O que é um sistema de gestão para software house?
Sistema de gestão para software house é o software que controla o lado de negócio do desenvolvimento sob encomenda: o que foi entendido no discovery, o escopo vendido, o contrato, os pedidos que chegam depois, as horas por projeto, a capacidade do time e o relacionamento com o cliente durante a entrega e o suporte.
É ele que diz se cada projeto deu lucro.
Uma software house vende um projeto com escopo e prazo, ou um time por mês. O prejuízo raramente está no código. Ele aparece na venda, quando o escopo sai vago, e na entrega, quando o “só um ajuste” do cliente vira três semanas de trabalho. O texto sobre scope creep mostra como esse crescimento acontece em qualquer projeto de serviço.
Onde a software house perde dinheiro, se não é no código?
- O discovery não vira documento. O que o cliente explicou sobre a regra de negócio fica na memória de quem participou da call.
- O escopo cresce em reunião. O responsável do cliente pede uma tela nova na review, e o time aceita para não criar atrito.
- O comercial promete prazo que o time não viu. A proposta sai antes de alguém técnico olhar o tamanho do trabalho.
- O suporte depois da entrega não tem fila. Erro, dúvida e pedido de melhoria chegam pelo mesmo grupo de WhatsApp.
- Ninguém sabe se o projeto deu lucro até a última parcela ser paga.
- O cliente pergunta “como está?” a cada dois dias porque não enxerga o andamento.
O que um sistema de gestão para software house precisa ter?
| O que precisa ter | Por que importa | Como funciona no Mentrun |
|---|---|---|
| Discovery registrado | A regra de negócio do cliente é a base do escopo | Call analisada e o que foi explicado vira página de Documentos com link para o trecho |
| Proposta e contrato | O escopo assinado é a régua de tudo que vem depois | Proposta por link, contrato de prestação de serviços, NDA e aditivo prontos, com ZapSign |
| Projeto com marcos e dependências | Homologação atrasada empurra a entrada em produção | Etapas editáveis, tarefas com dependência e Prazos e previsão |
| Pedido extra registrado | Change request sem registro vira hora grátis | Chamado do tipo alteração ligado ao projeto, com prazo |
| Horas e capacidade | O comercial só promete data que o time cumpre | Horas por projeto, margem estimada e capacidade das próximas semanas |
| Suporte com fila | Cliente de sustentação mede a empresa pela resposta | Chamados por prioridade com prazo de 1ª resposta e de resolução |
| Conexão com as ferramentas do time técnico | O desenvolvedor trabalha onde já trabalha | Automações que avisam outro app e criam tarefa quando outro app avisa, por webhook |
Quais indicadores a software house deve acompanhar?
A software house deve acompanhar a margem por projeto, as horas contra o previsto, os pedidos fora do escopo, a capacidade livre do time e o prazo de resposta do suporte. Os três primeiros protegem o lucro do projeto; os dois últimos protegem a próxima venda e a renovação.
| Indicador | O que mostra | Onde ver |
|---|---|---|
| Margem por projeto | Se o preço fechado cobre as horas reais | Controle de horas e margem |
| Horas lançadas x previstas | Estouro antes do fim do projeto | Horas por projeto |
| Pedidos fora do escopo | Quantos viraram change request cobrado | Chamados do tipo alteração por projeto |
| Capacidade das próximas semanas | Se cabe um projeto novo | Capacidade, no controle de horas |
| Prazo de resposta do suporte | Se a sustentação cumpre o combinado | Chamados, por prioridade |
Quanto um pedido fora do escopo custa para a software house?
Um pedido fora do escopo custa as horas que ele consome e a margem que ele tira do projeto. Em projeto de preço fechado, 20% a mais de horas pode cortar a margem pela metade, como mostra a conta.
Margem do projeto = (valor do projeto − horas lançadas × custo-hora) ÷ valor do projeto
Um aplicativo vendido por R$ 120.000 previa 900 horas. Com custo-hora de R$ 95, o custo previsto era R$ 85.500 e a margem, 28,8%. Se pedidos aceitos sem change request somarem 180 horas, o custo vai a R$ 102.600 e a margem cai para 14,5%, metade do previsto.
A calculadora de margem por cliente faz a mesma conta com os seus números. Para a conta existir no dia a dia, cada pedido novo precisa ser registrado e cada hora lançada no projeto certo.
Da venda à entrega: como a software house roda no Mentrun?
No Mentrun, a software house costuma partir do modelo Consultoria, porque o ciclo é parecido: diagnóstico, proposta com escopo, projeto com marcos e encerramento. As etapas do projeto e os critérios da nota da reunião são editáveis, então viram discovery, MVP, homologação e entrada em produção.
- 1
Discovery que vira documento
A call de discovery gravada pelo Fathom é analisada, e o que foi explicado na call vira página de Documentos com link para o trecho. A regra de negócio do cliente fica escrita e o Assistente responde sobre ela citando a fonte.
- 2
Proposta e contrato sem redigitar
A proposta vai por link e mostra quando o cliente abriu. O aceite vira contrato a partir dos modelos de prestação de serviços ou de termo de confidencialidade, com assinatura pela conta ZapSign da software house.
- 3
Contrato assinado vira projeto
O projeto nasce com o contexto da venda, as etapas e os prazos. Tarefas com dependência mostram o que trava o quê.
- 4
Pedido extra vira chamado
Mensagem do cliente que pede trabalho vira chamado com um toque, do tipo alteração, problema, pedido ou dúvida, com prazo de primeira resposta e de resolução por prioridade.
- 5
Horas por projeto e capacidade
O time lança horas na tarefa, separando faturável de não faturável. A capacidade das próximas semanas mostra se cabe um projeto novo antes de o comercial prometer data.
- 6
Ferramentas técnicas avisadas
As automações “Avisar outro app quando a tarefa for concluída” e “Criar tarefa quando outro app avisar” ligam o Mentrun às ferramentas do time técnico por webhook.
Pedido fora do escopo Projeto: ____ Cliente: ____ Pedido por: ____ em __/__ (reunião ou chamado nº __) O que foi pedido, com as palavras do cliente: ____ Onde está no escopo assinado: não previsto / previsto em parte (item __) Esforço estimado: __ horas Impacto no prazo: __ dias Valor: R$ ____ ou troca por item de tamanho parecido: ____ Decisão do cliente: aprovado / recusado / adiado para a próxima fase Aprovado por: ____ em __/__ Se aprovado: aditivo de contrato nº __
O registro só funciona se o escopo de partida estiver escrito. Use o modelo de escopo de projeto com o que entra no projeto e o critério de aceite de cada entrega.
O Copilot de vendas funciona na venda de software sob encomenda?
Funciona no Google Meet, no Zoom e no Teams pelo navegador. O Copilot de vendas do Mentrun acompanha a call de vendas ao vivo e, quando o cliente traz uma objeção, mostra na hora a resposta do seu playbook e a pergunta para conduzir o fechamento. Na software house, vale cadastrar no playbook objeções como “outra empresa fez por menos”, “vocês entregam no prazo?” e “preciso levar para a diretoria”, cada uma com a resposta que leva a conversa para escopo e risco em vez de desconto.
A transcrição acontece pelo navegador do closer, sem gravar a call. No fim, “Enviar pro Mentrun” transforma a call em reunião e entra na análise com IA.
Veja o caminho do discovery ao suporte
Deixe seu contato e a equipe Mentrun mostra a call de discovery analisada, o pedido extra como chamado e a margem de um projeto seu.
Como é um dia numa software house com o Mentrun?
A Trilha Software (fictícia) tem 18 pessoas, desenvolve sistemas web e aplicativos sob encomenda e toca 6 projetos ao mesmo tempo, além do suporte de 11 sistemas entregues. Uma quinta-feira:
| Hora | O que acontece na software house | O que o Mentrun faz |
|---|---|---|
| 9h | Daily técnica do time | O gerente olha Prazos e previsão: o projeto de uma transportadora está em atenção, com a homologação 4 dias atrasada |
| 10h | Review com a transportadora, gravada pelo Fathom | Às 10h47 o resumo registra o pedido de uma tela de relatório nova. O gerente abre um chamado do tipo alteração e preenche o registro de change request: 40 horas |
| 11h30 | Call de discovery com uma rede de lojas | A análise mostra nota baixa em “Processo de decisão”: ninguém perguntou quem aprova o orçamento. Próximo passo sugerido: reunião com o diretor de TI |
| 14h | Um cliente de suporte abre chamado pelo portal: erro na emissão de pedidos | O chamado entra como problema, prioridade urgente, e a automação “Chamado urgente avisa a gestão” leva o caso ao gerente |
| 15h | O comercial quer prometer início em 15 dias para a rede de lojas | A capacidade das próximas semanas mostra o time de front-end ocupado até o fim do mês. A proposta sai com início em 30 dias |
| 17h | A transportadora aprova a tela nova | O aditivo sai do modelo pronto e vai para assinatura |
| 18h | Fechamento das horas | O projeto da transportadora está com 610 de 900 horas, e as 40 horas da tela nova entram como trabalho cobrado |
Como implantar o sistema na software house em 7 dias?
- 1
Dia 1: modelo Consultoria adaptado
Escolha “Consultoria” na configuração guiada e troque as etapas do projeto por discovery, MVP, homologação e entrada em produção.
- 2
Dia 2: time e cargos
Convide comercial, gerentes de projeto e desenvolvedores. Com usuários ilimitados, todo o time lança horas no mesmo lugar.
- 3
Dia 3: projetos ativos e escopos
Crie os projetos em andamento, registre o escopo assinado de cada um em Documentos e marque a etapa atual.
- 4
Dia 4: suporte com prazos
Defina o prazo de resposta por prioridade para os clientes de sustentação e abra o portal para eles.
- 5
Dia 5: reuniões conectadas
Conecte o Fathom. Discovery e reviews passam a chegar analisados.
- 6
Dia 6: webhooks
Ligue “Avisar outro app quando a tarefa for concluída” para a ferramenta técnica do time saber o que o cliente aprovou.
- 7
Dia 7: custo-hora e primeira margem
Cadastre o custo-hora por pessoa, aprove a semana de horas e veja a margem estimada de cada projeto.
Por que software houses trocam planilhas de horas e grupos pelo Mentrun?
| Situação | Com planilhas e grupos | No Mentrun |
|---|---|---|
| Regra de negócio do cliente | Na memória de quem fez o discovery | Documento com link para o trecho da call |
| Pedido na review | Aceito para não criar atrito | Chamado de alteração com esforço, prazo e valor |
| Data prometida pelo comercial | Sem olhar o time | Capacidade das próximas semanas antes da proposta |
| Margem do projeto | Descoberta na última parcela | Margem estimada toda semana |
| Preço com o time crescendo | Ferramentas cobradas por pessoa | R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados |
Modelo para começar
Modelo Consultoria
O ponto de partida mais próximo do seu dia a dia é o modelo Consultoria. Ele traz os critérios da nota, as objeções de consultoria e o “Projeto de consultoria”, do diagnóstico ao plano de ação, à implantação e ao encerramento. Depois, o assistente troca nomes, etapas e campos pelos do seu ramo.
Não encontrou o seu ramo? A gente monta com você
São 9 modelos prontos, e nenhum deles prende a sua empresa. Se o seu jeito de trabalhar é outro, o Mentrun se adapta ao seu processo, e não o contrário.
- Agência
- Consultoria
- Mentoria
- Serviço recorrente
- Advocacia
- Contabilidade
- Arquitetura e engenharia
- Energia solar
- Genérico
O assistente monta com você
Conte como a sua empresa trabalha. Ele prepara os nomes do sistema, o menu, os campos, as etapas do projeto e as pastas, mostra a prévia e você aplica com um toque.
Nossa equipe ajuda na implantação
Na demonstração, a equipe Mentrun entende o seu processo e acompanha a configuração até o time usar no dia a dia, com suporte pelo WhatsApp.
Um preço, o time inteiro
R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados. Teste grátis por 7 dias, sem cartão.
Perguntas frequentes
O Mentrun conversa com as ferramentas do time de desenvolvimento?
Sim, por webhook. As automações “Avisar outro app quando a tarefa for concluída” e “Criar tarefa quando outro app avisar” ligam o Mentrun à ferramenta técnica do time, e o desenvolvedor segue trabalhando onde já trabalha.
Como controlar escopo em projeto de software sob encomenda?
Registre o escopo assinado, trate cada pedido novo como change request com esforço, prazo e valor, e só execute depois da decisão do cliente. No Mentrun, o pedido vira chamado ligado ao projeto, e as horas mostram o impacto na margem.
O cliente da software house consegue acompanhar o projeto?
Sim, pelo portal do cliente. Ele vê o andamento por etapa, as entregas e os arquivos que a software house compartilhar, conversa com a equipe e abre chamados. Horas, valores e notas internas ficam só para a equipe.
Como saber se a software house tem capacidade para um projeto novo?
Compare as horas previstas do projeto novo com a capacidade livre do time nas próximas semanas. No Mentrun, a tela de capacidade mostra essa folga antes de o comercial prometer data.
Quanto custa o Mentrun para uma software house?
O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados, então desenvolvedores, gerentes e comercial entram sem custo por pessoa. O teste grátis dura 7 dias, sem cartão.
Quanto custa um sistema de gestão para software house?
O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos. Para uma software house de 18 pessoas, o valor é o mesmo de uma de 5.
Escopo registrado e margem à vista
O Mentrun transforma o discovery em documento, o pedido extra em chamado e as horas em margem por projeto. Deixe seu contato e veja com um projeto da sua software house.
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