obrigado por se candidatar à vaga {vaga} na {empresa} e pelo tempo que dedicou à candidatura.

Depois de ler todas as candidaturas, decidimos seguir com outras pessoas nesta etapa. Não é um julgamento sobre você: a escolha levou em conta o que a vaga pede agora.

Se você autorizou, vamos guardar o seu contato no nosso banco de talentos para vagas futuras. Se preferir que a gente apague seus dados, é só responder este e-mail.

Desejamos sucesso na sua caminhada.

Abraço,
Equipe {empresa}

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MENSAGEM 2: QUEM FEZ ENTREVISTA E NÃO SEGUIU

Assunto: Retorno sobre a vaga {vaga}

Olá, {nome}!

Obrigado pela conversa de [dia] e por ter dedicado esse tempo a conhecer a {empresa}. Gostamos de conversar com você.

Depois de avaliar todas as pessoas que entrevistamos, decidimos seguir com outro perfil para a vaga {vaga}. A decisão foi difícil e se refere apenas a esta vaga, não ao seu valor como profissional.

Um ponto que nos chamou atenção de forma positiva: [algo específico e verdadeiro, ex.: a clareza com que você explicou o seu último projeto].

Foi um prazer conhecer você. Se quiser, fale com a gente em outras oportunidades.

Abraço,
[seu nome], da {empresa}

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MENSAGEM 3: FINALISTA, COM DEVOLUTIVA ESPECÍFICA

Assunto: Retorno sobre a vaga {vaga}, com um agradecimento especial

Olá, {nome}!

Você chegou até as últimas etapas da vaga {vaga}, e isso diz muito sobre o seu trabalho. Obrigado pela dedicação em cada conversa e no [exercício ou etapa].

Escolhemos outra pessoa, cuja experiência estava mais próxima do que a vaga precisa neste momento: [critério da vaga, ex.: experiência com conciliação em volume maior]. A forma como você [ponto forte, ex.: organizou o exercício em etapas claras] foi um dos pontos altos do processo.

Se for útil para você, um ponto que pode ajudar nos próximos processos: [uma sugestão objetiva e respeitosa, ex.: tente dar exemplos com números, como o prazo ou o volume].

Se você autorizou, manteremos o seu contato no banco de talentos e vamos procurar você quando houver uma vaga alinhada ao seu perfil. Se não quiser, é só nos avisar e apagamos os seus dados.

Obrigado mais uma vez.

Abraço,
[seu nome], da {empresa}

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ANTES DE ENVIAR
[ ] A decisão está no primeiro parágrafo
[ ] Não há comparação com outro candidato nem nome de ninguém
[ ] Não cita idade, aparência, família, saúde ou qualquer coisa fora do trabalho
[ ] O ponto de melhoria é sobre o trabalho e pode ser mudado
[ ] O prazo prometido foi cumprido (retorno em até [número] dias úteis)

O que dizer e o que evitar ao dar um feedback?

Diga o que é verdadeiro, verificável e sobre o trabalho. Evite o que machuca sem ajudar ou expõe a empresa. A tabela mostra pares de frases: a coluna da esquerda aparece em muita mensagem de recusa e quase sempre piora a imagem da empresa.

Em quanto tempo enviar o retorno ao candidato reprovado?

Combine um prazo no anúncio e cumpra: de 3 a 5 dias úteis depois de cada etapa é razoável. Quem não segue na triagem pode receber o retorno em lote ao fechar a vaga; quem foi entrevistado merece o retorno no mesmo dia da decisão ou no dia seguinte.

• Triagem: retorno em lote, quando a lista de entrevistados estiver fechada.
• Entrevista: retorno individual, por e-mail ou por telefone, em até dois dias úteis da decisão.
• Finalista: ligação seguida de e-mail com os pontos fortes; quem foi até o fim merece conversa.
• Ofereceu proposta e recusou: agradeça e mantenha a porta aberta, sem argumentar.

O que a LGPD pede ao guardar dados de candidato reprovado?

A LGPD pede finalidade informada ao titular e tratamento limitado ao necessário (art. 6º, I e III). Para usar o contato de quem não foi contratado em outras vagas, o mais seguro é o consentimento (art. 7º, I), em caixa separada do aceite da candidatura. Sem ele, defina um prazo de guarda e apague ou anonimize os dados quando vencer.

O detalhe de prazos, consentimento e pedidos do titular está em LGPD no recrutamento e seleção. Para quem se candidatou por sua página de vagas, a mensagem 1 já cobre o aviso sobre o banco de talentos.

Como enviar a devolutiva para vários candidatos no Mentrun?

O Mentrun já traz um texto padrão parecido com a mensagem 1, o Retorno para quem não seguiu, em Contratação › Ajustes › Mensagens, com as variáveis {nome}, {vaga} e {empresa}. Cole ali a sua versão e envie ao reprovar ou em lote. O motivo da reprovação fica só para a equipe e nunca vai no e-mail.

1. 1

   Ajustar o modelo

   Em Contratação › Ajustes › Mensagens, edite o Retorno para quem não seguiu. Os cinco momentos são Candidatura recebida, Convite para entrevista, Retorno para quem não seguiu, Proposta e Questionário de perfil.

2. 2

   Reprovar um candidato

   Na ficha, toque em Reprovar, escolha o motivo da lista (ou Outro motivo) e marque Enviar retorno por e-mail. Se errou, Voltar ao processo desfaz.

3. 3

   Reprovar vários de uma vez

   No quadro da vaga, marque os cartões, toque em Reprovar na barra de baixo, escolha o motivo e marque Enviar retorno por e-mail (a caixa vem desmarcada). O Mentrun pula quem já recebeu ou não tem e-mail, e cada envio fica na linha do tempo do candidato.

4. 4

   Automatizar o aviso

   Em Automações, o acontecimento Candidato reprovado pode disparar o que você montar, como avisar o gestor da vaga.

O e-mail sai pelo envio do Mentrun com um rodapé que diz quem enviou e como pedir a exclusão dos dados, e a resposta chega a quem enviou. A IA nunca reprova ninguém: a decisão é sempre sua. Para fechar o ciclo, veja o software de recrutamento e seleção e a matriz de avaliação de candidatos.

Quanto custa e como testar?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos, Contratação incluída. No semestral e no anual, R$ 183,33 por mês. Teste de 7 dias, sem cartão, ou uma demonstração com a equipe.