Sistema para consultoria de franquias: formatação, manuais com versão e franqueado treinado com leitura confirmada

Consultoria de franquias transforma um negócio que dá certo numa rede que pode ser repetida. Boa parte do que ela entrega é escrita: manual de implantação, manual de operação, manual de marca, circular de oferta. O problema aparece depois: o franqueado da unidade 12 opera pela versão de dois anos atrás, porque ninguém sabe quem leu a revisão.

Esta página trata da formatação e da expansão de redes de franquia. Para o método de escrever processo em qualquer empresa, veja como documentar processos.

Quais são as etapas da formatação de uma franquia?

A formatação passa por cinco etapas: diagnóstico de franqueabilidade, plano de negócio da unidade, manuais, documentos legais e unidade piloto. Cada etapa tem entregáveis que o franqueador aprova antes da seguinte. O prazo total depende do tamanho da rede e de quantos formatos de unidade entram.

MODELO DE PROJETO: FORMATAÇÃO DE FRANQUIA
Franqueador: ____ | Consultor responsável: ____ | Início: ____

ETAPA 1. DIAGNÓSTICO DE FRANQUEABILIDADE
[ ] Entrevistas com sócios e gerentes da unidade própria
[ ] Resultados da unidade: faturamento, margem e sazonalidade
[ ] Visita à operação com registro do passo a passo real
[ ] Relatório de franqueabilidade com riscos e recomendação
[ ] Aceite do franqueador

ETAPA 2. PLANO DE NEGÓCIO DA UNIDADE
[ ] Investimento inicial por formato de unidade
[ ] Projeção de resultado e prazo de retorno
[ ] Taxa de franquia, royalties e fundo de marketing
[ ] Perfil do franqueado e da praça
[ ] Aceite do franqueador

ETAPA 3. MANUAIS
[ ] Manual de implantação (da assinatura à inauguração)
[ ] Manual de operação (rotina da unidade)
[ ] Manual de marca e comunicação local
[ ] Revisão do franqueador em cada capítulo

ETAPA 4. DOCUMENTOS LEGAIS (com o advogado do franqueador)
[ ] Circular de Oferta de Franquia (COF)
[ ] Pré-contrato e contrato de franquia
[ ] Registro da marca conferido

ETAPA 5. UNIDADE PILOTO E EXPANSÃO
[ ] Seleção do primeiro franqueado
[ ] Treinamento inicial com leitura confirmada dos manuais
[ ] Acompanhamento dos 90 primeiros dias da unidade
[ ] Revisão dos manuais com o que a unidade piloto ensinou
[ ] Encerramento do projeto e plano de expansão

No Mentrun, o modelo fica em Empresa › Processo › Modelo de projeto, e cada franqueador novo começa o projeto a partir dele. O modo Consultoria traz o vocabulário de proposta e consultor e o relatório de entrega por projeto.

O que vai no manual de operação da franquia?

O manual de operação descreve a rotina da unidade do jeito que a rede quer que ela aconteça, da abertura das portas ao fechamento do caixa. Escreva em capítulos curtos, com um dono por capítulo e cada procedimento em passos numerados. O índice abaixo serve para franquia de serviço ou de varejo.

MANUAL DE OPERAÇÃO: REDE ____
Versão: ____ | Data: ____ | Dono do manual: ____

1. APRESENTAÇÃO
1.1 História e proposta da rede
1.2 Como usar este manual e onde fica a versão em vigor
1.3 Canais de suporte ao franqueado

2. PADRÃO DA MARCA NA UNIDADE
2.1 Fachada, ambiente e uniformes
2.2 Atendimento: saudação, linguagem e postura
2.3 Comunicação local permitida

3. ROTINA DIÁRIA
3.1 Abertura da unidade (checklist)
3.2 Atendimento e venda (passo a passo)
3.3 Fechamento e conferência do caixa
3.4 Registro diário de indicadores

4. PESSOAS
4.1 Quadro mínimo por formato de unidade
4.2 Recrutamento e seleção
4.3 Treinamento de novos funcionários
4.4 Escala e jornada

5. COMPRAS E ESTOQUE
5.1 Fornecedores homologados
5.2 Pedido, recebimento e conferência
5.3 Inventário mensal

6. FINANCEIRO DA UNIDADE
6.1 Preços e política de descontos
6.2 Royalties e fundo de marketing: cálculo e prazo
6.3 Relatório mensal ao franqueador

7. QUALIDADE E AUDITORIA
7.1 Visita de campo: o que o consultor da rede confere
7.2 Não conformidades e prazo de correção

8. CONTROLE DE VERSÕES
8.1 Quem pode alterar cada capítulo
8.2 Histórico de revisões
8.3 Confirmação de leitura pelo franqueado

Para a estrutura de um manual de processos em geral, use o modelo de manual de processos; para escrever cada procedimento, o modelo de POP.

Como manter o manual com versão e lido por todos os franqueados?

Mantenha um documento por capítulo, com dono e versão, e peça leitura obrigatória a cada mudança. No Mentrun, cada salvamento guarda uma versão que dá para comparar e restaurar. A leitura obrigatória vale para todos, um cargo ou pessoas escolhidas, com “Confirmar que li” e a lista de quem ainda falta.

• Mudou o procedimento, pede de novo. Se o capítulo muda depois da confirmação, o franqueado vê a versão nova e confirma outra vez.
• Cada rede vê só os seus manuais. O franqueado entra com um cargo criado do modelo “Somente documentação e onboarding”, e o cargo lista só as pastas daquela rede. Ele não vê projetos, tarefas, clientes nem reuniões da consultoria.
• Comentário no lugar do e-mail. Os ajustes pedidos pelo franqueador ficam nos comentários do capítulo, junto do texto que precisa mudar.
• Usuários ilimitados. Convidar os 40 franqueados de uma rede não muda a mensalidade.

Os recursos de versão, comentário e leitura estão em base de conhecimento com IA.

Como treinar o franqueado novo sem depender do consultor o tempo todo?

Treine com uma trilha de leitura e calls curtas, em vez de uma semana inteira de sala. O franqueado lê os capítulos na ordem e confirma cada um, e as calls tiram dúvida sobre o que ele já leu. A consultoria vê quem está atrasado na trilha antes da inauguração.

As calls com o franqueado chegam pelo Fathom do consultor, com resumo, próximos passos e o Conhecimento gerado na call. Quando a mesma dúvida aparece com três franqueados, o capítulo precisa ser reescrito. Para trilhas mais longas, veja a página de empresas de treinamento corporativo.

Como é a formatação de uma rede com o Mentrun?

A Matriz Franquias (fictícia) é uma consultoria com 6 consultores. O caso abaixo é a formatação da Lavanderia Bolha (fictícia), que tinha 2 unidades próprias e inaugurou a primeira franqueada no nono mês do projeto.

Como cuidar da COF e do contrato de franquia no projeto?

Trate a Circular de Oferta de Franquia como entregável com data: a Lei 13.966/2019 exige que o candidato a receba pelo menos 10 dias antes de assinar o contrato ou o pré-contrato, ou de pagar qualquer taxa. Escreva a COF com o advogado do franqueador e guarde cada versão aprovada.

No Mentrun, a COF e o contrato de franquia ficam em Documentos, numa pasta restrita aos consultores do projeto, com versão e comentário. O contrato da consultoria com o franqueador sai do modelo pronto de prestação de serviços, com assinatura eletrônica pela conta ZapSign da própria consultoria.

Como colocar a consultoria de franquias no Mentrun em 7 dias?

Comece pela rede que está mais perto da unidade piloto: é onde a leitura confirmada faz diferença primeiro. Em uma semana, o projeto, os capítulos e o primeiro franqueado estão no sistema.

1. 1

   Dia 1: modo Consultoria

   Na configuração guiada, escolha Consultoria. O vocabulário passa a ser de proposta, consultor e projeto.

2. 2

   Dia 2: modelo de formatação

   Cadastre as cinco etapas e as tarefas do modelo de projeto.

3. 3

   Dia 3: uma pasta por rede

   Crie uma pasta por franqueador em Documentos, com cada capítulo do manual como documento separado.

4. 4

   Dia 4: cargo do franqueado

   Crie um cargo por rede a partir do modelo “Somente documentação e onboarding” e marque só a pasta daquela rede.

5. 5

   Dia 5: leitura obrigatória

   Peça leitura obrigatória dos capítulos para o cargo do franqueado.

6. 6

   Dia 6: calls do time

   Cada consultor conecta o próprio Fathom.

7. 7

   Dia 7: primeiro franqueado

   Convide um franqueado e acompanhe, capítulo por capítulo, quem já confirmou a leitura.