Sistema para ONG: cada projeto financiado com prazos, provas e despesas no lugar certo

A organização da sociedade civil que vive de edital, termo de fomento, patrocínio de empresa ou apoio de fundação carrega três ou quatro projetos ao mesmo tempo, cada um com financiador, prazo, rubricas e relatório próprios. Esta página trata da gestão desses projetos. A busca de doadores e a comunicação com apoiadores são outro assunto, fora deste texto.

O Mentrun serve para a minha ONG?

Serve se a sua organização executa projetos com prazo, meta e dinheiro carimbado, e hoje controla isso em planilha, pasta de rede e grupo de mensagens. O Mentrun junta projeto, documentos, reuniões, horas e financeiro. A escrituração contábil e o envio da prestação de contas ao órgão continuam com o contador e com a plataforma do financiador.

• Encaixa bem: associação, instituto ou fundação com equipe remunerada ou voluntária, dois ou mais projetos ativos e relatório periódico para financiador.
• Também encaixa: organização que presta serviço social contratado, como formação, assistência técnica ou atendimento, e precisa mostrar entrega e horas da equipe.

Onde a gestão de projetos de uma ONG perde tempo?

O tempo some na hora de provar o que foi feito. A atividade aconteceu, mas a lista de presença está no celular de um educador, o recibo está na bolsa da coordenadora e a decisão do conselho ficou só na memória. No fim do trimestre, alguém passa dias juntando tudo.

• Comprovante solto: nota fiscal e recibo sem ligação com o projeto e a rubrica que pagaram.
• Dinheiro misturado: dois financiadores pagando material e ninguém sabe quanto resta em cada um.
• Meta sem dono: "atender 80 jovens" vira intenção, sem tarefa, responsável e data.
• Reunião sem registro: o financiador pede ajuste no cronograma numa visita e ninguém anota.
• Dados pessoais expostos: documentos de beneficiários na mesma pasta que todo mundo abre.
• Relatório do zero: cada prestação começa num arquivo em branco, mesmo com o projeto igual ao do ano passado.

Como cada parceria vira um projeto no Mentrun?

Crie um projeto por parceria, ligado ao financiador cadastrado como cliente. As metas do plano viram etapas e tarefas com responsável e prazo, o Cronograma mostra as barras no tempo e Depende de liga o que só começa depois de outra coisa, como as oficinas depois das inscrições.

1. 1

   Monte o modelo uma vez

   Em Empresa › Processo › Modelos de projeto, defina as etapas, as tarefas e as pastas que todo projeto já nasce com, como Comprovantes, Listas de presença, Fotos e Relatórios.

2. 2

   Proteja os dados de beneficiários

   Marque a pasta de documentos pessoais como restrita, para só a coordenação abrir, e como sensível, para ela ficar fora da IA e da cópia dos dados.

3. 3

   Abra o projeto da parceria

   Novo projeto a partir do modelo. Ajuste as datas das metas e escolha quem responde por cada uma.

4. 4

   Registre mudança de prazo

   O financiador prorrogou a vigência? Alterar prazo guarda o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto.

5. 5

   Guarde a prova na tarefa

   Na tarefa da atividade, use Anexos › Tirar foto para a lista de presença e as fotos do encontro. O arquivo fica na tarefa e na pasta do projeto, com a data e a hora no nome.

O que vai no plano antes de o projeto começar está no modelo de plano de trabalho para ONG. Para a parte de tarefas, cronograma e modelos, veja projetos e tarefas.

ABERTURA DE PROJETO FINANCIADO
Projeto: ____________  Financiador: ____________
Vigência: ___/___/____ a ___/___/____  Valor aprovado: R$ ______

DOCUMENTOS (pasta do projeto)
[ ] Termo, contrato ou carta de aprovação assinado
[ ] Plano de trabalho aprovado, na versão final
[ ] Plano de aplicação por rubrica
[ ] Calendário de relatórios pedido pelo financiador

FINANCEIRO
[ ] Centro de custo criado com o nome do projeto
[ ] Categorias iguais às rubricas aprovadas
[ ] Parcelas do repasse lançadas em A receber, com vencimento
[ ] Combinado: todo pagamento entra com comprovante anexado

EXECUÇÃO
[ ] Cada meta virou tarefa com responsável e prazo
[ ] Pasta de beneficiários restrita e sensível
[ ] Reunião de monitoramento marcada com o financiador
[ ] Tarefa repetida: conferir provas e despesas toda sexta

Como separar o dinheiro de cada financiador?

Use o centro de custo para o projeto e a categoria para a rubrica. Cada despesa entra no Financeiro com descrição, valor, vencimento, categoria, centro de custo e fornecedor, e o comprovante anexado ao lançamento. Assim, a pergunta "quanto já gastamos de material neste projeto?" tem resposta sem montar planilha nova.

• Repasses: cada parcela do financiador entra em A receber, com o vencimento. Quando cair na conta, Marcar como recebido; parcela que veio menor aceita valor parcial.
• Agenda: o calendário do mês mostra, dia a dia, o que entra e o que sai, para a coordenação não pagar fornecedor antes do repasse chegar.
• Pagamentos: na conta a pagar, escolha em Pagar para o fornecedor ou o oficineiro com a chave Pix cadastrada; o botão Pix copia o Pix copia e cola para você confirmar no app do banco.
• Conferência: a lista do Financeiro baixa em planilha, para o contador somar por centro de custo e categoria.

Detalhes de lançamento, Agenda e chaves Pix estão no recurso Financeiro.

Como registrar as reuniões com financiador, conselho e equipe?

Grave e deixe a análise montar o registro. A reunião online chega pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI conectado. A presencial, como a visita de monitoramento ou a assembleia, entra por Reuniões › Enviar transcrição, com o texto ou o arquivo de áudio gravado no celular. Em cerca de 1 a 2 minutos, saem resumo e próximos passos.

Com a automação Criar tarefas dos próximos passos, o ajuste pedido pelo financiador vira tarefa no projeto. Para a ata formal, digite /ia num documento novo, escolha Reunião e a gravação: sai a ata com decisões e próximos passos para revisar. O formato da ata está no modelo de ata de reunião de conselho.

Como acompanhar as horas da equipe e dos voluntários?

Cada pessoa registra o tempo na tarefa com o cronômetro ▶ ou em Lançar horas, confere a semana e toca em Enviar semana; a coordenação aprova. Como a assinatura não cobra por usuário, educadores, voluntários e o contador entram sem custo a mais, cada um com o acesso do seu cargo.

As horas por projeto mostram onde a equipe está de fato e ajudam a escrever o próximo plano com número real. O recurso completo está em controle de horas e margem.

Como chegar ao relatório de execução com quase tudo pronto?

Juntando a prova no dia em que ela nasce. Nos termos de colaboração e de fomento da Lei 13.019/2014, o MROSC, a prestação de contas pede o relatório de execução do objeto, com as atividades e as metas comparadas aos resultados. Se houver descumprimento de metas, entra o relatório de execução financeira, com despesas e receitas (art. 66).

Se o financiador acompanha de perto, Resumo para o cliente gera um link só de leitura (30, 90 ou 180 dias) com etapas, entregas da semana e próximos passos, sem valores nem notas internas. Os campos de cada relatório estão no modelo de relatório de prestação de contas de projeto.

Como fica a semana de uma ONG com três projetos?

O Instituto Raiz Comum (fictício) tem 9 pessoas na equipe, 14 voluntários e três projetos: oficinas de leitura por termo de fomento municipal, horta escolar patrocinada por empresa e formação de jovens apoiada por fundação. A semana segue a mesma ordem:

Em Início › Relatórios agendados, a coordenadora programa o andamento dos projetos e as tarefas atrasadas para chegarem toda segunda no horário que escolher.

Quanto custa o Mentrun para ONG?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o anual traz consultoria de 2 horas. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.