Relatório de encerramento de projeto: modelo para serviço

Como é o modelo de relatório de encerramento de projeto?

O relatório tem duas partes e cabe em duas páginas. A primeira vai ao cliente: resumo, entregue contra combinado, prazo, decisões, pendências e próximos passos. A segunda é interna: horas, margem e o que mudar no próximo projeto. Copie, troque os campos sublinhados e apague a parte interna antes de enviar.

Modelo de relatório de encerramento de projeto (em branco)

RELATÓRIO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO

Projeto: ______________________   Cliente: ______________________
Período: __/__/____ a __/__/____   Responsável: ______________   Enviado em: __/__/____

PARTE 1: PARA O CLIENTE

1. RESUMO (três linhas)
   Objetivo combinado: ____________________________________
   Resultado: _____________________________________________
   Situação final: ( ) concluído   ( ) concluído com pendências

2. ENTREGUE × COMBINADO
   Item combinado (com as palavras do contrato) | Entregue? (sim / parcial / não) | Observação | Aceite em
   ____________________________ | ____ | ____________________ | __/__
   ____________________________ | ____ | ____________________ | __/__
   Mudanças aprovadas no caminho (aditivo, data): ____________________

3. PRAZO
   Entrega combinada: __/__/____   Entrega real: __/__/____   Diferença: ___ dias
   Causa da diferença: ( ) agência  ( ) cliente  ( ) terceiro  ( ) mudança de escopo
   Detalhe, com datas: ____________________________________

4. DECISÕES QUE FICAM
   Decisão | Quem decidiu | Data | Por quê
   ____________________ | ____________ | __/__ | ____________________

5. PENDÊNCIAS
   Pendência | Quem resolve | Até quando
   ____________________ | ____________ | __/__

6. PRÓXIMOS PASSOS
   Passo | Responsável | Data
   ____________________ | ____________ | __/__

PARTE 2: SÓ PARA DENTRO (apague antes de enviar)

7. HORAS
   Orçadas: ___   Previstas depois das mudanças: ___   Realizadas: ___   Diferença: ___
   Etapa com maior desvio: ____________   Motivo: ____________________

8. MARGEM
   Receita (contrato + aditivos): R$ ______
   Custo das horas (realizadas × custo-hora): R$ ______
   Terceiros: R$ ______
   Margem estimada: R$ ______   Prevista no início: R$ ______

9. O QUE REPETIR E O QUE MUDAR (vai para as lições aprendidas)
   Repetir: ____________________________
   Mudar: ______________________________  Dono: ______  Prazo: __/__

10. CONFERÊNCIA ANTES DE ENVIAR
   [ ] Aceite de cada entrega registrado   [ ] Arquivos e acessos entregues ao cliente
   [ ] Horas do projeto aprovadas   [ ] Pasta do projeto arquivada   [ ] Reunião de encerramento marcada

O que escrever em cada bloco do relatório?

Cada bloco responde a uma pergunta que o cliente faria na reunião de encerramento. Se o texto não responde em duas ou três linhas, está longo demais ou falta dado. Siga a ordem abaixo: ela vai do que o cliente mais quer saber ao que mais depende de você.

1
Resumo
Três linhas: o objetivo combinado, o resultado e a situação final. Escreva “concluído” ou “concluído com pendências”. Esconder a pendência no meio do texto é o jeito mais rápido de perder a confiança no fim do projeto.
2
Entregue contra combinado
Uma linha por item do escopo, com as palavras do contrato. Marque sim, parcial ou não e, no parcial, diga o que falta e quem resolve. O aceite assinado de cada item fica no termo de aceite de entrega; o relatório só indica a data.
3
Prazo
Data combinada, data real e a diferença em dias. Separe a causa: agência, cliente, terceiro ou mudança de escopo. A separação evita a discussão sobre quem atrasou e mostra, com datas, onde o tempo foi.
4
Decisões que ficam
As escolhas que afetam a manutenção: o que foi decidido, por quem, quando e por quê. Daqui a um ano ninguém lembra do motivo. O formato do registro está no modelo de registro de decisões.
5
Pendências e próximos passos
Cada pendência com dono e data, e cada próximo passo com responsável. Entram aqui os acessos a devolver, os arquivos a receber, a reunião de resultado e a conversa sobre o que vem depois do projeto.
6
Horas, margem e lições (só interno)
Horas orçadas, previstas e realizadas, margem estimada e três itens para repetir ou mudar. Esses itens alimentam o modelo de lições aprendidas e o ajuste da próxima estimativa.

Como fica o relatório de encerramento preenchido?

Exemplo fictício: a Agência Pomar entrega o site novo da Clínica Vida Plena, que também não existe. O contrato era de R$ 28.000 por um site de 12 páginas, e um aditivo de R$ 2.400 somou duas páginas. Abaixo, a parte que vai ao cliente; os números internos vêm logo depois.

Exemplo preenchido, parte do cliente: Agência Pomar e Clínica Vida Plena (fictícias)

RELATÓRIO DE ENCERRAMENTO DE PROJETO

Projeto: Site institucional novo   Cliente: Clínica Vida Plena
Período: 06/07/2026 a 18/09/2026   Responsável: Marta Sales   Enviado em: 22/09/2026

1. RESUMO
   Objetivo combinado: trocar o site antigo por um site institucional de 12 páginas, com blog e formulário de contato.
   Resultado: site publicado em 18/09/2026 com 14 páginas (12 combinadas e 2 do aditivo de 05/08) e 6 textos iniciais no blog.
   Situação final: concluído com pendências

2. ENTREGUE × COMBINADO
   Site com 12 páginas | sim | publicado | aceite em 18/09
   2 páginas de especialidades (aditivo de 05/08) | sim | publicadas | aceite em 18/09
   Blog com 6 textos iniciais | sim | 6 de 6 | aceite em 18/09
   Formulário de contato ligado ao e-mail da recepção | sim | testado em 17/09 | aceite em 18/09
   Fotos da equipe na página Sobre | parcial | 4 de 9; o restante depende da clínica | pendente

3. PRAZO
   Entrega combinada: 11/09/2026   Entrega real: 18/09/2026   Diferença: 7 dias
   Causa da diferença: cliente (5 dias) e agência (2 dias)
   Detalhe: a aprovação do layout da página inicial chegou 5 dias depois do prazo de 24/07. Na agência, o formulário falhou no primeiro teste e levou 2 dias para ser corrigido.

4. DECISÕES QUE FICAM
   Incluir duas páginas de especialidades | Dra. Helena (direção) | 05/08 | pedido da direção depois do início, formalizado em aditivo
   Manter domínio e e-mail na hospedagem atual | Clínica | 20/07 | evita troca de contas no meio do projeto

5. PENDÊNCIAS
   Enviar as 5 fotos da equipe que faltam | Clínica (Dra. Helena) | até 02/10
   Passar a senha do painel do site em reunião de transição | Agência (Marta) | até 25/09

6. PRÓXIMOS PASSOS
   Reunião de resultado do primeiro mês do site | Marta e Dra. Helena | 20/10
   Orçamento da manutenção mensal, se a clínica quiser | Agência (Marta) | até 02/10

Exemplo preenchido, parte interna (apagada antes do envio)

PARTE 2: SÓ PARA DENTRO

7. HORAS
   Orçadas: 180   Previstas depois do aditivo: 196   Realizadas: 204   Diferença: 8 acima do previsto
   Etapa com maior desvio: textos   Motivo: o jurídico da clínica devolveu os textos três vezes (10 horas a mais)

8. MARGEM
   Receita (contrato + aditivo): R$ 30.400
   Custo das horas: 204 × R$ 95 = R$ 19.380
   Terceiros (banco de imagens): R$ 600
   Margem estimada: R$ 10.420   Prevista no início: R$ 10.300

9. O QUE REPETIR E O QUE MUDAR
   Repetir: reunião de transição para entregar acessos, com a senha passada ao vivo.
   Mudar: pedir ao jurídico do cliente a revisão dos textos antes da montagem do site, e não depois. Dono: Marta. Prazo: 30/10.
   Mudar: colocar no kickoff o prazo de 3 dias úteis para aprovação de layout, por escrito. Dono: Marta. Prazo: 30/10.

10. CONFERÊNCIA
   [x] Aceite de cada entrega registrado   [x] Arquivos e acessos entregues
   [x] Horas aprovadas   [ ] Pasta arquivada (depois das fotos)   [x] Reunião de encerramento marcada

Repare que o relatório não culpa ninguém. Dos sete dias de atraso, cinco vieram da aprovação do layout, e o texto diz isso com datas. O cliente reconhece o fato, e a conversa passa para o que vem agora. Antes de enviar, passe pelo checklist de entrega de projeto, que confere acessos, arquivos e aceite.

Como calcular a margem que entra na parte interna?

A margem do projeto é a receita menos o custo das horas realizadas e o que foi pago a terceiros. Use as horas aprovadas, não as estimadas, e o custo-hora de cada pessoa, não o valor que você cobra. Impostos e a estrutura da empresa ficam fora desta conta.

Margem do projeto = receita − (horas realizadas × custo-hora) − terceiros

R$ 30.400 (contrato mais aditivo) − (204 horas × R$ 95) − R$ 600 de banco de imagens = R$ 10.420.

O número que mais ensina no exemplo é a distância entre previsto e realizado: o aditivo pagou 16 horas, e as 8 horas além delas custaram R$ 760 da margem. É esse valor que sustenta a próxima estimativa. Para ler a margem por cliente, e não só por projeto, veja o guia de margem por cliente.

O que muda entre a versão do cliente e a versão interna?

A versão do cliente mostra resultado, prazo e pendências com fatos. A interna mostra custo, margem e aprendizado. O erro comum é mandar a interna por engano ou, no extremo oposto, esconder tudo e mandar um agradecimento sem número. O quadro abaixo separa o que vai para cada lado.

O que entra em cada versão do relatório de encerramento
Item	Versão do cliente	Versão interna
Entregue × combinado	Sim, com a data de aceite	Sim, com as mudanças de escopo e quem pediu
Prazo	Data combinada, real e causa	Igual, mais o que a agência faria diferente
Horas	Só se o contrato for por banco de horas	Orçadas, previstas e realizadas, por etapa
Margem	Nunca	Receita, custo das horas e terceiros
Decisões	As que afetam a manutenção	Todas, inclusive as de bastidor
Próximos passos	Os do cliente e os da agência	Lições, ajuste de modelo e de estimativa

Quais erros enfraquecem o relatório de encerramento?

O relatório que não convence quase sempre erra em um destes cinco pontos. Todos têm conserto simples e mudam a forma como o cliente recebe o encerramento, inclusive na hora de conversar sobre o próximo projeto.

Escrever semanas depois. Com o projeto frio, o texto vira memória e perde as datas. Escreva até cinco dias úteis depois da entrega, com os registros do projeto abertos ao lado.
Comparar com o que a agência lembra, e não com o contrato. O “entregue contra combinado” usa as palavras do escopo. Se a redação muda, o cliente entende que o combinado foi refeito a favor de quem escreve.
Esconder o atraso. Se o prazo passou, diga quantos dias e por quê. Atraso explicado é assunto fechado; atraso omitido volta na conversa de renovação.
Pendência sem dono. “Faltam as fotos” não resolve nada. “A Dra. Helena envia as cinco fotos até 02/10” resolve.
Mandar o texto sem conversar. Em projeto de valor alto, envie o relatório um dia antes e converse 20 minutos. A reunião de resultados com o cliente é o lugar de abrir o capítulo seguinte.

Como montar o relatório de encerramento no Mentrun?

No Mentrun, sistema de gestão com IA para agências e consultorias, os dados do relatório já ficam no projeto: horas, reuniões, documentos e relatórios semanais. O caminho abaixo leva do projeto aberto ao relatório pronto, sem garimpar em planilha e em conversa.

1
Horas do projeto
Na aba Horas do projeto, veja as horas estimadas e as realizadas, por pessoa e por tarefa, e exporte os lançamentos em planilha. É o bloco de horas da parte interna.
2
Margem
Em Projetos › Faturamento das horas, com o valor-hora do projeto e o custo-hora de cada pessoa definidos, as horas faturáveis aparecem por cliente e por projeto, com a margem estimada pelo custo-hora. Veja o recurso de controle de horas e margem.
3
Reuniões, documentos e decisões
A aba Reuniões do projeto reúne as atas, e a aba Documentos, os documentos ligados a ele, como o termo de aceite e os registros de decisão que você cita no relatório. A aba Relatórios guarda os relatórios semanais, que servem de linha do tempo para explicar o prazo.
4
Texto para o cliente
No menu ⋮ do projeto, Resumo para o cliente monta o texto dos últimos 7 dias, sem nomes da equipe nem horas. Use como base da parte do cliente e, se quiser mandar o andamento em modo leitura, gere o Link para o cliente.
5
Concluir o projeto
Com tudo registrado, escolha Concluir projeto no mesmo menu. O projeto passa para a aba Concluídos da lista de projetos, e Reabrir como ativo traz o projeto de volta se surgir um ajuste.

Perguntas frequentes

O que deve ter um relatório de encerramento de projeto?

Resumo do resultado, entregue contra combinado, prazo real com a causa da diferença, decisões que ficam, pendências com dono e data e próximos passos. Horas e margem entram só na versão interna.

Qual a diferença entre relatório de encerramento e termo de aceite?

O termo de aceite é o papel em que o cliente confirma que recebeu cada entrega. O relatório conta o projeto inteiro e aponta pendências e próximos passos. O termo prova o aceite; o relatório explica o caminho até ele.

Quando enviar o relatório de encerramento ao cliente?

Até cinco dias úteis depois da entrega final, de preferência um dia antes da reunião de encerramento. Esperar mais faz o texto perder datas e deixa o cliente sem resposta sobre as pendências.

Preciso mostrar horas e margem para o cliente?

Não, salvo no contrato por banco de horas, em que o cliente paga pelo consumo e precisa ver as horas. Em projeto fechado, mostre entrega, prazo e pendências. Margem é número interno.

Projeto recorrente, de fee mensal, tem relatório de encerramento?

Tem quando o contrato termina ou muda de escopo. Nos meses comuns, o relatório mensal para cliente cumpre o papel de prestar contas.

Quanto tempo leva para escrever o relatório de encerramento?

Cerca de uma hora quando horas, reuniões e decisões já estão registradas no projeto. Se for preciso reconstruir tudo de memória, o tempo dobra e o texto perde precisão.

Encerrar o projeto com os números na mão

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Modelo de relatório de encerramento de projeto, com exemplo preenchido