Sistema para BPO de departamento pessoal: pedidos, admissões e rotina mensal de cada empresa atendida

O BPO de DP vende tranquilidade para o RH do cliente: alguém cuida de admissão, férias, rescisão e fechamento do mês sem erro. O cálculo da folha, o ponto e o envio dos eventos ao governo ficam no sistema de folha que o escritório já usa. O que costuma faltar é a organização em volta: quem pediu o quê, quando, e o que ainda falta do cliente.

Escritórios que também cuidam do financeiro dos clientes podem comparar com o sistema para BPO financeiro, que trata de conciliação e contas a pagar.

Onde o BPO de departamento pessoal perde tempo?

Perde na informação que chega incompleta e no pedido que chega por canal solto. A admissão de segunda vem sem o número do PIS, as variáveis do mês chegam depois do fechamento e o pedido de férias de um funcionário fica perdido numa conversa de sexta à noite.

• Pedido sem registro. O RH do cliente pede uma rescisão por mensagem e ninguém marca quem assumiu nem o prazo combinado.
• Documento faltando. A admissão para porque falta um documento, e o analista cobra o cliente três vezes em lugares diferentes.
• Variáveis atrasadas. Horas extras, faltas e comissões chegam em planilhas soltas, depois da data combinada.
• Dado pessoal exposto. Cópia de documento de funcionário circula por canais sem controle de quem vê.
• Cliente que pede demais. Uma empresa de 30 funcionários abre mais pedidos que uma de 120, pelo mesmo honorário.
• Analista sobrecarregado. O fechamento cai na mesma semana para todas as empresas, e ninguém vê a carga antes.

Como receber os pedidos dos clientes com prazo?

Cada pedido vira um chamado, ligado à empresa atendida. O RH do cliente abre pelo portal, escolhendo pedido, problema, alteração ou dúvida, e o chamado entra na fila já com o cliente. O prazo da primeira resposta começa a contar na abertura, e todo o time vê quem está cuidando.

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   Defina os prazos

   Em Prazo de atendimento, escolha o tempo da primeira resposta e da resolução por prioridade, contando só o expediente do escritório ou em prazo corrido.

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   Separe por tipo

   Use categorias como Admissão, Férias, Rescisão, Variáveis e Dúvida trabalhista para filtrar a fila.

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   Pause quando falta o cliente

   Aguardando cliente pausa o prazo de resolução enquanto o documento não chega.

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   Combine por dentro

   A conversa interna do chamado fica só com a equipe; para falar com o RH, use Responder ao cliente.

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   Feche com nota

   Resolvido o chamado, o cliente dá uma nota de 1 a 5, que aparece no próprio chamado.

As visões Meus, Sem responsável e Atrasados mostram o que pede ação hoje. Para ordenar o que é urgente, use a matriz de prioridade de chamados. Detalhes da fila em chamados.

Como a ficha de admissão chega completa?

Por um formulário de admissão. Em Tarefas › Formulários, monte as perguntas e os anexos que o escritório precisa e escolha que cada resposta vire tarefa no projeto da empresa atendida, com responsável e prazo. O RH do cliente responde pelo link, sem conta, e o analista é avisado no sino.

• Anexos no próprio formulário: até 5 arquivos por pergunta, de até 20 MB cada.
• Aceite da LGPD: com o texto ligado, quem responde marca o aceite e a data fica na resposta.
• Prazo de guarda: depois do prazo escolhido, as respostas e os arquivos são apagados sozinhos.
• Pasta restrita e sensível: os documentos do funcionário ficam numa pasta só para quem você escolher, fora da IA e da cópia dos dados.

A lista do que pedir em cada admissão está no checklist de admissão.

Como montar a rotina mensal de cada empresa atendida?

Cada empresa atendida ganha um projeto de rotina com as tarefas do mês, cada uma com o dia combinado em contrato. As tarefas se repetem todo mês, e concluída a de outubro, a de novembro aparece com a data nova. Monte uma vez, use Salvar como modelo e o cliente novo nasce com a mesma rotina.

ROTINA MENSAL DE DEPARTAMENTO PESSOAL
Empresa atendida: ____  CNPJ: ____  Nº de funcionários: ____
Responsável no cliente: ____  Analista do escritório: ____
Datas: use as do contrato e as da legislação que o escritório segue.

INÍCIO DO MÊS
[ ] Dia __: pedir as variáveis do mês (horas extras, faltas, comissões)
[ ] Dia __: conferir admissões e desligamentos da competência
[ ] Dia __: conferir férias programadas para os próximos 60 dias

FECHAMENTO
[ ] Dia __: receber o ponto e as variáveis (sem resposta: lembrete no chamado)
[ ] Dia __: processar a folha no sistema de folha do escritório
[ ] Dia __: enviar a prévia ao cliente para conferência
[ ] Dia __: liberar holerites e guias depois do ok do cliente

ENVIOS E OBRIGAÇÕES
[ ] Dia __: conferir os envios da competência no sistema de folha
[ ] Dia __: arquivar os comprovantes na pasta do mês

ACOMPANHAMENTO
[ ] Chamados abertos da empresa revisados
[ ] Horas do mês lançadas no projeto do cliente

Em Empresa › Campos personalizados, crie no projeto os campos Número de funcionários, Dia de fechamento e Sindicato da categoria. Eles aparecem em Dados do projeto, e quem cobre as férias de um colega abre o cliente e vê o essencial.

Como saber quais clientes pedem mais do que pagam?

Com o Controle de horas, o analista liga o cronômetro no chamado ou na tarefa. O Faturamento das horas mostra as horas e a margem estimada de cada empresa atendida, e as Metas do período contam sozinhas os chamados resolvidos e o tempo médio de resolução.

O honorário entra em A receber com Repetição mensal e vira assinatura no Financeiro. O contrato sai do modelo pronto de serviço mensal, e o cartão Vigência avisa antes do fim.

Como organizar a semana do DP entre chamados e fechamento?

Comece pela fila de chamados e deixe um dia livre para os pedidos que chegam fora do calendário. A tabela mostra a semana da Prumo DP (fictícia), com 5 analistas e 42 empresas atendidas.

O que o RH do cliente vê pelo portal?

O RH do cliente entra num portal só da empresa dele, com a marca do escritório. Ele abre chamados, conversa com o analista e baixa os arquivos que você publicar, como a prévia da folha. Horas, valores e notas internas não aparecem, e o contato do cliente não ocupa vaga. Mais em portal do cliente.

Escritórios que fazem a contabilidade junto com o DP encontram a rotina fiscal e o atendimento em sistema para escritório de contabilidade.

Quanto custa o Mentrun para um BPO de departamento pessoal?

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Os analistas entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste é de 7 dias, sem cartão.

O RH de cada empresa atendida usa o portal sem custo a mais, e o formulário de admissão é respondido pelo link, sem conta.