Sistema para empresa de coaching: processos, sessões, metas do coachee e sigilo organizados

Uma empresa de coaching reúne coaches próprios e associados, processos individuais e contratos corporativos, sessões semanais e quinzenais. O que sustenta a reputação é o processo bem conduzido: metas claras no início, sessões que retomam o combinado, sigilo respeitado e um encerramento que mostra o que mudou. Sem registro, cada coach faz do seu jeito e a empresa não enxerga a carteira.

Programas em turma vendidos em call têm outra rotina, descrita no sistema para mentoria, e o uso de IA nesse formato está em IA para mentoria. Esta página trata do processo de coaching individual e do coaching executivo contratado por empresas.

Onde a empresa de coaching perde tempo e clientes?

Perde quando o processo depende da memória do coach. A meta combinada na primeira sessão some, a tarefa entre encontros não é retomada, o patrocinador do RH não recebe notícia e o pacote termina sem conversa de resultado. A renovação, que deveria ser natural, nem chega a ser proposta.

• Meta vaga. "Melhorar a liderança" sem indicador, e no encerramento ninguém sabe dizer o que mudou.
• Sessão que recomeça do zero. O coach não releu as anotações e pergunta de novo o que o coachee já contou.
• Anotação exposta. O registro da sessão fica numa pasta que todo o time abre.
• Patrocinador sem retorno. O RH pagou o processo do diretor e só fica sabendo do andamento quando pergunta.
• Pacote sem controle. Ninguém sabe quantas sessões restam, e a última passa sem a conversa de encerramento.
• Coach associado sem padrão. Cada um registra num caderno, e a empresa perde o histórico quando ele sai.

Como estruturar um processo de coaching do início ao fim?

Um processo de coaching costuma ter cinco fases: contrato e alinhamento, diagnóstico e metas, sessões de desenvolvimento, revisão do meio do processo e encerramento. Cada fase tem entregável e, no coaching executivo, um momento combinado com o patrocinador. O modelo abaixo serve para pacotes de 8 a 12 sessões.

ACORDO DE METAS DO PROCESSO DE COACHING
Coachee: ____  Cargo: ____  Coach: ____
Patrocinador (se houver): ____  Empresa: ____
Pacote: ____ sessões de ____ min  Frequência: ____  Início: ____/____/____  Fim previsto: ____/____/____

SIGILO
O conteúdo das sessões é confidencial entre coach e coachee.
O patrocinador recebe só: presença, fase do processo e avanço nas metas acordadas a três.

METAS DO PROCESSO (no máximo 3)
Meta 1: ____
  Como vamos saber que chegou lá (indicador ou comportamento observável): ____
  Ponto de partida hoje: ____  Quem pode observar a mudança: ____
Meta 2: ____
  Indicador: ____  Ponto de partida: ____
Meta 3: ____
  Indicador: ____  Ponto de partida: ____

MARCOS
[ ] Sessão de alinhamento a três (coach, coachee, patrocinador)
[ ] Diagnóstico concluído e metas assinadas
[ ] Revisão do meio do processo (sessão ____)
[ ] Conversa a três sobre o avanço
[ ] Sessão de encerramento: o que mudou, o que continua, próximos passos

COMBINADOS
Remarcação com antecedência mínima de ____ horas.
Sessão desmarcada fora do prazo conta como realizada: [ ] Sim [ ] Não
Gravação de sessão só com autorização por escrito do coachee.

No Mentrun, o modelo Mentoria traz uma jornada pronta com diagnóstico, plano de ação, checkpoints e encerramento, e pastas de anotações das sessões já restritas e sensíveis. Troque os nomes das fases para o seu processo de coaching e use Salvar como modelo: cada coachee novo nasce igual.

Como agendar e registrar as sessões?

Cada sessão é uma tarefa no projeto do coachee, numerada e com data. Para a frequência fixa, o Repetir da tarefa cria a próxima toda semana nos dias escolhidos ou a cada 14 dias. A reunião sai de Comercial › Agenda › Agendar reunião, com link do Google Meet e convite por e-mail.

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   Antes da sessão

   O coach abre a tarefa, relê a anotação da sessão anterior e confere o que ficou combinado para o intervalo.

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   Durante

   A conversa acontece no Meet ou presencialmente. Se o coachee autorizou a gravação, ela chega pelo Fathom, tl;dv ou Read AI e a análise traz resumo e próximos passos.

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   Depois

   A anotação vai para a pasta restrita do processo, e o compromisso do coachee para a próxima sessão vira tarefa com prazo. O plano atualizado pode ser publicado no portal.

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   No meio e no fim

   As sessões de revisão e de encerramento já estão no modelo, com o acordo de metas ligado, para comparar ponto de partida e situação atual.

Para pedir a autorização de gravação, use o modelo de termo de consentimento de gravação. Sem gravação, o coach registra a anotação no documento da sessão, e nada passa pela IA.

Como proteger o sigilo das sessões?

O sigilo é configurado por pasta. A pasta restrita só aparece para as pessoas ou cargos escolhidos, como o coach do processo, além de quem a criou e do Dono; a pasta sensível fica fora do Assistente, da busca com IA e da cópia dos dados. O que está dentro herda as duas regras.

• Anotações das sessões: pasta restrita e sensível em todo processo, criada pelo modelo de projeto e liberada ao coach responsável.
• Diagnóstico e avaliações: questionários e resultados de avaliação ficam na mesma regra.
• Plano de desenvolvimento: pasta comum, que o coachee pode ver no portal quando o coach publicar.
• Contrato e pagamento: pasta restrita, sem dado da conversa.

Coaching não é terapia. Quando o tema da sessão pede outro profissional, o código de ética do coach orienta o encaminhamento, e o registro desse cuidado também fica na pasta restrita.

Como prestar contas ao patrocinador sem quebrar o sigilo?

No coaching executivo, o RH ou a diretoria que paga recebe o andamento, não o conteúdo. No Mentrun, o Link para o cliente gera uma página só de leitura do projeto, válida por 30, 90 ou 180 dias, com etapas, entregas da semana e próximos passos. Notas e tarefas com a etiqueta interno nunca aparecem.

As conversas a três, no início e no meio do processo, ficam como reuniões ligadas ao cliente corporativo, com resumo e próximos passos. O contrato com a empresa sai de Propostas, por link, e o aceite vira contrato e projeto. Mais em portal do cliente.

Quanto vale, de verdade, a hora de um pacote de coaching?

A hora real do pacote é o valor dividido por todas as horas que o processo consome, não só as de sessão. Preparo, relatório e conversas com o patrocinador entram na conta, e é nela que o preço do próximo pacote se ajusta.

Com o Controle de horas, o coach liga o cronômetro em cada tarefa, e o Faturamento das horas mostra a margem estimada por cliente. A calculadora de valor-hora ajuda a definir o preço do pacote.

Como cobrar pacotes e acompanhar os coaches associados?

O pacote parcelado entra em A receber com Repetição mensal e o último vencimento, e vira assinatura. O repasse ao coach associado entra em A pagar, ligado ao projeto do coachee. A Agenda do Financeiro mostra o que entra e sai em cada dia.

Com usuários ilimitados, cada coach associado tem acesso próprio, as anotações de cada processo ficam restritas ao coach responsável e a empresa mantém o histórico quando a parceria termina. O contrato de prestação de serviços e o termo de confidencialidade estão entre os modelos prontos de Contratos.

Qual rotina semanal funciona numa empresa de coaching?

Uma rotina curta mantém a carteira em dia: segunda para olhar sessões e pacotes perto do fim, sessões no meio da semana e sexta para registros e conversas com patrocinadores. A tabela mostra a semana da Rumo Coaching Executivo (fictícia), com 2 sócias e 5 coaches associados.

Quanto custa o Mentrun para uma empresa de coaching?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Sócios, coaches associados e equipe administrativa entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.

Empresas que também vendem treinamentos em turma podem ver o sistema para empresa de treinamento, e os modelos de cada ramo estão em sistema de gestão por ramo de atividade.