Sistema para agência de criação de sites: do wireframe à publicação e ao plano de manutenção

Agência de sites tem dois negócios com ritmos diferentes. O site novo é projeto fechado, com escopo, aprovação de layout e data de publicação. A manutenção é recorrente: um valor por mês para atualizar plugins, trocar textos, corrigir o formulário que parou e responder rápido quando o site cai. Misturar os dois na mesma lista de pedidos atrasa os dois.

Se a empresa desenvolve sistemas sob encomenda, com sprints e backlog, o sistema para software house cobre esse caso. Aqui o assunto é site institucional, landing page e loja pequena, com a manutenção que vem depois.

O que um sistema para agência de criação de sites precisa juntar?

Um sistema para agência de criação de sites precisa juntar, por cliente, o projeto em andamento, as aprovações de cada fase, o que foi combinado nas reuniões e, depois da publicação, os pedidos do plano de manutenção com prazo. Se cada parte mora numa ferramenta, o cliente pergunta a mesma coisa em três lugares.

• Projeto do site: fases com entregável, aprovação e prazo.
• Combinados das reuniões: o que entra no escopo, quem manda textos e imagens, acessos de domínio e hospedagem.
• Aprovações registradas: wireframe e layout aceitos antes do desenvolvimento.
• Plano de manutenção: o que o valor mensal cobre e quantas horas inclui.
• Chamados com prazo: pedidos do cliente com prioridade, responsável e prazo de resposta.

Quais etapas colocar no projeto de um site institucional?

Coloque cinco fases com aprovação no fim de cada uma (descoberta, wireframe, layout, desenvolvimento e publicação) e uma garantia curta depois do ar. A regra que protege a margem é simples: o desenvolvimento só começa com o layout aprovado por escrito. Copie o modelo e ajuste os dias.

MODELO DE PROJETO: SITE INSTITUCIONAL
Prazo de referência: 45 dias até o ar. Ajuste ao seu ritmo.
(dia = dias depois do início do projeto)

ETAPA 1. DESCOBERTA
[dia 0]  Reunião de descoberta com o cliente (gravada)
[dia 2]  Mapa do site e lista de páginas aprovados
[dia 3]  Acessos recebidos: domínio, hospedagem, e-mail, analytics
[dia 5]  Textos e imagens pedidos ao cliente, com prazo

ETAPA 2. WIREFRAME
[dia 8]  Wireframe da home e de uma página interna
[dia 10] Wireframe aprovado (depende de: wireframe enviado)

ETAPA 3. LAYOUT
[dia 15] Layout da home apresentado em reunião
[dia 18] Rodada 1 de ajustes do layout
[dia 20] Layout das páginas internas
[dia 22] Layout aprovado por escrito (depende de: rodada 1)

ETAPA 4. DESENVOLVIMENTO
[dia 30] Páginas montadas com os textos do cliente
[dia 32] Formulários, integrações e SEO técnico básico
[dia 34] Testes em celular, tablet e computador
[dia 36] Revisão do cliente no ambiente de homologação

ETAPA 5. PUBLICAÇÃO
[dia 40] Ajustes da revisão
[dia 41] Site no ar, redirecionamentos e certificado conferidos
[dia 42] Treinamento de 30 minutos para o cliente editar textos
[dia 43] Termo de aceite assinado

ETAPA 6. GARANTIA
[dia 45] Início dos 30 dias de garantia para correção de erros
[dia 75] Fim da garantia e oferta do plano de manutenção

No Mentrun, o modelo guarda fases, prazo de cada tarefa em dias depois do início, responsável padrão e dependência entre tarefas, e a tarefa de desenvolvimento mostra se o layout já foi aprovado. Com o contrato assinado por todos, o projeto começa sozinho. Feche a fase de publicação com o termo de aceite de entrega.

Como a reunião de descoberta vira escopo e tarefas?

A reunião de descoberta vira escopo quando o que foi dito sai dela por escrito no mesmo dia: páginas, funcionalidades, quem manda conteúdo e até quando. Gravada e analisada, ela devolve resumo e próximos passos, e cada passo vira tarefa com dono, inclusive as do cliente, como enviar logos e acessos.

• Tipo da call: a descoberta entra como reunião Técnica, e a análise traz resumo, momentos-chave com o minuto e até 8 próximos passos.
• Pendência do cliente como tarefa: “cliente envia os textos da página Sobre até o dia 10” vira tarefa com prazo e um responsável da agência para cobrar, e o atraso aparece na lista de tarefas atrasadas.
• Combinado vira documento: o que foi explicado na call, como a estrutura das páginas, vira página em Documentos com link para o trecho da reunião.
• Retorno escrito: Gerar follow-up escreve o e-mail com o combinado enquanto a conversa está fresca.

Pedido que aparece depois do layout aprovado, como “dá para pôr uma área do paciente com login?”, não é ajuste: é change request, com prazo e valor próprios.

Como montar o plano de manutenção mensal com prazo de resposta?

Escreva três definições no contrato mensal: o que o valor cobre, quantas horas por mês estão incluídas e o prazo de resposta por prioridade. Depois, faça todo pedido entrar como chamado, com prioridade e responsável, para o prazo ser medido e não só prometido. O modelo pronto de contrato de serviço mensal serve de base.

Cada empresa ajusta os seus prazos em Prazo de atendimento, por prioridade, e escolhe se o relógio conta só o horário comercial. Sobre o termo, veja o que é SLA. No dia a dia do plano:

• O cliente abre pelo portal: escolhe o tipo (pedido, problema, alteração ou dúvida); prioridade e responsável ficam com a equipe.
• Prazo pausado com motivo: enquanto o chamado está em Aguardando cliente, o prazo de resolução para de contar.
• Atraso avisa: prazo estourado avisa o responsável, ou o Dono e o Gestor quando não há responsável. A automação Chamado urgente avisa a gestão manda aviso imediato quando o site cai.
• Fechamento com nota: a equipe marca como resolvido, o cliente confirma ou reabre e dá uma nota de 1 a 5.

Como saber se o plano de manutenção dá lucro?

O plano dá lucro quando as horas gastas nos pedidos do cliente cabem nas horas que o valor mensal paga. Compare as duas todo mês. Um cliente que paga 6 horas e consome 11 todo mês precisa de outro plano, e a conversa fica fácil com o histórico de chamados na mão.

No Mentrun, o chamado que dá trabalho vira tarefa com Criar tarefa no projeto, dentro do projeto de manutenção do cliente, onde o cronômetro lança as horas. Faturamento das horas mostra as horas por cliente e a margem estimada pelo custo-hora. Veja em controle de horas e margem.

Como o cliente acompanha o site sem perguntar a toda hora?

O cliente para de perguntar quando vê o andamento sozinho. No portal do cliente, o contato entra com e-mail e senha e acompanha o projeto compartilhado: etapas e quanto foi feito, atualizações e entregas, arquivos e conversa. Horas, valores e notas internas nunca aparecem para ele.

• Publicar a entrega: quando a agência publica “Layout aprovado” ou “Site no ar”, o cliente recebe o aviso e baixa o arquivo pelo portal.
• Ver como cliente: antes de compartilhar, a equipe confere exatamente o que aparece para o contato.
• Link sem senha: para quem só quer acompanhar, Link para o cliente gera um resumo só de leitura que vale 30, 90 ou 180 dias.

Como fica o site e o primeiro mês de manutenção na Agência Pixel Norte?

A Agência Pixel Norte (fictícia) tem 7 pessoas e 22 clientes em plano de manutenção. Em setembro, publicou o site da Clínica Ortovida (fictícia), vendido por R$ 9.500, e fechou com ela o plano mensal de R$ 1.200 com 6 horas.

No fim do primeiro mês, a Ortovida tinha 4 chamados, todos dentro do prazo, e 5 das 6 horas do plano lançadas.

Por que agências de sites trocam e-mail e planilha de pedidos pelo Mentrun?

Porque no Mentrun o projeto do site, as aprovações, a manutenção e os chamados de cada cliente ficam juntos, com prazo medido: