Sistema para consultoria de licitações: editais, documentos de habilitação e prazos de cada cliente sob controle

A consultoria de licitações vive de prazo que não perdoa. Uma certidão vencida no dia da sessão desclassifica o cliente; um pedido de esclarecimento fora do prazo deixa a dúvida sem resposta; um recurso perdido encerra a disputa. Com 15 empresas atendidas e vários editais por semana, o controle não cabe numa planilha compartilhada.

A Lei 14.133, de 1º de abril de 2021, é a norma geral de licitações e contratos da administração pública, e o Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP) é o site oficial de divulgação centralizada dos atos dessa lei, com acesso público e gratuito. A estratégia jurídica continua com a consultoria; o sistema guarda prazos, documentos e histórico.

Onde a consultoria de licitações perde editais e horas?

Perde na distância entre o edital e a pessoa que precisa agir. O analista lê o edital, mas a certidão está com o administrativo do cliente; a proposta está pronta, mas o atestado técnico certo ninguém acha. Os sintomas mais comuns:

• Certidão vencida descoberta tarde. Cada certidão tem validade própria, e a renovação só começa quando alguém abre a pasta na véspera.
• Prazo do edital fora do calendário. A data da sessão está anotada, mas o prazo de esclarecimento, que vem antes, não.
• Atestado que ninguém encontra. O cliente tem o atestado de capacidade técnica pedido, mas ele está num e-mail de três anos atrás.
• Triagem sem critério. A equipe gasta 12 horas num edital que o cliente nunca teria condição de executar.
• Decisão de participar sem registro. O cliente decide numa ligação, e depois ninguém lembra o valor-limite combinado para os lances.
• Contrato assinado e esquecido. Depois da assinatura, prazos de entrega, medições e vigência ficam sem dono.

Como organizar cada edital como projeto?

Cada edital em que o cliente decide participar vira um projeto, com etapas que seguem a disputa: análise, esclarecimentos e impugnação, documentos e proposta, sessão, recurso e contrato. Monte o projeto uma vez, use Salvar como modelo e cada edital novo nasce com as mesmas tarefas e pastas.

ANÁLISE DE EDITAL
Cliente: ____  Órgão: ____  Nº do edital / processo: ____
Modalidade: ____  Critério de julgamento: ____  Portal da disputa: ____
Objeto resumido: ____
Valor estimado: R$ ____  Data e hora da sessão: ____/____/____ ____:____

DATAS QUE VIRAM TAREFA (conferir no próprio edital)
[ ] Último dia para pedido de esclarecimento: ____/____/____
[ ] Último dia para impugnação: ____/____/____
[ ] Envio de proposta e documentos até: ____/____/____ ____:____
[ ] Prazo de intenção de recurso e de recurso: conforme o edital

HABILITAÇÃO PEDIDA
[ ] Jurídica: ____
[ ] Fiscal, social e trabalhista: certidões e validade de cada uma: ____
[ ] Econômico-financeira: balanço, índices: ____
[ ] Técnica: atestados exigidos (objeto, quantidade, período): ____
[ ] Declarações exigidas: ____

TRIAGEM
Cliente tem atestado compatível? [ ] Sim [ ] Não [ ] Parcial
Capacidade de executar no prazo do edital? [ ] Sim [ ] Não
Exigência que merece esclarecimento ou impugnação: ____
Valor mínimo que o cliente aceita nos lances: R$ ____
Decisão do cliente: [ ] Participar [ ] Não participar  Data: ____/____/____

Em Empresa › Campos personalizados, crie no projeto os campos Órgão, Número do edital, Modalidade, Data da sessão e Valor estimado. Eles aparecem em Dados do projeto, e o campo marcado como Completar depois vira pendência se ficar vazio. A lista de projetos passa a mostrar, de relance, o que está em disputa.

Como não perder prazo de esclarecimento, sessão e recurso?

Cada data do edital vira uma tarefa no projeto, com responsável e prazo. Em Depende de, "Montar proposta" só começa depois de "Decisão do cliente", e "Protocolar recurso" depois de "Registrar intenção de recurso". O Calendário em Tarefas junta os prazos de todos os clientes num lugar só.

Se o órgão adia a sessão, Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto. Em Prazos e previsão, a gestão vê quais projetos estão com entrega em risco.

Como manter certidões e atestados prontos para a habilitação?

Cada cliente tem uma pasta de habilitação em Documentos, com certidões, balanço, atos constitutivos e atestados. Em Situação e revisão, a data da próxima revisão de cada certidão é a validade impressa nela. Em Todos os documentos, o filtro mostra o que passou da data, de todos os clientes.

• Renovação no ritmo certo: a tarefa de renovar cada certidão usa o Repetir a cada N dias, até 365, conforme a validade que o órgão emissor dá.
• Acervo pesquisável: o Assistente, no modo Minha empresa, responde "quais atestados da Construtora Vale Reto (fictícia) comprovam pavimentação?" com o link de cada documento.
• Documento sensível protegido: balanço, procurações e documentos dos sócios ficam em pasta restrita às pessoas escolhidas e sensível, fora da IA e da cópia dos dados.
• Pedido ao cliente registrado: o pedido de uma certidão nova chega pelo portal como chamado, com prazo de resposta e responsável.

Quanto custa participar de um edital?

O custo de participar é a soma das horas de análise, documentos, proposta e sessão, vezes o custo-hora da equipe. Saber esse número antes ajuda a triagem: edital com pouca chance e muitas horas sai da fila, e o contrato com o cliente reflete o esforço real.

Com o Controle de horas, o cronômetro fica em cada tarefa do edital, e o Faturamento das horas mostra a margem estimada por cliente. A calculadora de valor-hora ajuda a chegar ao custo-hora.

Como registrar a decisão do cliente de participar?

A reunião de triagem com o cliente chega pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou por Reuniões › Enviar transcrição. A análise traz resumo e próximos passos, e a decisão, com o valor mínimo aceito nos lances, fica registrada no projeto do edital.

Cada próximo passo vira tarefa com responsável e prazo, com um toque. A próxima reunião sai de Comercial › Agenda › Agendar reunião, com link do Google Meet. Mais em reuniões com IA.

Como ficam o contrato e a cobrança da consultoria?

A proposta da consultoria sai em Propostas, por link, e o aceite vira contrato e projeto. Em Contratos, o modelo pronto de serviço mensal traz os dados do cliente, e o cartão Vigência avisa o responsável antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes.

No Financeiro, o valor mensal entra em A receber com Repetição mensal, e o valor de êxito de cada contrato conquistado entra como lançamento único. Para o reajuste anual do contrato da consultoria, veja como calcular reajuste de contrato pelo IPCA. Detalhes em gestão de contratos de serviço.

O que o cliente acompanha pelo portal?

Pelo portal do cliente, a empresa atendida vê os editais em andamento, as etapas de cada um e os documentos que a consultoria publicar, como a proposta enviada e a ata da sessão. Ela conversa com a equipe e abre chamados, sem custo a mais. Horas e notas internas não aparecem.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria de licitações?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Analistas, advogados, operadores de sessão e parceiros entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.

Consultorias que também cuidam de tributos podem ver o sistema para consultoria tributária, e escritórios com contencioso, o sistema para escritório de advocacia. A visão geral está em sistema de gestão para consultoria.