Sistema para agência de lançamentos: cronograma, criativos e tráfego de cada lançamento no mesmo lugar

A agência de lançamentos trabalha contra uma data que não muda: o dia em que o carrinho abre. Até lá, estrategista, gestor de tráfego, copywriter, designer, editor de vídeo e social media precisam entregar páginas, criativos, roteiros das aulas e a comunicação com a lista, cada um dependendo do outro. Com dois ou três lançamentos no mesmo mês, o atraso de uma peça empurra tudo.

Experts de cursos, mentorias e comunidades contratam a agência pelo resultado, mas renovam pela organização. O que segue mostra como montar o lançamento como projeto, aprovar as peças e acompanhar o tráfego. A base para agências de anúncios está em sistema para agência de tráfego pago.

O que mais atrasa um lançamento dentro da agência?

A dependência entre as peças. A copy atrasa, o designer espera, a página sobe na véspera e o tráfego começa sem o criativo certo. Depois do lançamento, ninguém registra o que funcionou, e o próximo começa do zero. Somam-se a isso as horas que ninguém conta.

• Cronograma em planilha. A data do evento muda e as 40 tarefas que dependiam dela continuam com o prazo antigo.
• Aprovação do expert no improviso. O criativo é aprovado por áudio, e ninguém sabe qual versão foi ao ar.
• Tráfego fora do projeto. Os números das campanhas ficam no gerenciador de anúncios e o expert pede o relatório toda manhã.
• Lançamentos sobrepostos. O designer está em dois lançamentos na mesma semana e ninguém viu antes.
• Debriefing esquecido. A lição do lançamento passado não está escrita em lugar nenhum.
• Sobra desconhecida. A agência não sabe se o lançamento pagou as horas do time.

Como montar o cronograma de lançamento como projeto?

Cada lançamento vira projeto com etapas por fase e tarefas com início, prazo e Depende de. No Cronograma, cada tarefa é uma barra no tempo, e uma seta vermelha mostra quando uma peça começa antes da anterior terminar. O modelo abaixo usa a abertura do carrinho como dia D.

PROJETO: LANÇAMENTO
Expert: ____  Produto: ____  Dia D (abertura do carrinho): ____/____/____
Estrategista: ____  Tráfego: ____  Copy: ____  Design: ____  Vídeo: ____

ETAPA 1: ESTRATÉGIA (D-45 a D-35)
[ ] Reunião de estratégia com o expert: promessa, oferta, datas
[ ] Calendário do lançamento aprovado
[ ] Orçamento de anúncios combinado

ETAPA 2: PRODUÇÃO (D-35 a D-21)
[ ] Página de inscrição: copy → design → montagem
[ ] Criativos da captação: roteiro → gravação → edição
[ ] Roteiro das aulas ou lives aprovado pelo expert

ETAPA 3: CAPTAÇÃO E AQUECIMENTO (D-21 a D-7)
[ ] Campanhas de captação no ar
[ ] Calendário de posts de aquecimento aprovado
[ ] Comunicação com a lista agendada

ETAPA 4: EVENTO (D-7 a D-1)
[ ] Aulas ou lives com roteiro e material de apoio
[ ] Página de vendas revisada e testada

ETAPA 5: CARRINHO (D a D+7)
[ ] Abertura do carrinho e campanhas de vendas
[ ] Acompanhamento diário dos números
[ ] Fechamento do carrinho

ETAPA 6: DEBRIEFING (D+7 a D+14)
[ ] Reunião de debriefing com o expert
[ ] Documento de aprendizados
[ ] Modelo do próximo lançamento atualizado

Quando o dia D muda, Alterar prazo registra o motivo e pode empurrar as tarefas abertas junto. Salvar como modelo transforma o lançamento num modelo para o próximo, já com responsáveis e dependências. Para outros formatos de cronograma, veja o modelo de cronograma de projeto.

Como o expert aprova criativos e posts sem perder versão?

Os posts do aquecimento ficam na aba Conteúdo do projeto, com as situações Rascunho, Revisão interna, Com o cliente, Ajuste pedido, Aprovado, Agendado e Publicado. O expert recebe um Link de aprovação, sem login, e aprova ou pede ajuste em cada post. O Aprovado guarda o nome de quem aprovou e a hora.

• Versão 2 à vista: o ajuste pedido volta para a conversa do post, e a nova versão chega ao expert marcada como Versão 2.
• Publicação direta: com a conexão com o Meta, o post aprovado sai sozinho no Instagram e no Facebook na data e na hora marcadas.
• Grade do feed: as artes do expert lado a lado, como vão aparecer no perfil, antes de mandar para aprovar.
• Mês planejado com IA: Planejar o mês com IA cria os posts de aquecimento como Rascunho, para a equipe revisar.

Páginas, roteiros e vídeos que não são post seguem como tarefas com anexo e uma subtarefa de aprovação do expert. O passo a passo da aprovação está em como aprovar posts com o cliente.

Como acompanhar o tráfego pago do lançamento no mesmo lugar?

O Tráfego pago lê as contas de anúncio do Meta e mostra investimento, cliques, resultados e custo por resultado de cada campanha, por período. Exportar gera o Relatório de tráfego em PDF ou Excel, pronto para o expert, e Analisar este período pede à IA um resumo do que funcionou e do que melhorar.

Na aba Gestão, quem tem permissão liga, pausa e muda o orçamento das campanhas sem sair dali. Toda mudança mostra antes o que vai mudar e só vale depois do toque em Aplicar; campanha nova nasce pausada, e o Modo ensaio confere com o Meta sem mudar nada. Mais em gestão de campanhas do Meta Ads.

Como tocar vários lançamentos ao mesmo tempo?

No quadro de Projetos, cada coluna é uma etapa e cada cartão é um lançamento, então a agência vê de uma vez quem está em produção e quem está com o carrinho aberto. A Capacidade compara a carga planejada das próximas semanas com as horas de cada pessoa, e mostra o designer em dois lançamentos antes de a semana começar.

Como o debriefing vira aprendizado para o próximo lançamento?

A reunião de debriefing com o expert chega pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou pelo envio da transcrição. A análise devolve resumo e próximos passos, que viram tarefas. O que funcionou vai para um documento de aprendizados, e o Assistente responde a partir dele no próximo lançamento, com o link de origem.

Como calcular a sobra de cada lançamento?

A sobra é o que a agência recebe do lançamento menos o custo das horas do time. O fee e a parte combinada das vendas entram em A receber no Financeiro; as horas saem do cronômetro nas tarefas. O Faturamento das horas mostra as horas e a margem estimada por projeto.

Qual rotina semanal funciona numa agência de lançamentos?

A rotina que funciona tem um dia para o cronograma, dias de produção e um dia para números e aprovação. A tabela mostra a semana da Faísca Lançamentos (fictícia), com 7 pessoas e três lançamentos abertos.

Quanto custa o Mentrun para uma agência de lançamentos?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos: projetos, conteúdo, tráfego pago, horas e financeiro. Freelancers e editores entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.