Reunião de kickoff: o que é, quem participa e o que decidir

O que é reunião de kickoff?

Kickoff vem do pontapé inicial do futebol. A reunião de kickoff é o momento em que o projeto sai do comercial e entra na operação, com o cliente presente. Ela faz parte do onboarding de clientes e é a primeira chance de mostrar que a empresa sabe o que vendeu. Para registrar o que foi decidido, use o modelo de ata de reunião de kickoff. O roteiro minuto a minuto da reunião está em como fazer reunião de kickoff.

O que decidir no kickoff?

1. Objetivo do projeto em uma frase e a meta com número (ex.: 40 contatos qualificados por mês até março).
2. Escopo: o que entra, o que não entra e como pedidos extras serão tratados.
3. Papéis: quem aprova do lado do cliente, quem responde do lado da equipe.
4. Prazos das primeiras entregas e data da reunião de resultado.
5. Canal de comunicação e prazo de resposta combinado.
6. Acessos que o cliente precisa liberar e até quando.

KICKOFF | [Cliente] | [data] | 90 min

1. Apresentações e papéis (10 min) | quem aprova, quem responde, quem executa
2. Objetivo e meta com número (15 min) | o que o cliente quer ver em 90 dias
3. Escopo: o que entra e o que não entra (20 min) | como tratar pedido extra
4. Primeiras entregas e calendário (15 min) | datas até a reunião de resultado
5. Comunicação (10 min) | canal, prazo de resposta, rotina de reuniões
6. Acessos e materiais pendentes (10 min) | o que falta e até quando
7. Próximos passos lidos em voz alta (10 min) | ação, responsável e prazo

Enviar a ata ao cliente no mesmo dia.

Quanto custa um kickoff?

R$ 455 é barato perto do custo de começar errado. Um mês de entrega fora do que o cliente esperava pode custar o contrato inteiro.

Como saber se o kickoff funcionou?

• A ata foi enviada ao cliente no mesmo dia, com tarefas, donos e prazos.
• Os acessos chegaram no prazo combinado.
• A primeira entrega foi aprovada sem rodada de “não era isso”.
• Ninguém da equipe precisou perguntar ao comercial o que foi vendido.

Quais termos andam junto com o kickoff?

• Handoff: a passagem interna que vem antes do kickoff.
• Escopo: o que o kickoff confirma com o cliente.
• SLA: o prazo de resposta que se combina no kickoff.