Sistema para consultoria de comércio exterior: cada operação com etapas, documentos e prazos no mesmo lugar

A consultoria de comex vive de muitas operações pequenas andando ao mesmo tempo. Cada uma tem fornecedor no exterior, agente de carga, despachante parceiro, banco de câmbio e um importador que quer saber onde está a mercadoria. Com 30 operações abertas, o controle em planilha e grupo de mensagens deixa escapar o documento que faltou e a data que mudou.

O registro das declarações continua no Portal Único Siscomex, com quem já faz hoje, e o Mentrun organiza o trabalho em volta dele: quem faz o quê, até quando, com qual documento. A visão geral para o ramo está em sistema de gestão para consultoria.

Onde a consultoria de comércio exterior perde tempo e margem?

Perde na passagem de informação entre muitas mãos. O documento chega por um canal, a mudança de data chega por outro, e o analista monta o quadro da operação de memória. O resultado é retrabalho, armazenagem que poderia ter sido evitada e um cliente que liga para perguntar o que já devia saber.

• Documento perdido no meio do caminho. A fatura comercial revisada ficou no anexo de uma conversa, e o despachante recebeu a versão anterior.
• Data de chegada sem dono. O agente de carga avisou que o navio atrasou, mas ninguém ajustou as tarefas que dependiam da chegada.
• Exigência sem prazo. Um órgão anuente pediu complemento e a resposta ficou parada porque ninguém sabia quem tinha recebido.
• Cliente sem notícia. O importador pergunta toda semana a mesma coisa, e cada resposta toma 15 minutos do analista.
• Honorário que não fecha. A operação com licença e exigência consumiu o dobro de horas de uma operação simples, pelo mesmo valor.
• Conhecimento na cabeça de uma pessoa. Só um analista sabe classificar aquela linha de produtos, e o que ele sabe não está escrito.

Como transformar cada operação de importação em projeto?

Cada operação ganha um projeto com etapas fixas, da abertura ao fechamento de custos. Monte as etapas e as tarefas uma vez, use Salvar como modelo e toda operação nova nasce igual, com as pastas certas e um nome padrão com o cliente. O modelo abaixo serve de ponto de partida.

PROJETO: OPERAÇÃO DE IMPORTAÇÃO
Cliente: ____  Referência do cliente: ____
Produto: ____  Classificação fiscal (NCM): ____
Fornecedor: ____  País de origem: ____
Modal: [ ] marítimo [ ] aéreo [ ] rodoviário  Incoterm: ____
Analista responsável: ____  Despachante parceiro: ____

ETAPA 1: ABERTURA
[ ] Pedido de abertura recebido com fatura proforma
[ ] Conferência da classificação fiscal e do tratamento administrativo
[ ] Estimativa de custos de nacionalização enviada ao cliente
[ ] Câmbio: forma de pagamento combinada com o cliente

ETAPA 2: LICENÇAS E PRÉ-EMBARQUE
[ ] Licenças e autorizações necessárias pedidas (se houver)
[ ] Documentos do fornecedor conferidos: fatura comercial, packing list
[ ] Reserva de espaço confirmada com o agente de carga

ETAPA 3: EMBARQUE E TRÂNSITO
[ ] Conhecimento de embarque recebido e conferido
[ ] Data prevista de chegada registrada no projeto
[ ] Seguro internacional, se contratado

ETAPA 4: CHEGADA E DESPACHO
[ ] Documentos entregues ao despachante (versão final)
[ ] Acompanhamento do registro e da liberação
[ ] Exigências respondidas no prazo

ETAPA 5: ENTREGA E FECHAMENTO
[ ] Transporte até o cliente agendado
[ ] Custos reais lançados e comparados com a estimativa
[ ] Relatório de fechamento publicado no portal

Em Empresa › Campos personalizados, crie no projeto campos como Modal, Incoterm, NCM e Previsão de chegada, este do tipo data. Um campo do tipo Pessoa do time, como Analista da operação, passa para a pessoa escolhida todas as tarefas abertas com a etiqueta combinada. Quem abre o projeto vê o essencial sem ler nenhum PDF.

Como receber e conferir os documentos da operação sem caçar anexo?

O pedido de abertura chega por um formulário com link: o cliente responde, anexa a proforma e os dados do produto, e a resposta já cria o projeto da operação a partir do modelo. Cada pergunta de arquivo aceita até 5 arquivos de até 20 MB, e quem responde não precisa de conta.

As pastas nascem com o modelo de projeto, e cada uma pode ser restrita às pessoas escolhidas e sensível, fora da IA e da cópia dos dados. Cada salvamento de documento guarda uma versão, e Versões mostra a anterior. O passo a passo de nomes, versões e revisões está em como fazer controle de documentos.

Como acompanhar embarque, chegada e liberação quando as datas mudam?

Cada marco vira tarefa com prazo e responsável, e as tarefas que só começam depois de outra usam Depende de. Quando o navio atrasa, Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto. O Cronograma mostra cada operação no tempo, com as setas entre as tarefas.

• Todas as operações numa tela: em Projetos, o quadro por etapa mostra cada operação como um cartão. Etapa terminou, arraste o cartão para a coluna seguinte.
• O que vai atrasar: Prazos e previsão mostra a data provável de cada projeto pelo ritmo das últimas 4 semanas.
• Exigência com prazo: a exigência recebida vira tarefa urgente no projeto, com o documento pedido no checklist.
• Segunda-feira sem planilha: o Relatório semanal mostra, para cada projeto ativo, o que foi feito, o que atrasou e com quem, e os próximos prazos.

O que o importador acompanha pelo portal do cliente?

Pelo Portal do cliente, o importador vê o andamento da operação, as atualizações e os arquivos que a consultoria liberar, conversa com a equipe e abre chamados de pedido, problema, alteração ou dúvida. Horas, valores e notas internas não aparecem. Quando você publica “Carga liberada”, ele recebe o aviso.

Para quem não precisa de login, o Link para o cliente gera uma página só de leitura, válida por 30, 90 ou 180 dias, com as etapas, as entregas da semana e os próximos passos. Detalhes em portal do cliente.

Como a reunião com o importador vira tarefa com prazo?

A reunião de planejamento com o importador chega pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou por Reuniões › Enviar transcrição. A análise devolve resumo e próximos passos, e a automação Criar tarefas dos próximos passos cria uma tarefa para cada combinado da equipe, sem repetir.

O que o analista mais experiente sabe sobre uma linha de produtos vira documento do tipo Procedimento ou Wiki, e o Assistente responde a partir dele, com o link de origem. Mais em reuniões com IA.

Quanto cada operação custa de verdade para a consultoria?

Com o Controle de horas, o analista liga o cronômetro na tarefa da operação. O Faturamento das horas mostra, por cliente e por projeto, as horas gastas e a margem estimada pelo custo-hora do time. Assim fica claro qual tipo de operação pede honorário diferente.

A calculadora de margem por cliente faz a mesma conta no navegador, sem cadastro.

Como fica a semana de uma consultoria de comex no Mentrun?

Uma rotina curta evita a maior parte das surpresas: segunda para olhar chegadas da semana, o meio da semana para documentos e despacho, quinta para custos e sexta para atualizar o cliente. A tabela mostra a semana da Rota Sul Comex (fictícia), com 4 analistas e 26 operações abertas.

Como ficam proposta, contrato e cobrança?

A proposta sai de um modelo em Propostas e, aceita pelo link, pode gerar o contrato e o projeto sozinha. Para a assessoria mensal, o cartão Vigência do contrato avisa o responsável antes do fim, por padrão 60, 30 e 7 dias antes, e a mensalidade entra em A receber com Repetição mensal.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria de comércio exterior?

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Analistas, sócios e parceiros entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias grátis, sem cartão.