Sistema para consultoria de segurança do trabalho: PGR, treinamentos e visitas de cada cliente em dia

A consultoria de SST vende continuidade. O cliente contrata o PGR, mas o que segura o contrato é o que vem depois: o plano de ação andando, a revisão antes de vencer, a reciclagem da equipe de manutenção, a visita do mês com relatório. Com 40 empresas atendidas, cada uma com grau de risco e prazos próprios, a planilha de vencimentos vira o ponto frágil do escritório.

A responsabilidade técnica continua com o engenheiro e o técnico de segurança; o sistema guarda o histórico, os prazos e as evidências. Consultorias que também cuidam de licença ambiental podem comparar com o sistema para consultoria ambiental.

Onde a consultoria de segurança do trabalho perde tempo e dinheiro?

Perde no que não fica registrado: o prazo que mora na cabeça de um técnico, a lista de presença em papel que some, a não conformidade apontada na visita e nunca cobrada. O custo aparece como retrabalho, visita extra e cliente que só enxerga o valor do serviço quando a fiscalização chega.

• Revisão do PGR esquecida. Pela página do Ministério do Trabalho, a avaliação de riscos é revista no máximo a cada dois anos, e antes disso depois de acidente, mudança de processo ou de requisito legal. Sem aviso, o prazo passa.
• Treinamento sem evidência. A turma aconteceu, mas a lista de presença assinada ficou numa gaveta do cliente.
• Plano de ação parado. As medidas de prevenção estão no documento e ninguém acompanha quem, no cliente, deveria executar cada uma.
• Versão errada do documento. O cliente mostra ao auditor o inventário antigo, porque o novo ficou num e-mail.
• Visita sem relatório. O técnico volta com 30 fotos no celular e o relatório sai uma semana depois, quando sai.
• Hora técnica sem conta. O contrato mensal foi fechado pensando em 6 horas, e ninguém sabe quantas o cliente consome de verdade.

Como organizar cada empresa atendida como projeto?

Cada empresa atendida ganha um projeto de acompanhamento, com etapas que seguem o ciclo do serviço: entrada, levantamento, documentos, treinamentos e acompanhamento. O modelo Serviço recorrente do Mentrun já traz um projeto de carteira; ajuste as etapas uma vez, use Salvar como modelo e cada cliente novo nasce igual.

PROJETO: ACOMPANHAMENTO EM SEGURANÇA DO TRABALHO
Cliente: ____  CNPJ: ____  CNAE / grau de risco: ____
Unidades: ____  Nº de trabalhadores: ____
Responsável no cliente: ____  Responsável técnico: ____
Última avaliação de riscos: ____/____/____  Próxima revisão: ____/____/____

ETAPA 1: ENTRADA
[ ] Contrato de serviço mensal assinado
[ ] Reunião de abertura com o responsável do cliente
[ ] Documentos pedidos: PGR anterior, PCMSO, laudos, lista de funções e de EPIs
[ ] Contato do cliente convidado para o portal

ETAPA 2: LEVANTAMENTO
[ ] Visita técnica por unidade (checklist e fotos)
[ ] Conversa com líderes e trabalhadores de cada função
[ ] Levantamento preliminar de perigos

ETAPA 3: DOCUMENTOS
[ ] Inventário de riscos ocupacionais (rascunho, revisão, aprovado)
[ ] Plano de ação: medida, responsável no cliente e prazo
[ ] Ordens de serviço por função
[ ] Informações enviadas ao médico responsável pelo PCMSO

ETAPA 4: TREINAMENTOS
[ ] Matriz de treinamentos por função e NR aplicável
[ ] Uma tarefa por turma, com lista de presença em foto
[ ] Reciclagens programadas pela periodicidade de cada NR

ETAPA 5: ACOMPANHAMENTO
[ ] Visita mensal com relatório publicado no portal
[ ] Conferência do plano de ação: o que foi feito, o que atrasou
[ ] Revisão da avaliação de riscos no prazo ou depois de mudança

Em Empresa › Campos personalizados, crie no projeto os campos Grau de risco, Número de trabalhadores e Próxima revisão do PGR, este do tipo data. Eles aparecem em Dados do projeto, e o campo marcado como Completar depois vira pendência se ficar vazio. Quem abre o cliente vê o essencial sem ler o PDF.

Como controlar revisões, reciclagens e prazos sem planilha?

Cada prazo vira uma tarefa no projeto do cliente, com responsável e data. O que se repete usa o Repetir da tarefa: toda semana nos dias escolhidos, todo mês no dia marcado ou a cada N dias, até 365. Concluída a tarefa, a próxima aparece com o novo prazo, e nenhum vencimento depende da memória de alguém.

O Calendário em Tarefas junta os prazos de todos os clientes, e arrastar a tarefa muda a data. Se uma visita precisa mudar, Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou. Em Prazos e previsão, a gestão vê a data provável de cada projeto pelo ritmo das últimas 4 semanas.

Onde guardar PGR, laudos e evidências com versão?

O inventário de riscos, o plano de ação, os laudos e as listas de presença ficam na aba Documentos do projeto, na pasta do cliente. Cada salvamento guarda uma versão, e Versões mostra e restaura a anterior. Em Situação e revisão, marque Rascunho, Aprovado ou Arquivado, a data da próxima revisão e o responsável.

• Pastas que nascem prontas: o modelo de projeto cria em todo cliente pastas como PGR, Laudos, Treinamentos, Ordens de serviço e Fotos das visitas.
• Revisão vencida à vista: em Todos os documentos, o filtro mostra o que passou da data de revisão, de todos os clientes.
• Documento-base da consultoria: a ordem de serviço padrão vira Usar como modelo da empresa e aparece em Novo documento.
• Dado de saúde protegido: atestados e documentos pessoais de trabalhadores ficam numa pasta restrita às pessoas escolhidas e sensível, fora da IA e da cópia dos dados.
• Resposta rápida: o Assistente, no modo Minha empresa, responde "quando vence a revisão do PGR da Metalúrgica Serra Azul (fictícia)?" com o link do documento de origem.

Quem também implanta sistema de gestão de SST com certificação pode ver o sistema para consultoria ISO e qualidade, que trata de auditorias internas e não conformidades.

Como registrar a visita técnica com checklist e foto?

A visita é uma tarefa com checklist do que conferir naquela unidade. No celular, Tirar foto abre a câmera dentro da tarefa, e cada foto sai com data e hora no nome. Os arquivos ficam na tarefa e na pasta do projeto, prontos para o relatório. O roteiro completo do documento está em como fazer relatório de visita técnica.

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   Abra a visita do dia

   Ela aparece em Minhas e no Calendário de Tarefas, já com o checklist da unidade.

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   Confira e fotografe

   EPIs em uso, proteção de máquinas, sinalização, extintores, frentes de trabalho em altura: o que o roteiro da consultoria pede.

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   Registre cada desvio

   A não conformidade vira tarefa com prazo, com a foto como evidência e o item do plano de ação no título.

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   Publique o relatório

   No portal do cliente, Publicar avisa o contato da empresa e deixa o relatório para baixar.

Como transformar a reunião com o cliente em plano de ação?

A reunião mensal com o RH ou a diretoria do cliente chega pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou por Reuniões › Enviar transcrição. A análise devolve resumo e próximos passos, e cada medida combinada vira tarefa com responsável e prazo, com um toque.

O próximo encontro sai de Comercial › Agenda › Agendar reunião, com link do Google Meet e convite por e-mail. A ata deixa de ser um arquivo à parte: o que foi decidido já está nas tarefas do projeto. Mais em reuniões com IA.

Como saber se o contrato mensal ainda compensa?

Com o Controle de horas, o técnico liga o cronômetro na tarefa da visita, da turma ou do relatório. O Faturamento das horas mostra, por cliente, as horas gastas e a margem estimada. Assim fica claro qual contrato consome mais do que paga, a tempo da renovação.

A calculadora de margem por cliente faz a mesma conta no navegador, sem cadastro.

Como ficam contrato, cobrança e renovação?

O contrato sai do modelo pronto de serviço mensal em Contratos, com os dados do cliente, e o cartão Vigência avisa o responsável antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes. No Financeiro, a mensalidade entra em A receber com Repetição mensal e vira assinatura.

A Agenda do Financeiro mostra o que entra e sai em cada dia, e o laudo contratado de um laboratório parceiro entra em A pagar. Detalhes em gestão de contratos de serviço.

Qual rotina semanal funciona numa consultoria de SST?

Uma rotina curta resolve a maior parte dos esquecimentos: segunda para olhar prazos, campo concentrado no meio da semana, quinta para relatórios e sexta para cobrar o plano de ação. A tabela mostra a semana da Prevenir SST (fictícia), com 2 engenheiros, 4 técnicos e 38 empresas atendidas.

O que a empresa atendida acompanha pelo portal?

Pelo portal do cliente, o responsável da empresa atendida vê o andamento do projeto, os relatórios publicados e os documentos que você liberar, como o PGR aprovado. Ele conversa com a equipe e abre chamados de pedido, problema, alteração ou dúvida, sem custo a mais. Horas, valores e notas internas não aparecem.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria de segurança do trabalho?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Engenheiros, técnicos e parceiros entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.

A visão geral para consultorias, com proposta que vira contrato e projeto, está em sistema de gestão para consultoria.