Sistema para produtora de vídeo: do briefing ao corte final, com a margem de cada job

Produtora vende job: um preço fechado para um vídeo com prazo, roteiro e número de versões combinados. O dinheiro do job se decide na pós-produção, quando o corte 2 vira corte 5, a trilha muda depois da cor e ninguém lembra direito o que o cliente pediu no briefing. Abaixo, um modelo de projeto para copiar, a conta da margem por job e um institucional preenchido.

Se o estúdio também cria identidade visual e peças estáticas, o sistema para agência de branding e design cobre o projeto de marca. Aqui o assunto é vídeo: institucional, publicidade, conteúdo de marca e evento filmado.

O que um sistema para produtora de vídeo precisa organizar?

Um sistema para produtora de vídeo precisa organizar o job inteiro num lugar só: o que foi combinado no briefing, as fases com prazo, a diária de gravação, cada versão enviada ao cliente, as horas de edição e finalização e os custos de fora. Sem isso, a produtora descobre o prejuízo só no fechamento do mês.

• Pré-produção: briefing, roteiro, decupagem, locação, elenco e plano de filmagem aprovados antes da diária.
• Produção: a diária de gravação com equipe, equipamento e ordem do dia.
• Pós-produção: montagem, rodadas de corte, cor, som, trilha, legendas e versões para cada rede.
• Entrega: master, cortes derivados e termo de aceite, num canal que o cliente encontra de novo daqui a um ano.
• Números do job: horas da equipe fixa, diárias de freelancers, locação e trilha licenciada contra o preço vendido.

Por que o job de vídeo estoura na pós-produção?

O job estoura na pós porque é lá que o gosto do cliente aparece. Na pré, todos concordam com o roteiro no papel; quando o corte chega, surgem pedidos que o roteiro não previa, e cada ajuste custa horas de editor e colorista. Os sinais se repetem:

• Comentário em cinco lugares. O gerente comenta por e-mail, a sócia por mensagem, o diretor numa call, e o editor junta tudo de cabeça.
• Rodada sem número. O orçamento previa duas alterações, o cliente está no corte 5 e ninguém tem o registro para mostrar.
• Mudança de roteiro com cara de ajuste. “Dá para trocar a locução e incluir o depoimento do diretor?” chega como detalhe e refaz metade da montagem.
• Briefing que não chega ao editor. Quem esteve na reunião sabe que o cliente detesta trilha eletrônica; o freelancer de edição descobre no corte 1.
• Custo de fora longe do job. A diária do câmera e a trilha licenciada são pagas, mas ninguém soma isso ao job antes de dar o preço do próximo.

Quais etapas colocar no modelo de projeto de um job de vídeo?

Coloque no modelo as fases do job, cada uma com tarefas, responsável e prazo contado a partir do início do projeto, e deixe as rodadas de corte como tarefas próprias. Assim todo job novo nasce com o cronograma montado, e a equipe vê em que ponto cada vídeo está sem perguntar a ninguém.

MODELO DE PROJETO: JOB DE VÍDEO INSTITUCIONAL
Prazo total de referência: 30 dias corridos. Ajuste ao seu ritmo.
(dia = dias depois do início do projeto)

ETAPA 1. PRÉ-PRODUÇÃO
[dia 0]  Reunião de briefing com o cliente (gravada)
[dia 2]  Briefing do job escrito e aceito pelo cliente
[dia 5]  Roteiro: versão 1 enviada
[dia 7]  Roteiro aprovado (depende de: versão 1)
[dia 9]  Decupagem, lista de planos e ordem do dia
[dia 10] Locação, elenco e equipe confirmados
[dia 11] Reunião de pré-produção com o cliente

ETAPA 2. PRODUÇÃO
[dia 13] Diária de gravação
[dia 14] Cópia do material bruto em dois lugares
[dia 14] Relatório da diária: o que foi gravado e o que faltou

ETAPA 3. PÓS-PRODUÇÃO
[dia 18] Montagem: corte 1 enviado ao cliente
[dia 20] Rodada 1: ajustes do cliente num retorno só
[dia 22] Corte 2 enviado (depende de: rodada 1)
[dia 24] Rodada 2: ajustes finais
[dia 26] Cor, mixagem de som, trilha e legendas
[dia 27] Versões derivadas (vertical, 30 s, 15 s)

ETAPA 4. ENTREGA
[dia 28] Master e versões publicados no canal oficial do projeto
[dia 29] Termo de aceite assinado
[dia 30] Material bruto arquivado e job encerrado

REGRAS DO JOB
Rodadas incluídas: 2 de montagem e 1 de cor e som
Prazo do cliente para responder cada corte: 2 dias úteis
Mudança de roteiro depois de aprovado: novo orçamento

No Mentrun, o modelo de projeto guarda etapas, tarefas, prazo em dias depois do início, responsável padrão e dependência entre tarefas, e cada tarefa mostra se a anterior já foi concluída. Fez o primeiro job assim? Salvar como modelo transforma esse projeto no ponto de partida dos próximos institucionais.

Como a reunião de briefing vira roteiro de tarefas?

A reunião de briefing vira roteiro de tarefas quando é gravada e analisada logo depois: a IA lê a transcrição, devolve o resumo com o que o cliente quer e o que vetou, e cada próximo passo vira tarefa do job com responsável e prazo. Ninguém escreve ata, e o editor recebe o contexto antes do corte 1.

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   Grave a call de briefing

   A call gravada no Fathom chega sozinha ao Mentrun. Briefing feito em outro lugar entra por Enviar transcrição, com o texto colado ou o arquivo (.txt, .vtt, .srt, .docx ou .pdf).

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   Leia a análise

   Em até 2 minutos, a reunião traz resumo, até 8 próximos passos e os momentos-chave com o minuto exato. O vídeo do Fathom abre no topo da reunião, e tocar num horário leva ao trecho.

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   Transforme os passos em tarefas

   “Cliente envia o logo em vetor até quarta” e “produtora manda o roteiro v1 na sexta” viram tarefas do job com um toque de confirmação, ou sozinhos com a automação Transformar os próximos passos da reunião em tarefas.

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   Guarde o briefing em Documentos

   O briefing fica como documento do tipo briefing na pasta do cliente, a partir do modelo pronto Briefing de projeto, com versões e comentários.

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   Leve os vetos para a montagem

   Copie o que o cliente vetou (“nada de imagem aérea, a marca é intimista”) para a descrição da tarefa de montagem, com o minuto da call, e o editor começa o corte 1 sabendo o que evitar.

Como contar as rodadas de corte sem discutir com o cliente?

Conte as rodadas escrevendo o número no orçamento, criando uma tarefa por rodada e pedindo ao cliente um retorno consolidado por corte. Quando o quinto pedido chegar, a produtora mostra o histórico em vez de discutir memória. O desenho de etapas e prazos está no texto sobre fluxo de aprovação com cliente.

• Uma tarefa por rodada. “Rodada 1: ajustes do corte 1”, com os pedidos no checklist e as horas lançadas nela. O total de rodadas fica à vista no projeto.
• Um canal para o retorno. O corte vai pelo portal do cliente: Publicar avisa o cliente de cada versão nova, e a conversa do projeto guarda os comentários. Mensagem que pede trabalho vira chamado com um toque, já com o cliente e o projeto.
• Mudança de roteiro tem outro nome. Trocar a locução ou incluir um depoimento depois do roteiro aprovado é change request: prazo e valor novos, formalizados num aditivo.
• Prazo de resposta do cliente. Dois dias úteis por corte, escritos no orçamento. Se o cliente atrasar, a entrega anda junto, e Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou.

Como calcular a margem de um job de vídeo?

A margem do job é o preço vendido menos os custos de fora e menos as horas da equipe multiplicadas pelo custo-hora. Faça a conta duas vezes: no orçamento, com as horas previstas, e na entrega, com as horas lançadas. A diferença mostra quanto as rodadas extras custaram.

No Mentrun, as horas saem do cronômetro na tarefa e aparecem por cliente, projeto e pessoa em Faturamento das horas, com a margem estimada pelo custo-hora de cada pessoa. Os custos de fora entram no Financeiro como contas a pagar, com fornecedor e vencimento. Veja o recurso de controle de horas e margem e refaça a conta na calculadora de margem por cliente.

Como fica um institucional na Produtora Quadro Vivo?

A Produtora Quadro Vivo (fictícia) tem 6 pessoas fixas, entre direção, produção, edição e atendimento, e chama câmera, som e colorista por diária. Em outubro, fechou um institucional para a Cooperativa Vale Verde (fictícia) por R$ 28.000, com 30 dias de prazo e duas rodadas de corte incluídas.

Com o depoimento cobrado à parte, o job fechou com R$ 31.800 de receita, R$ 8.600 de custos de fora e 171 horas a R$ 75: margem de R$ 10.375, acima da prevista. A produtora salvou o projeto como modelo para os próximos institucionais.

Por que produtoras trocam a planilha de jobs e as pastas soltas pelo Mentrun?

Porque no Mentrun briefing, cronograma, rodadas, horas e entrega ficam no mesmo job, e o preço não sobe quando a produtora chama mais freelancers: