Sistema para consultoria de inovação: programas como projeto, horas de P&D e documentos de cada cliente organizados

Consultoria de inovação vende método para um resultado que ninguém conhece no começo: sprints de descoberta, programas com startups, laboratórios internos, apoio a projetos de pesquisa e desenvolvimento. O risco do projeto é do cliente. O risco da margem é da consultoria, quando as horas se espalham entre workshops, entrevistas e protótipos que não estavam no escopo.

Esta página mostra como a consultoria de inovação organiza projetos, horas, documentos e reuniões no Mentrun. Para redesenho de processos, a página certa é a de sistema para consultoria de processos; para projetos de tecnologia, a de consultoria de TI.

O Mentrun serve para a minha consultoria de inovação?

Serve se a consultoria trabalha por projeto com o cliente e precisa de três registros: o que foi combinado nas reuniões, quantas horas cada projeto consumiu e quais documentos foram entregues. O Mentrun organiza o trabalho da sua equipe com cada cliente, do workshop ao relatório de encerramento.

Onde a consultoria de inovação perde horas e histórico?

Perde no espaço entre uma atividade e outra: o workshop que gerou dez hipóteses e nenhum responsável, a entrevista com usuário que ficou só na memória de quem conduziu e a hora gasta no protótipo que não entrou em nenhum lançamento. No fim do ano, montar o histórico do projeto vira um trabalho à parte.

• Workshop sem dono: as hipóteses saem no quadro, mas os testes não viram tarefa de ninguém.
• Entrevista sem registro: o aprendizado com o usuário fica no caderno do consultor.
• Horas lançadas no fim do mês: a equipe reconstrói a semana de memória e o projeto que estourou não aparece.
• Documento em versão errada: o relatório técnico circula em três arquivos com nomes parecidos.
• Cliente pedindo status: a diretoria do cliente quer saber como está o programa, e alguém monta a apresentação à mão.

Como montar o projeto de inovação no Mentrun?

Use o modo Consultoria, que já traz o projeto em fases (Abertura, Diagnóstico, Plano de ação, Implantação, Acompanhamento e Encerramento). Renomeie as fases para o seu método, por exemplo Imersão, Ideação, Protótipo, Piloto e Escala, e use Salvar como modelo para todo cliente novo começar igual.

• Situação do projeto: no prazo, atenção ou em risco, com motivo e próxima ação. Aparece na lista e no relatório semanal.
• Prazos e previsão: a data provável de entrega de cada projeto pelo ritmo das últimas 4 semanas.
• Mudança de prazo com rastro: Alterar prazo registra o motivo, a data e quem alterou, e pode empurrar as tarefas abertas junto.
• Hipótese vira tarefa: cada teste combinado no workshop ganha responsável e data dentro da fase de Protótipo.

Como controlar as horas de P&D por projeto?

Estime as horas de cada tarefa no planejamento: a soma vira o previsto do projeto. A equipe lança pelo cronômetro da tarefa ou em Minhas horas e envia a semana; a gestão aprova, e a semana aprovada fica travada. Em Faturamento das horas, você vê o valor e a margem por cliente e por projeto.

1. 1

   Uma tarefa por atividade

   Workshop, entrevistas, protótipo e relatório viram tarefas separadas, cada uma com estimativa de horas.

2. 2

   Lançamento no dia

   O cronômetro (▶) na tarefa ou Lançar horas em Minhas horas; na sexta, Enviar semana.

3. 3

   Aviso antes de estourar

   Em Automações, um gatilho avisa quando as horas do projeto chegam perto do previsto, a tempo de conversar com o cliente, e o modelo Horas do projeto passaram do previsto pede para rever o escopo.

4. 4

   Fechamento do mês

   O relatório de horas por projeto e cliente sai pronto, com o histórico semana a semana.

Em projetos ligados a incentivos de P&D, como a Lei do Bem, as regras do incentivo e a comprovação ficam com o cliente e os especialistas dele. O Mentrun ajuda a guardar, por projeto, as horas da sua equipe, as atas das reuniões técnicas e os documentos entregues. O recurso está em controle de horas e margem.

Onde ficam os documentos de cada cliente?

Em Documentos, as pastas de cliente e de projeto aparecem sozinhas, com o que é daquele cliente ou projeto. Cada salvamento guarda uma versão que dá para ver e restaurar, e o tipo Técnico serve para relatórios de pesquisa e memoriais. Em Situação e revisão, o documento fica como Rascunho ou Aprovado, com responsável.

• Pasta restrita: o contrato e as informações estratégicas do cliente ficam só com quem cuida da conta.
• Pasta sensível: segredo industrial e dados que não devem passar pela IA ficam fora da IA e da exportação.
• Modelo da casa: o relatório de encerramento vira Usar como modelo da empresa e aparece em Novo documento.

FICHA DE PROJETO DE INOVAÇÃO
Cliente: ____ | Projeto: ____ | Ano-base: ____
Responsável na consultoria: ____ | Responsável no cliente: ____

1. OBJETIVO
Problema que o projeto quer resolver: ____
Resultado esperado ao fim do ano: ____

2. O QUE É NOVO
O que este projeto faz que o cliente ainda não sabia fazer: ____
Principal incerteza técnica no começo: ____

3. ETAPAS E ENTREGAS
Etapa | Período | Entrega | Situação
Imersão | __/__ a __/__ | ____ | [ ] Feita
Protótipo | __/__ a __/__ | ____ | [ ] Feita
Piloto | __/__ a __/__ | ____ | [ ] Feita

4. EQUIPE E HORAS (da consultoria)
Pessoa | Papel | Horas aprovadas no ano
____ | ____ | ____

5. REGISTROS
Reuniões técnicas (datas): ____
Documentos entregues (nome e versão): ____

6. RESULTADO
O que funcionou: ____
O que não funcionou e o que se aprendeu: ____
Próximo passo: ____

Como as reuniões com o cliente viram próximos passos?

A reunião gravada pelo Fathom, pelo tl;dv ou pelo Read AI chega sozinha; sem gravador, envie a transcrição ou o áudio em Reuniões › Enviar transcrição e ligue ao cliente ou ao projeto. A análise traz o resumo e o bloco Depois da reunião, com próximos passos e pendências.

Entrevista com usuário, workshop e reunião de comitê ficam ligadas ao projeto, e as Sugestões da IA propõem as tarefas, que alguém confirma ou descarta. Seis meses depois, a pergunta “o que o comitê decidiu sobre o piloto?” encontra a reunião de origem.

Como o cliente acompanha o programa sem pedir relatório?

Agende o relatório. Em Início › Relatórios agendados, escolha andamento dos projetos ou horas por projeto e cliente, filtre pelo cliente, marque um dia do mês e junte um PDF ou um Excel. A diretoria do cliente recebe o mesmo formato todo mês, e ninguém da sua equipe monta apresentação.

No portal do cliente, o patrocinador do programa acompanha as etapas e baixa as entregas, sem ver horas, valores nem notas internas. Os detalhes do agendamento estão em relatórios agendados.

Como fica um ano de projetos com o Mentrun?

A Faísca Inovação (fictícia) tem 9 consultores e atende a Embalagens Serra (fictícia) com um núcleo de inovação contínuo e duas linhas de projeto de P&D. Antes, as horas ficavam numa planilha por consultor e o histórico do ano era montado em dezembro.

Qual rotina semanal a consultoria de inovação pode seguir?

A rotina abaixo mantém as horas e o histórico em dia sem reunião extra. Serve para equipes de 4 a 15 consultores com vários clientes ao mesmo tempo; ajuste os dias à agenda dos workshops.

Quanto custa o Mentrun para uma consultoria de inovação?

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos. Consultores, estagiários e especialistas convidados entram pelo mesmo valor. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste é de 7 dias grátis, sem cartão.