Pauta de reunião com funcionários: modelo para a reunião geral da equipe e assuntos que cabem nela

A reunião com todos os funcionários tem um objetivo diferente da reunião de projeto ou de cliente: manter a equipe junta, sabendo para onde a empresa vai e o que muda esta semana ou este mês. O formato geral de qualquer pauta está no modelo de pauta de reunião. Esta página traz a pauta específica da reunião administrativa com a equipe, com os assuntos que funcionam e os que atrapalham.

Qual é o modelo de pauta de reunião com funcionários?

O modelo abaixo cabe em 45 minutos e tem sete blocos: abertura, números, mudanças e avisos, prioridades, reconhecimento, perguntas e encerramento. Ele serve para a reunião mensal ou quinzenal de toda a equipe, e vale para empresa de 8 ou de 80 pessoas.

PAUTA DE REUNIÃO COM A EQUIPE

Reunião: ( ) mensal  ( ) quinzenal  ( ) extraordinária, por causa de: ______________
Data: __/__/____   Horário: __h__ às __h__   Local ou link: ______________
Quem conduz: ______________   Quem anota: ______________
Enviar a pauta até: __/__/____ (ao menos 1 dia antes)

OBJETIVO
Em uma frase, o que a equipe precisa saber ou combinar ao sair daqui:
______________________________________

1. ABERTURA   5 min   conduz: ________
   • Combinados da última reunião: o que foi feito e o que ficou
   • Presentes e ausentes

2. NÚMEROS DA EMPRESA   10 min   conduz: ________
   • Resultado do período contra a meta: ______  /  ______
   • Entregas no prazo: ____ de ____
   • Um ponto que melhorou: ______   Um ponto que pede atenção: ______

3. MUDANÇAS E AVISOS   10 min   conduz: ________
   • Pessoas que entram, saem ou mudam de função: ______
   • Mudanças de processo, ferramenta ou horário: ______
   • Calendário: feriados, recesso, férias coletivas, eventos: ______
   • Avisos administrativos que valem para todos: ______

4. PRIORIDADES DO PERÍODO   5 min   conduz: ________
   • As 3 prioridades da empresa até a próxima reunião:
     1. ______   2. ______   3. ______
   • O que cada área precisa fazer para isso: ______

5. RECONHECIMENTO   5 min   conduz: ________
   • Entrega ou atitude que merece ser citada: ______ (pessoa: ______)

6. PERGUNTAS DA EQUIPE   5 min   conduz: ________
   • Perguntas enviadas antes: ______
   • Perguntas na hora: ______
   • O que não deu para responder e quem responde até quando: ______

7. ENCERRAMENTO   5 min   conduz: ________
   • Combinados da reunião (o quê, quem, até quando):
     ______________________  ________  __/__
     ______________________  ________  __/__
   • Data da próxima reunião: __/__/____

DEPOIS DA REUNIÃO
Resumo enviado em: __/__/____   Onde ficou guardado: ______________

Quais assuntos levar para a reunião com funcionários?

Leve o que vale para todos e que a equipe não vê sozinha: resultado da empresa, mudanças, prioridades e calendário. Assunto de um projeto ou de duas pessoas fica na reunião de projeto. A frequência da reunião define a profundidade de cada tema.

O que não levar para a reunião com a equipe?

Não leve o que expõe uma pessoa ou não interessa a todos. Reunião geral longa e com assunto individual faz o resto da equipe desligar e deixa quem foi citado desconfortável. Cada tipo de assunto tem um lugar melhor.

• Feedback individual: vai para a conversa a dois. A pauta de reunião 1:1 cobre isso.
• Salário, promoção e desempenho de uma pessoa: conversa reservada.
• Conflito entre duas pessoas: conversa mediada por quem lidera, fora da reunião geral.
• Detalhe de um projeto: reunião do projeto. Na geral, só o que muda a vida de todos.
• Informe que cabe numa mensagem: mande por escrito e use o tempo da reunião para conversar.

Como fica a pauta de uma reunião mensal com a equipe preenchida?

Exemplo fictício: o Studio Cardume (empresa fictícia, 22 pessoas) faz a reunião geral na primeira terça de cada mês, às 9h. A pauta de novembro ficou assim. Os números são inventados.

Os tempos somam 5 + 10 + 10 + 5 + 5 + 5 + 5 = 45 minutos. A pauta foi enviada na sexta anterior, com um pedido: quem tiver pergunta, manda até segunda. Assim, as dúvidas difíceis chegam preparadas.

Como conduzir e registrar a reunião com funcionários?

Quem conduz mantém o tempo e quem anota registra apenas os combinados: o quê, quem e até quando. Um resumo curto enviado no mesmo dia pesa mais que uma ata longa que ninguém lê. Use o modelo de ata de reunião de equipe para guardar.

1. 1

   Envie a pauta com antecedência

   Um dia antes, no mínimo, com os números que serão mostrados e o convite para mandar perguntas.

2. 2

   Comece pelo que foi combinado

   Retomar o combinado anterior mostra que a reunião gera resultado e dá peso ao que será combinado hoje.

3. 3

   Cumpra o horário

   Cada bloco tem tempo e dono. Se um assunto crescer, marque outra conversa com as pessoas envolvidas.

4. 4

   Feche com responsável e prazo

   Todo combinado sai com nome e data. Combinado sem dono não se repete na reunião seguinte.

5. 5

   Envie o resumo no mesmo dia

   Quem faltou fica por dentro, e quem estava confere se anotou igual.

Como o Mentrun ajuda na reunião com funcionários?

No Mentrun, os números e os combinados que alimentam a pauta já estão registrados, e o time acompanha o dia a dia sem esperar a reunião. Isso deixa a reunião geral para o que precisa de conversa, e não para ler status em voz alta.

• Metas do período: a meta da empresa, do setor e da pessoa, com o ritmo de cada uma. Todos veem as metas da empresa, as do próprio setor e as suas.
• Time hoje: cada pessoa faz o check-in em 30 segundos, com o que vai fazer e o que a trava. Dono, Gestor e quem lidera uma área veem os cartões do time e acham os pontos de atenção para a pauta.
• Chat da equipe: para combinar o dia a dia e avisar a hora da reunião, sem substituir a tarefa ou o documento.
• Documentos: a pauta e o resumo ficam numa pasta, com o tipo Ata/decisão e versões guardadas a cada salvamento.

Dono e Gestor ainda têm o comitê semanal de gestão para decidir. O teste do Mentrun dura 7 dias, sem cartão, e o plano custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados. Veja metas e gestão.