Sistema para agência de tradução: pedidos, tradutores, revisão e entrega no prazo de cada cliente

Uma agência de tradução trabalha com muitos pedidos curtos e alguns projetos grandes ao mesmo tempo, quase sempre com tradutores parceiros. O contrato social de um cliente precisa de tradução juramentada até sexta; o manual técnico de outro tem 40 mil palavras em três idiomas. O que se perde é o prazo de cada etapa e a instrução do cliente que não chegou ao tradutor.

Cada tradutor segue na ferramenta de tradução que já domina, e o Mentrun cuida da gestão do pedido inteiro: entrada, prazos de cada etapa, pessoas, glossário, entrega e cobrança. Agências de conteúdo com fluxo de redação e revisão parecido podem ver o sistema para agência de SEO e conteúdo.

Onde a agência de tradução perde prazo e margem?

Perde entre uma etapa e outra: o arquivo que espera o revisor sem ninguém saber, o termo que o cliente corrigiu no último projeto e voltou errado, o orçamento feito pela contagem errada de palavras. Cada falha vira retrabalho pago a um parceiro ou desconto dado ao cliente.

• Instrução que não chega. O cliente pediu "colaborador" em vez de "funcionário", e a regra ficou no e-mail de quem atendeu.
• Revisão espremida. A tradução atrasa um dia e o revisor recebe metade do tempo combinado.
• Contagem que não fecha. O orçamento saiu pelo PDF escaneado, e o texto real tinha o dobro de palavras.
• Tradutor certo indisponível. Ninguém sabe quem do time de parceiros está livre para alemão jurídico nesta semana.
• Documento sigiloso solto. Contrato, laudo médico ou balanço de cliente circulando por anexo de e-mail.
• Cobrança esquecida. O pedido pequeno de R$ 180 foi entregue e nunca faturado.

Como receber pedidos de tradução sem perder informação?

O pedido completo tem par de idiomas, área, tipo de serviço, prazo, formato de entrega e os arquivos. No Mentrun, Tarefas › Formulários gera um link de pedido que o cliente responde sem conta, e cada resposta vira tarefa num projeto ou um projeto novo a partir de um modelo.

FICHA DE PEDIDO DE TRADUÇÃO
Cliente: ____  Contato: ____  Data do pedido: ____/____/____
Idioma de origem: ____  Idioma(s) de destino: ____
Área: [ ] Jurídica [ ] Técnica [ ] Médica [ ] Financeira [ ] Marketing [ ] Outra: ____
Serviço: [ ] Tradução [ ] Tradução + revisão [ ] Juramentada [ ] Revisão de texto traduzido [ ] Legendagem
Público e uso do texto: ____
Formato de entrega: [ ] Mesmo formato do original [ ] Word [ ] PDF diagramado [ ] Outro: ____

ARQUIVOS
Arquivos editáveis enviados? [ ] Sim [ ] Não (precisa de conversão)
Contagem de palavras: ____  (conferida por: ____)
Material de referência do cliente (glossário, traduções anteriores): ____

PRAZO E VALOR
Prazo pedido: ____/____/____  Prazo possível pela capacidade: ____/____/____
Valor por palavra: R$ ____  Total: R$ ____  Urgência: [ ] Não [ ] Sim, acréscimo de R$ ____

INSTRUÇÕES
Termos obrigatórios: ____
Termos proibidos: ____
Confidencialidade: [ ] Padrão [ ] Termo assinado [ ] Pasta restrita

O link do formulário pode ir no site, na assinatura de e-mail ou num QR code. Detalhes em formulários de entrada.

Como calcular o prazo de entrega de uma tradução?

O prazo realista soma a tradução, a revisão e a diagramação, cada uma pela produção diária de quem faz. Prometer pela soma evita a revisão espremida, que é onde a qualidade cai. A mesma conta mostra a sobra do pedido depois de pagar os parceiros.

Como organizar tradução, revisão e diagramação no sistema?

Projeto grande vira projeto no Mentrun, com uma tarefa por etapa e idioma; pedido pequeno vira tarefa no projeto do cliente. Em Depende de, a revisão só começa depois da tradução, e a diagramação depois da revisão. O Cronograma mostra as barras e avisa com seta vermelha quando uma etapa começa antes da anterior.

A revisão por um segundo profissional é o passo que mais pesa na qualidade percebida. Com etapa e prazo próprios, ela deixa de ser a sobra do cronograma. O Calendário em Tarefas mostra a carga de cada parceiro, e Alterar prazo registra o motivo quando o cliente troca o arquivo no meio do caminho.

Onde guardar glossário, guia de estilo e instruções de cada cliente?

Glossário, guia de estilo e traduções de referência ficam na pasta do cliente em Documentos. Cada salvamento guarda uma versão, e Situação e revisão marca o que está Aprovado e quando revisar. Quem pega o próximo pedido daquele cliente começa pela regra certa.

• Pergunta rápida: o Assistente, no modo Minha empresa, responde "qual o termo aprovado para compliance no glossário da Vetra Equipamentos (fictícia)?" com o link do documento.
• Sigilo por pasta: documentos pessoais, contratos e balanços ficam em pasta restrita às pessoas escolhidas e sensível, fora da IA e da cópia dos dados.
• Termo assinado: Contratos traz o modelo pronto de termo de confidencialidade, para o cliente e para cada parceiro.
• Reunião de início: a conversa sobre um projeto de localização chega pelo Fathom, tl;dv, Read AI ou envio da transcrição, e cada instrução vira tarefa ou entra no guia do cliente.

Um ponto de partida para o termo está no modelo de acordo de confidencialidade, e o vínculo com cada parceiro, no modelo de contrato de freelancer.

Como acompanhar pedidos de tradução juramentada?

A tradução juramentada é feita por tradutor e intérprete público, matriculado na junta comercial; pelas regras do DREI, só a tradução dele tem fé pública. O pedido costuma ter prazo curto, ligado a visto, cidadania ou contrato do cliente. No Mentrun, cada pedido é tarefa com o tradutor como responsável, prazo e checklist de conferência.

Para não misturar com os outros serviços, use a etiqueta Juramentada e o filtro de etiqueta no Quadro. O original escaneado e a tradução assinada ficam na pasta do cliente, e o pedido de segunda via chega pelo portal como chamado.

Como ficam proposta, cobrança e pagamento dos parceiros?

O orçamento de projeto grande sai em Propostas, por link, com itens, total e validade, e a agência vê quando o cliente abriu. Aceito, vira contrato e projeto. No Financeiro, cada pedido entra em A receber, e o cliente com volume fixo mensal vira assinatura com Repetição mensal.

O pagamento de cada tradutor e revisor entra em A pagar, ligado ao projeto, e a Agenda mostra o que entra e sai em cada dia. Para combinar prazo, padrão e pagamento com a rede de parceiros, veja como gerenciar subcontratados. Mais em financeiro para empresa de serviço.

O que o cliente vê da agência?

Pelo portal do cliente, com a marca da agência, o cliente acompanha os pedidos em andamento, baixa os arquivos entregues e abre chamados de pedido, problema, alteração ou dúvida. O chamado conta o prazo de resposta desde a abertura, e todo o time vê quem está cuidando. Valores de parceiros e notas internas não aparecem.

Quanto custa o Mentrun para uma agência de tradução?

O Mentrun, plataforma de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Gerentes de projeto, tradutores, revisores e diagramadores parceiros entram sem mudar o valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês, e o teste é de 7 dias, sem cartão.

Os modelos prontos de cada tipo de empresa de serviço estão em sistema de gestão por ramo de atividade.