Sistema de gestão com IA: da reunião ao projeto, com um assistente que conhece a sua empresa

Segunda, 9h, na Consultoria Rumo Certo (fictícia). A sócia pergunta o que ficou combinado com um cliente na quinta. Antes, alguém abria a gravação, a planilha de projetos e a pasta do cliente. Agora ela escreve a pergunta no Assistente e recebe o resumo da reunião, as tarefas abertas e o documento da proposta, cada um com o link de origem.

Para quem é um sistema de gestão com IA?

Para empresas de serviço, que vendem conhecimento, tempo e entrega: escritórios de advocacia e contabilidade, agências, consultorias, empresas de energia solar, engenharia, arquitetura e mentorias. Se a rotina é reunião com cliente, projeto com prazo e documento que precisa ser achado depois, o Mentrun foi feito para essa rotina.

O que o Mentrun faz com IA no dia a dia?

A IA trabalha em quatro pontos da operação: depois da reunião, no projeto, nos documentos e no Assistente. Em todos eles, uma pessoa confere antes de a mudança valer, e cada um só vê o que o próprio cargo permite.

• Reuniões: a call gravada no Fathom, no tl;dv ou no Read AI, ou a transcrição enviada, vira resumo, nota, próximos passos e pendências. Veja a ata de reunião com IA.
• Projetos e tarefas: o próximo passo vira tarefa com responsável e prazo, com um toque em Criar tarefa ou por automação. Veja o software de gestão de projetos por cliente.
• Documentos: procedimentos, propostas e atas ficam em pastas, inclusive PDF e Word, e a IA lê o conteúdo para responder.
• Assistente: o espaço Pergunte ao Mentrun responde sobre reuniões, clientes, projetos, tarefas, documentos, metas e financeiro, com a fonte de cada informação.
• Automações: fluxos que rodam sozinhos, como “quando a reunião for analisada, crie as tarefas dos próximos passos e avise o responsável”.

Como uma reunião vira projeto, tarefa e documento?

Em quatro passos, sem ninguém escrever ata. A reunião chega, entra na fila de análise, uma pessoa confirma o que vira ação e o resultado fica no projeto do cliente, onde o time e o Assistente encontram depois.

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   A reunião chega

   Sozinha pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI, ou por Enviar transcrição, em Reuniões, com o texto colado ou o arquivo.

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   A IA analisa

   A situação passa de Na fila para Analisando e depois Analisada. A análise traz resumo, nota pelos critérios da sua empresa e próximos passos.

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   Uma pessoa confirma

   Em Depois da reunião, cada próximo passo vira tarefa com Criar tarefa. Com a automação ligada, as tarefas da equipe nascem sozinhas no projeto.

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   O registro fica no lugar certo

   A reunião fica ligada ao cliente e ao projeto, e o que foi decidido passa a ser encontrado pela busca e pelo Assistente.

O que o Assistente responde e faz?

O Assistente tem dois modos. Em Minha empresa, ele responde com os dados da operação e prepara mudanças, que só acontecem quando você toca em Aplicar, com Desfazer. Em Ajuda do Mentrun, ele explica como usar o sistema citando o artigo do Guia.

• “O que ficou combinado com a Clínica Vitalle (fictícia) na última reunião?”
• “Quais tarefas do projeto de implantação estão atrasadas e com quem?”
• “Abre o projeto Implantação Padaria com o modelo padrão, prazo 1º de dezembro.”
• “O que vence no financeiro esta semana?”

Ele segue o cargo de quem pergunta: o que a pessoa não pode ver na tela, ele também não mostra, e cada mudança fica no Histórico de atividades da empresa. Os detalhes estão no assistente de IA para empresas.

Qual a diferença entre planilha com chat de IA e um sistema de gestão com IA?

A diferença está no contexto. Um chat genérico só sabe o que alguém colou na conversa. Um sistema de gestão com IA já guarda reuniões, projetos e documentos, então a resposta sai da operação real e a ação acontece dentro do sistema.

Para comparar opções do mercado com critérios claros, veja os melhores sistemas para empresas de serviço.

O sistema já vem pronto para o meu ramo?

Vem. Na configuração guiada, você escolhe o card do seu ramo e o Mentrun traz o modelo de projeto com checklist em cada tarefa, os nomes do menu, os campos, as pastas e um painel Visão do ramo. Tudo continua editável depois.

Os cards incluem Agência, Consultoria, Mentoria, Serviço recorrente, Genérico, Energia solar, Advocacia, Contabilidade, Arquitetura e engenharia, Recrutamento e seleção, Software e SaaS B2B e Clínica. Os termos do ramo entram no glossário da empresa, e a análise das reuniões passa a entender as palavras do seu dia a dia. Veja o sistema por ramo de atividade.

Como avaliar um sistema de gestão com IA no teste grátis?

Use os 7 dias com a rotina real, e não com dados inventados. Leve uma reunião de verdade, um projeto em andamento e três perguntas que o time faz toda semana. O roteiro abaixo cabe em 20 minutos por dia.

ROTEIRO DE TESTE (7 dias, 20 minutos por dia)
Responsável pelo teste: [nome]

Dia 1: escolha o card do ramo na configuração guiada e convide 2 pessoas do time.
Dia 2: envie a transcrição de uma reunião real com cliente. Confira o resumo e os próximos passos.
Dia 3: transforme os próximos passos em tarefas, com responsável e prazo, dentro do projeto do cliente.
Dia 4: suba 3 documentos que o time consulta sempre (procedimento, proposta, modelo de contrato).
Dia 5: faça ao Assistente as 3 perguntas que o time mais repete. A resposta trouxe a fonte certa?
Dia 6: monte uma automação: reunião analisada cria as tarefas dos próximos passos.
Dia 7: responda em uma linha: quanto tempo de ata e de cobrança de tarefa o time deixaria de gastar por semana?

Decisão: [assinar / testar mais uma semana com outro cliente / não seguir] e por quê.

Quanto custa o sistema de gestão com IA do Mentrun?

O Mentrun custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos: reuniões, projetos, documentos, Assistente, automações, financeiro e o resto. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.