Sistema para consultoria ambiental: licenciamento, condicionantes, laudos e visitas no mesmo projeto

Numa consultoria ambiental, o trabalho não termina quando a licença sai. Cada licença traz condicionantes com prazo, relatórios periódicos, monitoramentos e uma renovação que precisa começar meses antes do vencimento. Com vários clientes e vários processos ao mesmo tempo, o risco está no prazo que ficou numa planilha que ninguém abriu.

Esta página mostra como montar o licenciamento como projeto no Mentrun, controlar as condicionantes, guardar laudos com versão e cuidar dos contratos de acompanhamento. Se o trabalho do cliente é relatório de sustentabilidade, a página certa é a de sistema para consultoria ESG.

Como organizar um processo de licenciamento como projeto?

Cada processo de licenciamento vira um projeto do cliente, com etapas que seguem o trabalho: enquadramento, estudos e campo, protocolo, acompanhamento no órgão e condicionantes. O modelo Consultoria já traz um projeto em fases; ajuste as etapas uma vez e salve como modelo para os próximos clientes.

PROJETO: LICENCIAMENTO AMBIENTAL
Cliente: ____  Empreendimento: ____  Município: ____
Órgão licenciador: ____  Número do processo: ____
Tipo de licença: [ ] Prévia  [ ] Instalação  [ ] Operação  [ ] Renovação
Responsável técnico: ____  Validade da licença atual: ____/____/____

ETAPA 1: ENQUADRAMENTO
[ ] Reunião de abertura com o cliente
[ ] Lista de documentos do empreendimento pedida ao cliente
[ ] Enquadramento da atividade e do tipo de estudo
[ ] Cronograma enviado ao cliente

ETAPA 2: ESTUDOS E CAMPO
[ ] Visita técnica (fotos com data e hora)
[ ] Levantamentos e análises contratados
[ ] Estudo ou relatório técnico em rascunho
[ ] Revisão interna e aprovação do responsável técnico

ETAPA 3: PROTOCOLO
[ ] Formulários e taxas do órgão
[ ] Protocolo feito e número do processo registrado
[ ] Comprovante guardado na pasta do projeto

ETAPA 4: ACOMPANHAMENTO NO ÓRGÃO
[ ] Pedido de complementação respondido no prazo
[ ] Vistoria do órgão acompanhada
[ ] Licença emitida e guardada

ETAPA 5: CONDICIONANTES
[ ] Uma tarefa por condicionante, com prazo e repetição
[ ] Relatórios periódicos com versão
[ ] Renovação: tarefa com antecedência combinada antes do vencimento

Em Empresa › Campos personalizados, crie no projeto os campos Órgão licenciador, Número do processo e Validade da licença (tipo data). Eles aparecem em Dados do projeto, e o campo marcado como Completar depois vira pendência se ficar vazio. Assim ninguém precisa abrir o PDF da licença para saber quando ela vence.

Como controlar condicionantes e prazos sem planilha?

Cada condicionante vira uma tarefa no projeto do cliente, com responsável e prazo. As que se repetem usam o Repetir da tarefa: todo mês no dia escolhido ou a cada N dias, até 365, com data para terminar. Concluída a entrega, a próxima já aparece com o novo prazo.

O Calendário em Tarefas mostra os prazos de todos os clientes num lugar só, e arrastar uma tarefa muda a data. Se o órgão prorroga um prazo, Alterar prazo no projeto registra o motivo, a data e quem alterou. Em Prazos e previsão, a gestão vê a data provável de entrega de cada projeto pelo ritmo das últimas 4 semanas.

Onde guardar laudos e relatórios com versão e revisão?

Laudos, estudos e relatórios ficam na aba Documentos do projeto, dentro da pasta do cliente. Cada salvamento guarda uma versão, e Versões mostra e restaura a anterior. Em Situação e revisão, marque Rascunho, Aprovado ou Arquivado, a data da próxima revisão e o responsável.

• Pastas prontas: o modelo de projeto pode trazer as pastas que todo processo já nasce com, como Licenças, Estudos, Laudos de análise, Protocolos e Fotos de campo.
• Revisão vencida: em Todos os documentos, o filtro mostra o que passou da data de revisão.
• Busca pelo conteúdo: o Assistente, no modo Minha empresa, responde perguntas como "qual a validade da licença de operação da Cerâmica Vale Alto?" com o link do documento de origem.
• Documento base: um relatório-padrão pode virar Usar como modelo da empresa e aparecer em Novo documento.

Como registrar visitas de campo?

A visita técnica é uma tarefa com checklist do que conferir. No celular, Tirar foto abre a câmera dentro da tarefa, e cada foto sai com a data e a hora no nome. Os arquivos ficam na tarefa e também na pasta do projeto em Documentos, prontos para entrar no relatório.

As reuniões com o cliente e com o órgão chegam pelo Fathom ou por Reuniões › Enviar transcrição. A análise traz resumo e próximos passos, e cada pedido de complementação vira tarefa com responsável e prazo. Mais sobre isso em reuniões com IA.

Como cuidar dos contratos de acompanhamento mensal?

O acompanhamento de condicionantes costuma ser vendido como serviço mensal. Em Contratos, o modelo pronto de serviço mensal gera o contrato com os dados do cliente, e o cartão Vigência avisa o responsável antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes, a tempo de renovar.

No Financeiro, o fee do cliente entra em A receber com Repete todo mês, e o laudo de análise contratado de um laboratório entra em A pagar, com o laboratório como fornecedor e ligado ao projeto do cliente. Com o Controle de horas, o Faturamento das horas mostra a margem estimada de cada cliente. Detalhes em gestão de contratos de serviço.

O que o cliente vê do processo?

Pelo portal do cliente, o empreendedor acompanha as etapas do processo, as entregas publicadas e os arquivos que você escolher, como a licença emitida e os relatórios protocolados. Horas, valores e notas internas nunca aparecem, e o acesso do contato do cliente não tem custo a mais.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria ambiental?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos, sem taxa de implantação. Engenheiros, biólogos, técnicos de campo e parceiros entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.

A visão geral para empresas de consultoria, com proposta que vira contrato e projeto, está em sistema de gestão para consultoria.