Sistema de gestão de franquias: manual online, suporte ao franqueado e visitas de campo num lugar só

Para a franqueadora, a assinatura do contrato é o começo do trabalho. Depois vêm a implantação da unidade, o treinamento, as dúvidas do dia a dia, as visitas de campo e a cobrança do padrão da marca. Com 10 unidades, isso cabe numa planilha. Com 40, a mesma dúvida chega de cinco lugares e ninguém sabe o que o consultor de campo combinou na última visita.

Esta página é para a franqueadora que já opera a rede, ou está abrindo as primeiras unidades, e quer organizar suporte, manual, implantação e campo. A formatação da rede, feita com consultoria, está em sistema para consultoria de franquias. A escolha de novos franqueados fica fora daqui.

O Mentrun serve para a minha franqueadora?

Serve quando o trabalho da franqueadora com o franqueado é de apoio: implantar, treinar, tirar dúvida, visitar e acompanhar o padrão. Funciona para redes de serviço e de varejo. O caixa e as vendas da unidade seguem no sistema da loja; o Mentrun organiza o relacionamento entre a sede e cada franqueado.

Onde a franqueadora perde tempo com a rede?

Perde tempo respondendo a mesma pergunta várias vezes, procurando o combinado da última visita e conferindo à mão qual unidade leu a versão nova do manual. São problemas de registro, e não de esforço: a equipe trabalha muito, mas o histórico fica espalhado entre conversas, cadernos e pastas.

• Dúvida sem fila: o franqueado liga para quem conhece, e o pedido não tem prazo nem responsável.
• Visita sem registro: o consultor de campo anota no caderno, e o plano de correção não vira tarefa.
• Manual desatualizado: a unidade segue a versão antiga porque ninguém confirmou a leitura da nova.
• Implantação no improviso: cada inauguração repete as mesmas perguntas sobre obra, treinamento e materiais.
• Diretoria no escuro: o atraso de uma unidade aparece só quando o franqueado reclama.

Como cada unidade franqueada entra no Mentrun?

Cada unidade vira um cliente no cadastro, e o franqueado é convidado para o Portal do cliente. O contato do portal não ocupa vaga e não vê o menu, as tarefas, as horas, os valores nem as notas internas da sede. Ele acompanha os projetos que você compartilhou, conversa com a equipe e abre chamados.

• Escolha o que o franqueado vê: em Compartilhar com o cliente, ligue andamento, atualizações e entregas, arquivos e conversa. O andamento mostra as etapas sem os títulos das tarefas.
• Confira antes: Ver como cliente mostra exatamente a tela do franqueado.
• Avise a rede: Publicar manda uma novidade com arquivo, como o material da campanha do mês.
• Uma unidade não vê a outra: o franqueado só enxerga os projetos da própria unidade.

Os detalhes do convite e do compartilhamento estão em portal do cliente.

Como organizar o suporte ao franqueado com chamados?

Registre cada pedido da unidade como chamado, com categoria e prioridade. O franqueado abre pelo portal escolhendo o tipo (pedido, problema, alteração ou dúvida), e o chamado entra na fila já com a unidade. Em Prazo de atendimento, a sede define o tempo da primeira resposta e da solução por prioridade.

CATEGORIAS DE CHAMADO DA REDE ____
Responsável pela fila: ____ | Expediente da central: seg a sex, __h às __h

CATEGORIA | EXEMPLOS | PRIORIDADE | 1ª RESPOSTA | SOLUÇÃO
Operação parada | sistema da loja fora, equipamento quebrado | Urgente | 1 h | 8 h
Padrão da marca | dúvida de fachada, uniforme, comunicação local | Normal | 4 h | 2 dias úteis
Manual e POP | procedimento que não está claro | Normal | 4 h | 2 dias úteis
Treinamento | funcionário novo, reciclagem | Normal | 1 dia útil | 5 dias úteis
Marketing da rede | material de campanha, ação local | Baixa | 1 dia útil | 5 dias úteis
Financeiro com a sede | boleto, repasse, segunda via | Normal | 4 h | 2 dias úteis
Exceção | pedido de desconto ou prazo fora da regra | Pedir aprovação | 1 dia útil | decisão da diretoria

Regra da casa: dúvida que aparecer em 3 unidades no mesmo mês vira revisão do capítulo do manual.

• Nota interna por padrão: a equipe combina no chamado sem o franqueado ver; para falar com ele, escolha Responder ao cliente.
• Prazo pausado: Aguardar resposta do cliente pausa o prazo enquanto a unidade não responde.
• Fechamento com o franqueado: quando a sede marca como resolvido, o franqueado confirma ou reabre. Sem resposta em 7 dias, o chamado encerra sozinho.
• Nota de 1 a 5: depois de resolvido, o franqueado avalia o atendimento, e a nota aparece no chamado.
• Prazo estourado avisa: o responsável recebe o aviso; sem responsável, o Dono e o Gestor.
• Exceção com decisão: desconto ou reembolso vai por Pedir aprovação, com motivo e valor, e a decisão chega no sino.

A fila tem visões prontas (Abertos, Meus, Sem responsável, Atrasados, Pedem aprovação e Encerrados). O recurso está em chamados com prazo de atendimento.

Como manter o manual da franquia online e em dia?

Guarde o manual em Documentos, com um documento por capítulo e cada POP separado. Cada salvamento guarda uma versão que dá para ver e restaurar. Em Situação e revisão, marque Rascunho, Aprovado ou Arquivado, a data da próxima revisão e o responsável; o filtro Revisão vencida mostra o que passou da data.

• Leitura confirmada: convide o franqueado com um cargo criado do modelo Somente documentação e onboarding, só com a pasta da rede, e peça leitura obrigatória com “Confirmar que li”. Se o capítulo muda, a confirmação é pedida de novo.
• Central com resposta pronta: o atendente pergunta ao Assistente “qual o passo a passo de fechamento do caixa?” e recebe a resposta com o link do documento.
• Arquivo para a unidade: no portal, a sede envia um documento do projeto, e o franqueado baixa por um link temporário.

O índice completo do manual de operação está na página de consultoria de franquias. Para escrever cada procedimento, use o modelo de POP.

Como registrar a visita de campo à unidade?

Grave o áudio da conversa com o franqueado, avisando antes, e envie em Reuniões › Enviar transcrição, ligado ao cliente da unidade. A IA transcreve e devolve o resumo e o bloco Depois da reunião, com próximos passos e pendências. As Sugestões da IA propõem tarefas, que só valem quando alguém confirma.

ROTEIRO DE VISITA DE CAMPO
Unidade: ____ | Franqueado: ____ | Consultor: ____ | Data: __/__/____
Última visita: __/__/____ | Pendências abertas da última visita: ____

1. PADRÃO DA MARCA
[ ] Fachada e ambiente conforme o manual
[ ] Uniformes e atendimento conforme o capítulo de atendimento
[ ] Comunicação local aprovada pela sede

2. OPERAÇÃO
[ ] Checklist de abertura feito hoje
[ ] Procedimentos críticos seguidos (citar quais foram observados)
[ ] Equipe treinada na versão atual do manual

3. INDICADORES DA UNIDADE (os que a rede acompanha)
Indicador 1: ____ | Indicador 2: ____ | Comparação com a visita anterior: ____

4. CONVERSA COM O FRANQUEADO
O que está funcionando: ____
Onde precisa de apoio da sede: ____

5. PLANO DE CORREÇÃO
O que | Quem | Até quando
____ | ____ | __/__
____ | ____ | __/__

Próxima visita prevista: __/__/____

Visita feita por videochamada chega sozinha pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI de quem conectou. Na visita seguinte, o consultor abre a unidade e vê, na mesma tela, o que ficou combinado da última vez e o que foi feito.

Como implantar uma unidade nova como projeto?

Monte uma vez o modelo de implantação da rede e use em toda unidade nova. Os modelos ficam em Empresa › Processo › Modelo de projeto, e as tarefas podem vir com responsável e dependência. Compartilhado no portal, o projeto mostra ao franqueado em que etapa a inauguração está.

Se a inauguração mudar de data, Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto. Toda segunda de manhã, o relatório semanal mostra, para cada projeto ativo, o que foi feito, o que atrasou e com quem.

Como fica uma franqueadora organizada no Mentrun?

A Rumo Idiomas (fictícia) é uma rede de escolas de idiomas com 28 unidades, uma central de suporte de 3 pessoas e 2 consultores de campo. Antes, os pedidos das escolas chegavam por telefone e mensagem, e o relatório de visita era um arquivo por consultor.

Qual rotina semanal a franqueadora pode seguir?

Uma rotina curta e fixa evita que a rede só seja olhada quando aparece problema. A tabela abaixo serve para uma sede com central de suporte, implantação e consultores de campo; ajuste os dias ao calendário da rede.

Para os números da rede chegarem sem ninguém montar planilha, agende o andamento dos projetos para toda segunda em relatórios agendados.

Quanto custa o Mentrun para uma franqueadora?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. A sede inteira entra pelo mesmo valor, e o franqueado que só usa o portal não ocupa vaga. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.