Sistema para consultoria de LGPD: DPO como serviço com inventário, políticas e pedidos de titulares no prazo

Quem vende DPO como serviço assume o papel de encarregado, previsto no art. 41 da LGPD, para várias empresas ao mesmo tempo. O trabalho é contínuo: pedidos de titulares chegam sem aviso, áreas do cliente mudam o jeito de tratar dados, contratos com fornecedores vencem e incidentes pedem resposta em dias. Um prazo perdido vira problema do cliente e da consultoria.

Esta página traz o desenho do serviço recorrente de DPO, a tabela de prazos que a consultoria controla, o jeito de montar o inventário com entrevistas registradas e a semana de uma consultoria fictícia. Empresas que atendem uma carteira mensal parecida encontram a visão geral em sistema para empresa de serviço recorrente.

O que entra no contrato mensal de DPO como serviço?

O contrato mensal de DPO como serviço costuma ter uma entrada de três meses, para montar inventário, políticas e canal do titular, e depois uma rotina mensal, trimestral e anual. Escrever essa rotina no contrato deixa claro o que está incluído e o que é pedido extra. O modelo abaixo serve de ponto de partida.

SERVIÇO DE ENCARREGADO (DPO) COMO SERVIÇO
Cliente: ____  Encarregado designado: ____  Substituto: ____
Contato do cliente (ponto focal): ____  Início: ____

ENTRADA (MESES 1 A 3)
[ ] Ato de designação do encarregado assinado pelo cliente
[ ] Identidade e contato do encarregado publicados no site do cliente
[ ] Canal do titular definido (e-mail ou formulário) e roteiro de atendimento
[ ] Entrevistas com cada área que trata dados pessoais
[ ] Inventário de dados (registro das operações) por área
[ ] Política de privacidade (externa) e política interna de proteção de dados
[ ] Plano de resposta a incidente com contatos e papéis
[ ] Lista de operadores (fornecedores que tratam dados) e cláusulas contratuais

ROTINA MENSAL
[ ] Reunião com o comitê de privacidade do cliente (pauta, ata, próximos passos)
[ ] Pedidos de titulares do mês: recebidos, respondidos, no prazo
[ ] Mudanças nas áreas (sistema novo, campanha, fornecedor) refletidas no inventário
[ ] Dúvidas das áreas respondidas e registradas

ROTINA TRIMESTRAL
[ ] Revisão dos contratos com operadores que vencem no trimestre
[ ] Treinamento curto de uma área
[ ] Teste do plano de incidente com um caso simulado

ROTINA ANUAL
[ ] Revisão das políticas, com nova data de revisão
[ ] Revisão completa do inventário
[ ] Relatório anual ao cliente: pedidos, incidentes, treinamentos e plano do ano seguinte

FORA DO ESCOPO (PEDIDO EXTRA COM ORÇAMENTO)
- Relatório de impacto (RIPD) de projeto novo
- Treinamento presencial fora do calendário
- Atendimento a fiscalização ou processo

No Mentrun, o modo Serviço recorrente é o que combina com esse desenho: sem quadro de vendas, a reunião vira “atendimento”, o projeto vira “serviço” e cada atendimento fica ligado ao cliente. O modelo “Entrada do cliente na carteira” pode ser trocado pelas tarefas acima com o Assistente, que mostra a prévia e só muda algo depois de você tocar em “Aplicar”.

Quais prazos a consultoria de LGPD precisa controlar?

A consultoria controla dois tipos de prazo: os da lei e da ANPD, que não mudam, e os que ela mesma combina no contrato. A tabela reúne os principais. Confira sempre o texto atual da Lei 13.709/2018 no Planalto, porque a regulamentação da ANPD evolui.

Em Chamados, a tela Prazo de atendimento define, por prioridade, quanto tempo o time tem para a 1ª resposta e para resolver, em horário comercial ou em prazo corrido. Prazo de lei pede prazo corrido. Atenção a um detalhe: marcar “Aguardando cliente” pausa o prazo de resolução, então use essa situação só em pedidos sem prazo legal. O conceito de prazo combinado está em SLA no contrato de serviço.

Como montar o inventário de dados de cada cliente sem perder o que as áreas disseram?

O inventário sai de entrevistas com cada área: que dados coleta, para quê, com que base legal, onde guarda, com quem compartilha e por quanto tempo. Registrar essas entrevistas evita voltar ao RH para perguntar de novo. Antes de gravar, avise e peça o consentimento, como explica o texto sobre gravar reunião com cliente e LGPD.

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   Entrevista registrada

   A conversa com a área chega pelo Fathom do consultor ou pelo envio da transcrição. A IA devolve resumo, momentos-chave com o minuto e os próximos passos, como “pedir ao RH a lista de sistemas de ponto”.

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   O que foi dito vira documento

   O bloco “Conhecimento gerado na call” tem o botão “Salvar na base de conhecimento”, que cria uma página Wiki com cada fato e o link para o trecho da reunião.

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   Inventário com versão

   O inventário da área fica na pasta do cliente, com versões, responsável e data de revisão. Quando a área muda um sistema, a nova versão guarda quem escreveu e quando.

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   Acesso só de quem cuida

   A pasta de cada cliente pode ficar restrita por cargo ou por pessoa. O consultor de um cliente não abre o inventário de outro.

A consultoria também escolhe por quanto tempo as transcrições ficam guardadas, de 3 meses a 5 anos, em Dados e privacidade. Esse prazo pode ir para a própria política de retenção que a consultoria entrega ao cliente.

Como manter as políticas atualizadas e lidas pelo time da consultoria?

Política útil tem dono, versão, data de revisão e prova de que foi lida. A consultoria de LGPD lida com dados sensíveis de vários clientes, então começa dando o exemplo dentro de casa: o time confirma a leitura da política de confidencialidade e do roteiro de atendimento ao titular.

• Leitura obrigatória com “Confirmar que li”. Para todos, um cargo ou pessoas escolhidas. Se a política muda, a confirmação é pedida de novo.
• Revisão com data. O responsável recebe aviso quando a revisão vence, e o filtro “Revisão vencida” mostra o que está atrasado em todos os clientes.
• Entrega ao cliente pelo portal. Na aba Portal do cliente do serviço, a consultoria escolhe um documento do projeto e publica a nova versão; o contato do cliente é avisado e baixa o arquivo.
• Histórico de atividades. Quem mudou o quê, com o antes e o depois, sem que ninguém apague o registro.

A estrutura de uma política interna clara, com objetivo, regras e exceções, está no modelo de política interna. Para o sigilo com cada cliente, o modelo de NDA cobre a parte contratual.

Como é uma semana numa consultoria de LGPD com o Mentrun?

A Escudo Privacidade (fictícia) tem 3 consultores e atua como encarregada de 14 clientes com contrato mensal, entre eles a Clínica Bem Viver (fictícia) e a Rede Pão Dourado (fictícia), de padarias.

A resposta à paciente saiu no 11º dia, com o registro de cada passo no chamado. O incidente teve a avaliação de risco registrada no mesmo dia em que foi descoberto.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria de DPO como serviço?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados, sem taxa de implantação e com teste grátis de 7 dias, sem cartão. Numa carteira de DPO, o custo por cliente cai a cada contrato novo, porque o preço não depende de quantos clientes ou consultores a consultoria tem.