Sistema para cerimonialista: cada casamento como projeto, do aceite da proposta ao pós-evento

A assessoria de casamento fecha contrato muitas vezes mais de um ano antes da data e carrega vários casamentos em fases diferentes: um no começo, escolhendo local, outro fechando o número do buffet, outro na semana do ensaio. Para eventos corporativos, com convenção e lançamento, a página certa é a de sistema para agência de eventos.

Esse sistema serve para cerimonialista com equipe pequena?

Serve para a cerimonialista que trabalha sozinha com assistentes no dia e para a assessoria com equipe fixa. O preço é por empresa: assistentes, recepcionistas e a sócia entram na mesma assinatura. Cada casamento fica num projeto, ligado ao casal cadastrado como cliente, com o contrato, as parcelas e os arquivos juntos.

Onde a assessoria de casamento perde tempo?

O tempo vai em lembrar, conferir e responder. Os pedidos dos noivos chegam a qualquer hora, os prazos dos fornecedores estão em contratos diferentes e o roteiro do cerimonial muda até a véspera. Os pontos mais comuns:

• Proposta parada: a cerimonialista não sabe se o casal leu e liga na hora errada.
• Contrato digitado de novo: os dados da proposta são copiados à mão para o contrato.
• Planejamento refeito a cada casamento: a lista de tarefas mora num caderno ou numa planilha copiada.
• "Como está o nosso casamento?": a mesma pergunta respondida várias vezes por semana.
• Decisão esquecida: a troca do bolo combinada na degustação não chega ao fornecedor.
• Parcela sem controle: a parcela do casal vence e a cobrança só acontece quando alguém lembra.

Como a proposta vira contrato e projeto sem digitar duas vezes?

Monte a proposta no Mentrun e mande o link. Você vê quando o casal abriu, e o aceite registra nome, data e hora. Na proposta aceita, Gerar contrato abre o contrato com os mesmos dados; ele vai para assinatura eletrônica pela ZapSign e, quando todos assinam, o projeto do casamento começa sozinho.

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   Cadastre os pacotes

   Em Contratos › Modelos, crie os modelos de proposta por categoria, como Assessoria completa e Cerimonial do dia, com texto e itens padrão.

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   Envie a proposta

   Em Propostas, Usar modelo: escolha o casal, confira os itens e a validade e toque em Gerar e enviar. Perto do fim da validade, você recebe um aviso.

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   Gere o contrato

   Aceita a proposta, Gerar contrato traz os dados. O texto pode partir do modelo de contrato de assessoria de eventos, salvo em Contratos › Modelos.

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   Colha as assinaturas

   O casal assina pelo celular. A conta e o plano da ZapSign são da sua empresa, contratados à parte com ela.

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   Deixe o projeto nascer

   Com Quando todos assinarem, iniciar o projeto automaticamente marcado, o casamento entra em Projetos com as etapas do modelo.

Em Regras, dá para fazer o aceite já criar o contrato, o projeto ou os dois. O caminho completo está em propostas e contratos.

Como montar o modelo de casamento uma vez e reaproveitar?

Crie um modelo de projeto Casamento com as etapas, as tarefas com responsável e dependência e as pastas que todo casamento usa. O nome padrão pode levar o cliente, como Casamento {cliente}. Depois do primeiro casamento, Salvar como modelo guarda o que você ajustou para os próximos.

MODELO DE PROJETO: CASAMENTO
Nome padrão: Casamento {cliente}

PASTAS
Contrato e aditivos | Fornecedores | Inspirações do casal | Roteiro do cerimonial | Lista de convidados | Fotos das visitas

ETAPA 1: PLANEJAMENTO
[ ] Reunião de briefing com o casal (gravar)
[ ] Orçamento geral aprovado
[ ] Local e data confirmados

ETAPA 2: FORNECEDORES
[ ] Buffet, decoração, foto e vídeo, música, doces e bolo cotados
[ ] Fornecedores contratados (anexar contratos na pasta)
[ ] Degustação (gravar o áudio da reunião)

ETAPA 3: RETA FINAL
[ ] Lista de convidados fechada
[ ] Número final ao buffet (depende de: lista fechada)
[ ] Visita técnica ao local com fotos
[ ] Roteiro do cerimonial aprovado pelo casal
[ ] Reunião final com os fornecedores

ETAPA 4: DIA DO CASAMENTO
[ ] Escala da equipe e das recepcionistas
[ ] Checklist de montagem conferido
[ ] Entrada do cortejo, cerimônia, recepção e encerramento

ETAPA 5: PÓS
[ ] Pagamento final dos freelancers do dia
[ ] Itens devolvidos aos fornecedores
[ ] Pedido de avaliação ao casal

No projeto, o Cronograma mostra as tarefas como barras no tempo. Se o casal adiar a data, Alterar prazo registra o motivo e pode empurrar as tarefas abertas junto. A automação Lembrete quando o prazo da tarefa estiver chegando avisa a responsável antes do vencimento.

O que os noivos acompanham pelo Portal do cliente?

Pelo Portal do cliente, o casal entra num portal com a marca da sua assessoria e vê só o que você ligar: o andamento das etapas, as atualizações e entregas, os arquivos e a conversa com a equipe. Tarefas, valores e notas internas nunca aparecem.

• Publicar: "Decoração confirmada" avisa o casal, com o arquivo da proposta do decorador se quiser.
• Chamados: o pedido de troca vira chamado do tipo alteração ou dúvida, com prazo e responsável na sua equipe.
• Nota interna: a equipe combina na própria conversa o que o casal não precisa ler.
• Ver como cliente: antes de convidar, confira exatamente o que aparece.

Como o portal funciona por inteiro está em portal do cliente.

Como guardar o que foi decidido na degustação e nas visitas?

Grave a reunião. A call online chega pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI conectado; a degustação e a visita técnica presenciais entram por Reuniões › Enviar transcrição, com o áudio gravado no celular. A análise traz resumo e próximos passos ligados ao casal, e a automação Criar tarefas dos próximos passos cria as tarefas no projeto.

Na visita técnica, Tirar foto na tarefa guarda as fotos do salão com a data e a hora no nome, na tarefa e na pasta do projeto. A equipe do dia abre a pasta e vê onde fica a mesa do bolo sem precisar perguntar.

Como controlar as parcelas do casal e o pagamento da equipe do dia?

Cada parcela do contrato entra em A receber, ligada ao casal e com o vencimento; na Agenda do Financeiro, você vê o que entra em cada dia. A equipe freelance do dia entra em A pagar, com a chave Pix cadastrada em Chaves Pix e o Pix copia e cola pronto na hora de pagar.

As horas vêm do Controle de horas: o cronômetro ▶ em cada tarefa e o Faturamento das horas por cliente e projeto. Para achar o custo da sua hora, use a calculadora de valor-hora.

Como fica a semana de uma assessoria com três casamentos no mês?

A Laço Fino Assessoria (fictícia) tem a cerimonialista, duas assistentes fixas e recepcionistas freelancers. Em novembro, faz três casamentos e tem outros nove contratados para o próximo ano. A semana segue esta ordem:

Quanto custa o Mentrun para cerimonialista?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. Assistentes e recepcionistas entram sem custo a mais. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.

Antes de encerrar cada casamento, confira o que falta com o checklist de entrega de projeto.