Sistema para agência de publicidade: do pedido do atendimento ao job aprovado e veiculado

Agência de publicidade trabalha por job: a campanha de lançamento, a peça para a feira, o filme de fim de ano. O atendimento traz o pedido, a criação desenvolve, o cliente aprova (ou não) e a produção finaliza. O job se perde no caminho entre e-mails, versões com nome de arquivo improvisado e aprovações dadas por telefone.

Se a agência vende fee mensal de tráfego, conteúdo e redes, a página certa é sistema de gestão para agência de marketing. Se o trabalho é projeto de identidade visual, veja agência de branding e design. Aqui o foco é o job de publicidade, com pedido, briefing, aprovação e veiculação.

Como organizar os jobs da agência no Mentrun?

Use dois níveis. Campanha e job grande viram projeto, criado de um modelo de job com etapas e pastas. Peça avulsa vira tarefa dentro do projeto do cliente no mês. Assim o atendimento vê tudo de um cliente num lugar e a criação vê a própria fila de tarefas.

O modelo de projeto fica em Empresa › Processo › Modelo de projeto, com as etapas, as tarefas, as pastas que todo job nasce com e um nome padrão, como Job {cliente}. Pasta com orçamento pode ser restrita, só para Dono e Gestores. Copie o modelo abaixo e ajuste os prazos ao tamanho do job.

MODELO DE PROJETO: JOB DE CAMPANHA
Cliente: ____ | Atendimento: ____ | Direção de criação: ____ | Entrega: ____

ETAPA 1. PEDIDO E BRIEFING (dias 1 a 3)
[ ] Reunião de briefing com o cliente, gravada
[ ] Briefing escrito: objetivo, público, mensagem, peças, praças, verba e prazo
[ ] Briefing aprovado pelo cliente por escrito
[ ] Orçamento do job aprovado

ETAPA 2. PLANEJAMENTO E CONCEITO (dias 4 a 7)
[ ] Pesquisa e referências
[ ] Conceito e linha criativa
[ ] Lista de peças com formatos e prazos

ETAPA 3. CRIAÇÃO (dias 8 a 14)
[ ] Redação dos textos
[ ] Direção de arte das peças principais
[ ] Desdobramentos por formato

ETAPA 4. APROVAÇÃO INTERNA (dia 15)
[ ] Revisão de texto, marca e regras de veiculação
[ ] Ok da direção de criação e do atendimento

ETAPA 5. APROVAÇÃO DO CLIENTE (dias 16 a 20)
[ ] Apresentação da campanha
[ ] Rodada 1 de ajustes
[ ] Rodada 2 de ajustes
[ ] Aprovação final registrada

ETAPA 6. PRODUÇÃO E FINALIZAÇÃO (dias 21 a 25)
[ ] Fechamento dos arquivos por formato
[ ] Conferência final de cada peça

ETAPA 7. VEICULAÇÃO E ENCERRAMENTO (dias 26 a 28)
[ ] Envio aos veículos ou publicação
[ ] Comprovação de veiculação
[ ] Horas do job conferidas e encerramento

Como registrar o briefing sem depender da memória do atendimento?

Grave a reunião de briefing. Com o Fathom de quem atende, a call chega sozinha; sem ele, use Enviar transcrição. Em até 2 minutos, a análise traz o resumo, os próximos passos e as pendências, e os pontos de atenção mostram o que ficou faltando para a criação começar.

• Gap: o público ou a verba não ficaram claros na conversa.
• Acesso pendente: falta o manual de marca ou as fotos do produto, e quem libera.
• Prazo: a data de veiculação que o cliente citou de passagem.
• Dependência: a aprovação depende de um diretor que não estava na call.

O briefing final vira um documento do tipo Briefing na pasta do job, com versões guardadas a cada salvamento. Para a estrutura do documento, use o modelo de briefing de cliente.

Como controlar as rodadas de aprovação com o cliente?

Trate cada rodada como uma tarefa do job, com prazo e responsável: Rodada 1, Rodada 2, Aprovação final. A peça vai ao cliente pelo portal, e a resposta dele fica registrada no projeto. Assim a terceira rodada não vira surpresa no fechamento do mês.

• Publicar: no portal do cliente, a agência publica a peça com o arquivo, e o cliente recebe o aviso.
• Conversa: o cliente responde na conversa do projeto. A equipe escolhe entre Para o cliente e Nota interna, que ele nunca vê.
• Pedido de ajuste: a mensagem que pede trabalho vira chamado com um toque, já com o cliente e o projeto.
• Situação do projeto: no prazo, atenção ou em risco, com o motivo e a próxima ação.

O número de rodadas incluídas no job é uma regra da agência, que vale escrever no orçamento. O passo a passo para combinar isso com o cliente está em fluxo de aprovação com cliente.

Quanto custa cada job para a agência?

O job dá lucro ou prejuízo pelas horas que o time gastou nele, e as rodadas extras são onde a margem some. Compare as horas lançadas com as previstas ainda na aprovação, quando dá tempo de conversar com o cliente sobre o que entra no orçamento.

No Mentrun, cada pessoa usa o cronômetro na tarefa, envia a semana e a gestão aprova em Aprovações. O Faturamento das horas mostra valor e margem por cliente e por projeto. Veja como funciona em timesheet com margem por cliente.

Como o pedido do cliente chega sem se perder no e-mail?

Pelo portal do cliente. O contato abre o pedido escolhendo o tipo, pedido, problema, alteração ou dúvida, e ele entra na fila de Chamados já com o cliente. O prazo da primeira resposta começa a contar na abertura, por prioridade, e todo o time vê quem está cuidando.

O contato do cliente entra sem custo a mais, vê só o projeto que a agência compartilhou e nunca vê horas, valores ou notas internas. Com a automação pronta “Mensagem do cliente no portal avisa a equipe do projeto”, ninguém deixa o cliente sem resposta.

Como implantar o Mentrun na agência de publicidade em 7 dias?

Use o teste grátis com um job real que começa nesta semana. Na configuração guiada, escolha o modelo Agência; depois, peça ao Assistente que todo projeto nasça com as etapas e as pastas do modelo de job. Ele mostra a prévia e você aplica.

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   Dia 1: modelo de job

   Escolha o modelo Agência e ajuste o modelo de projeto com as sete etapas do job, as pastas e o nome padrão.

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   Dia 2: atendimento conectado

   Quem atende conecta o próprio Fathom. Envie a transcrição do último briefing para ver a análise.

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   Dia 3: primeiro job

   Crie o job da semana a partir do modelo e transforme as pendências do briefing em tarefas.

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   Dia 4: portal

   Convide o contato do cliente e compartilhe o andamento, as entregas e a conversa do job.

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   Dia 5: horas

   Defina o custo-hora do time e combine que toda hora de criação passa pelo cronômetro da tarefa.

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   Dia 6: chamados

   Defina o Prazo de atendimento por prioridade e ligue a automação de mensagem do cliente no portal.

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   Dia 7: freelancers

   Convide os freelancers fixos com um cargo que só vê as próprias tarefas.