Sistema para consultoria de alimentos: visitas recorrentes, POPs com versão e treinamentos organizados por cliente

A consultoria em segurança de alimentos vive de rotina: a visita mensal ao restaurante, a revisão do POP de higienização, o treinamento dos novos manipuladores, o relatório da visita com as não conformidades. Com 15 ou 30 clientes, a dificuldade é saber, em cada um, o que foi visto, o que ficou pendente e qual versão do manual está valendo.

Esta página mostra como organizar essa carteira no Mentrun. O conteúdo técnico e a responsabilidade pelas orientações continuam com a consultoria; o sistema guarda o histórico, os prazos e os documentos de cada cliente. Para consultorias de sistemas de gestão da qualidade, veja também sistema para consultoria ISO 9001.

Como organizar a carteira de clientes da consultoria?

Cada cliente tem um projeto de acompanhamento, com as visitas, os documentos e os treinamentos dele. O modelo Serviço recorrente já traz o projeto de entrada na carteira com Cadastro e contrato, Levantamento inicial, Primeiro ciclo, Acompanhamento e Renovação, que você ajusta uma vez para o seu método.

PROJETO: ACOMPANHAMENTO EM BOAS PRÁTICAS
Cliente: ____  Tipo: [ ] Restaurante  [ ] Cozinha industrial  [ ] Padaria  [ ] Outro: ____
Unidades: ____  Responsável no cliente: ____  Consultor: ____
Frequência de visita: ____

ETAPA 1: CADASTRO E CONTRATO
[ ] Contrato de serviço mensal assinado
[ ] Contatos do cliente cadastrados e convite para o portal

ETAPA 2: LEVANTAMENTO INICIAL
[ ] Visita de diagnóstico com checklist e fotos
[ ] Relatório de diagnóstico com as não conformidades
[ ] Plano de ação com prazo e responsável no cliente

ETAPA 3: DOCUMENTOS
[ ] Manual de boas práticas (rascunho, revisão, aprovado)
[ ] POP de higienização de instalações, equipamentos e móveis
[ ] POP de controle de vetores e pragas
[ ] POP de higienização do reservatório de água
[ ] POP de higiene e saúde dos manipuladores
[ ] Planilhas de registro entregues ao cliente

ETAPA 4: TREINAMENTOS
[ ] Treinamento inicial dos manipuladores (lista de presença em foto)
[ ] Treinamento de novos funcionários: tarefa a cada admissão

ETAPA 5: ACOMPANHAMENTO
[ ] Visita recorrente com checklist (tarefa que se repete)
[ ] Relatório de cada visita publicado no portal
[ ] Revisão dos documentos na data marcada

Os quatro POPs do modelo seguem a lista da cartilha da Anvisa sobre a RDC 216/2004, que trata das boas práticas para serviços de alimentação; para outros tipos de estabelecimento, troque pelos documentos que a norma aplicável pede. Salve o projeto ajustado como modelo, e cada cliente novo nasce com as mesmas etapas e pastas.

Como registrar as visitas recorrentes com checklist e foto?

A visita é uma tarefa no projeto do cliente com o Repetir ligado: toda semana nos dias escolhidos, todo mês no dia marcado ou a cada N dias. Dentro da tarefa fica o checklist do que verificar. Concluída a visita, a próxima já aparece com a nova data.

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   Abra a tarefa da visita no celular

   Ela aparece em Minhas, no dia, e no Calendário de Tarefas.

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   Marque o checklist

   Recebimento, armazenamento, temperatura, higienização, manipuladores, documentos e registros: o que a consultoria confere em cada visita.

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   Fotografe o que encontrou

   Tirar foto abre a câmera na tarefa; cada foto sai com data e hora no nome e vai também para a pasta do projeto em Documentos.

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   Crie as pendências

   Cada não conformidade vira tarefa com prazo, com o responsável da consultoria que vai acompanhar a correção.

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   Publique o relatório

   No portal do cliente, Publicar avisa o contato do cliente e deixa o arquivo para baixar.

Como manter POP e manual de boas práticas com versão?

O manual e os POPs de cada cliente ficam na pasta dele em Documentos, com o tipo Procedimento. Cada salvamento guarda uma versão, e Versões mostra e restaura a anterior. Em Situação e revisão, marque Rascunho ou Aprovado, a data da próxima revisão e o responsável.

• Ponto de partida: o POP-padrão da consultoria vira Usar como modelo da empresa e aparece em Novo documento, pronto para adaptar a cada cliente.
• Revisão vencida: em Todos os documentos, o filtro mostra os documentos que passaram da data de revisão, de todos os clientes.
• Arquivo pronto: o PDF assinado pelo responsável técnico entra com Enviar arquivo na mesma pasta.
• Perguntas rápidas: o Assistente, no modo Minha empresa, responde "qual a versão aprovada do POP de higienização da Cantina Bom Prato?" com o link do documento.

Um roteiro de estrutura para o procedimento está no modelo de procedimento operacional padrão.

Como organizar os treinamentos da equipe do cliente?

Cada treinamento é uma tarefa no projeto do cliente, com data, consultor responsável e o material num documento ligado. No dia, a lista de presença assinada entra na tarefa com Tirar foto. A cartilha da Anvisa sobre a RDC 216/2004 orienta que manipuladores e responsáveis participem de capacitação; o Mentrun guarda quem foi treinado, quando e com qual material.

Para treinamentos que se repetem, como a reciclagem anual, use o Repetir da tarefa a cada 365 dias. Para novos funcionários do cliente, o responsável pede pelo portal: a mensagem vira chamado com um toque, já com o cliente e o projeto.

Como ficam o contrato mensal e a cobrança?

O contrato sai do modelo pronto de serviço mensal em Contratos, e o cartão Vigência avisa o responsável antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes. No Financeiro, a mensalidade do cliente entra em A receber com Repete todo mês, e o Resumo mostra o que está vencido a receber.

O que o cliente acompanha pelo portal?

O responsável do restaurante entra no portal com a marca da consultoria e vê o andamento do projeto, os relatórios de visita publicados e os documentos que você liberar. Ele conversa com a equipe e abre chamados de pedido, problema, alteração ou dúvida, sem custo a mais. Mais em portal do cliente.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria de alimentos?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos, sem taxa de implantação. Nutricionistas, técnicos e consultores parceiros entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.