Sistema para agência de comunicação: fee mensal, jobs avulsos e entregas de cada cliente no mesmo lugar

A agência de comunicação integrada cuida da voz inteira do cliente: comunicação interna, institucional, redes, eventos, relatório anual, porta-voz e, quando aparece, a crise. A agência de publicidade vive de campanha e criação; a assessoria de imprensa, de pauta e mídia espontânea. Aqui o trabalho é contínuo e misturado, e o risco é perder a conta do que cabe no fee.

Se o foco da sua casa é campanha, veja o sistema para agência de publicidade. Se é relacionamento com jornalistas, o sistema para assessoria de imprensa trata de pautas e clipping.

Por que a margem do fee some na agência de comunicação?

Some no job que entra sem briefing e no trabalho que ninguém separa do fee. O cliente pede um vídeo para a convenção, um comunicado para os funcionários e um ajuste no relatório anual na mesma semana. Tudo é feito, mas no fim do mês ninguém sabe o que era escopo e o que era extra.

• Briefing incompleto. O pedido chega numa conversa, falta o público, o prazo e quem aprova, e a primeira versão vira rascunho.
• Fee e job misturados. O trabalho recorrente e o avulso caem na mesma lista, e o extra não é cobrado.
• Muitos aprovadores. Comunicação interna aprova com o RH, institucional com a diretoria, evento com marketing. Cada um responde num canal.
• Pedido urgente sem prioridade. Um comunicado de crise entra junto com a arte do aniversário da empresa.
• Entrega espalhada. O cliente pede de novo o arquivo final porque não sabe onde ficou.
• Renovação no escuro. O contrato anual vence e a agência chega sem saber quanto a conta custou em horas.

Como separar o fee mensal dos jobs avulsos?

Cada cliente ganha um projeto contínuo para o fee, com as tarefas que se repetem todo mês, e cada job avulso vira um projeto próprio, criado a partir de um modelo. Assim, as horas do fee e as do job aparecem separadas no Faturamento das horas, e o extra tem número para ir à fatura.

As tarefas podem se repetir todo dia, em dias da semana, todo mês ou a cada tantos dias. Concluída a deste mês, a próxima aparece com a data nova. O job usa Depende de: a edição só começa depois do roteiro aprovado, e o Cronograma mostra a seta vermelha quando alguma coisa sai da ordem.

Como fazer o briefing chegar completo?

Com um formulário de briefing. Em Tarefas › Formulários, monte as perguntas do job (objetivo, público, prazo, quem aprova, arquivos de referência) e escolha o que cada resposta vira: tarefa num projeto ou projeto novo a partir de um modelo. O cliente responde pelo link, sem conta, e o responsável é avisado no sino.

BRIEFING DE JOB
Cliente: ____  Área que pede: ____  Quem aprova: ____

1. O QUE É O JOB
Peça ou ação: ____ (comunicado, vídeo, evento, apresentação, campanha interna)
Objetivo em uma frase: depois desta peça, o público vai ____

2. PARA QUEM
Público: ____ (funcionários, imprensa, comunidade, investidores, clientes)
O que esse público já sabe: ____
O que não pode ser dito: ____

3. MENSAGEM
Mensagem principal: ____
Três informações obrigatórias: ____ / ____ / ____
Porta-voz ou assinatura: ____

4. FORMATO E PRAZO
Canais: ____  Formatos e tamanhos: ____
Data da entrega final: ____/____  Data de veiculação: ____/____
Rodadas de ajuste combinadas: ____

5. REFERÊNCIAS
Arquivos anexos: ____  Peças anteriores que funcionaram: ____

6. ESCOPO
[ ] Faz parte do fee mensal
[ ] Job avulso: orçamento aprovado em ____/____

O formulário aceita anexos, e cada resposta fica com a situação nova, em andamento ou concluída. Mais em formulários de entrada.

Como aprovar peças com vários aprovadores do cliente?

Posts e peças de redes passam pelo Link de aprovação do projeto: quem aprova abre no celular, sem login, e toca em Aprovar, Pedir ajuste ou Comentar. Entregas maiores, como o vídeo ou o relatório anual, saem pelo portal do cliente com Publicar, que avisa o contato e deixa o arquivo para baixar.

Cada post aprovado guarda o nome de quem aprovou e a hora. Quando o RH aprova o comunicado e a diretoria pede ajuste dias depois, a conversa do post mostra cada versão e o que foi pedido em cada uma.

Como tratar o pedido urgente e a crise?

O pedido urgente entra como chamado, com prioridade e prazo de atendimento. Em Prazo de atendimento, a agência define quanto tempo tem para a primeira resposta e para resolver, por prioridade, em horário comercial ou em prazo corrido. Todo o time vê quem assumiu e quanto falta.

O cliente abre o chamado pelo portal, escolhendo pedido, problema, alteração ou dúvida. A conversa interna do chamado combina a resposta com a equipe sem o cliente ver, e Aguardando cliente pausa o prazo enquanto a diretoria decide. A fila e os prazos estão em chamados.

Como saber se o fee de cada cliente ainda compensa?

Com o Controle de horas, a equipe liga o cronômetro na tarefa e envia a semana. O Faturamento das horas mostra, por cliente, projeto e pessoa, as horas, o valor pelo valor-hora e a margem estimada pelo custo-hora. Um relatório agendado entrega as horas do mês por cliente no dia 1º, com Excel anexo.

O passo a passo de horas e margem está em controle de horas e margem. A visão geral da agência, da reunião ao relatório do mês, está em sistema de gestão para agência de marketing.

Qual rotina semanal funciona numa agência de comunicação?

Uma rotina curta separa o recorrente do avulso: segunda para prazos e chamados, meio da semana para produção, quinta para aprovações e sexta para horas e relatórios. A tabela mostra a semana da Ponte Comunicação (fictícia), com 9 pessoas e 11 clientes de fee.

O que acontece com a reunião de alinhamento com o cliente?

A reunião chega pelo Fathom, pelo tl;dv, pelo Read AI ou por Enviar transcrição, e a análise devolve resumo e próximos passos. Com a automação Criar tarefas dos próximos passos, cada combinado da equipe vira tarefa no projeto do cliente, e o que foi decidido não depende da memória de quem estava na sala. Mais em reuniões com IA.

Quanto custa o Mentrun para uma agência de comunicação?

O Mentrun, sistema de gestão com IA para empresas de serviço, custa R$ 220 por mês por empresa, com usuários ilimitados e todos os recursos incluídos: projetos, conteúdo, formulários, chamados, portal, horas, contratos e financeiro. No semestral e no anual, sai por R$ 183,33 por mês. O teste é de 7 dias, sem cartão.